Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы и справки выдаются при увольнении работника в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При окончании трудового договора работодатель должен не только провести расчет с увольняющимся сотрудником по выплатам, но и выдать документы, предусмотренные законодательством РФ при увольнении. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, а другие могут быть выданы по запросу работника.
Заполнение трудовой при увольнении
Выдача бумажной трудовой книжки с записью об увольнении необходима для сотрудников, которые не перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК). Начиная с 2023 года новый бланк бумажной трудовой книжки используется только для восстановления утерянной или испорченной книжки. Увольняющемуся сотруднику следует выдавать ту книжку, которая хранится у работодателя.
После получения бумажной трудовой сотрудник должен расписаться в журнале учета трудовых книжек. Название и форма этого документа утверждается работодателем и обязательны для ведения.
При заполнении бумажной трудовой книжки необходимо следовать порядку, утвержденному приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. В графе 1 следует проставить номер записи, следующий по порядку, в графе 2 указать дату увольнения, в графе 3 — причину увольнения в соответствии с ТК РФ. В графе 4 следует указать реквизиты документа-основания, обычно это номер и дата приказа об увольнении.
Запись об увольнении следует заверить подписью директора или другого работника, ответственного за ведение трудовых книжек. Следует также проставить печать работодателя, если она имеется.
Запись об увольнении следует вносить в последний рабочий день. Раннее заполнение книжки может привести к необходимости исправления или отмены записи, если увольнение отменится или перенесется, например, если работник передумает увольняться по собственному желанию.
Как действовать если у вас на предприятии электронный кадровый документооборот
Если у вас КЭДО, учитывайте при увольнении следующее:
- Выдавайте электронные документы только в том случае, если на в вашей организации введен КЭДО, и сотрудник письменно согласился на его использование. В ЛНА должен быть зафиксирован способ выдачи, например, через систему работодателя или портал «Работа России»
- Все электронные документы должны быть подписаны ЭЦП работодателя, чтобы иметь юридическую силу
- Бумажную трудовую книжку, СТД-Р нельзя выдавать в электронном виде, за исключением случая, когда работник указал именно этот способ получения в заявлении
- Приказ об увольнении также нельзя выдавать в электронном виде. Однако сотрудник может быть ознакомлен с ним в электронно. Работодателю необходимо отправить бумажную копию приказа почтой в течение 3 рабочих дней после его издания или выдать его на руки.
Какие документы работодатель обязан выдавать при увольнении в 2023 году
При расторжении трудовых договоров с сотрудниками работодатели возвращают полученные от них оригиналы трудовых и медицинских книжек, дипломов, фотографий и т. п. Однако этого недостаточно. Каждый работодатель, будь то ИП или юрлицо, обязан по умолчанию предоставить увольняемому пакет документов, закрепленных законодательством. Желание самого сотрудника при этом не учитывается.
Существует список обязательных документов, которые несут важные сведения как для самого уволенного, так и его будущего работодателя. Перечень документов при увольнении от работодателя в 2022 и 2023 годах между собой существенно отличается. Однако изменения коснулись лишь названия выдаваемых форм, но не их назначения.
| Назначение документа | Было в 2022 году | Стало с 2023 года |
|
Трудовая книжка |
Бумажный экземпляр или сведения о трудовой деятельности (справка СТД-Р) | |
| Сведения о доходах в месяце увольнения | Расчетный лист после окончательного расчета, содержащий сведения о всех начислениях и удержаниях (ст. 136, 140 ТК РФ) | |
| Сведения для расчета пособия по нетрудоспособности |
Справка 182н |
— |
| Сведения о застрахованном лице | Выписка из СЗВ-М за последний месяц работы | Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» за месяц увольнения |
| Сведения о взносах | Копия раздела 3 формы РСВ за последний квартал работы | |
| Сведения о стаже | Выписка из СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты увольнения | Выписка из формы ЕФC-1 за год увольнения (подраздел 1.2 раздела 1) |
Ответственность за невыдачу документов
Документы при увольнении от работодателя должны быть выданы в установленные сроки. В противном случае работодатель может причинить уволенному ущерб, за что придется понести ответственность.
К примеру, если отдел кадров задержит трудовую книжку, то человек не сможет оформиться у другого работодателя и приступить к новой работе. В результате упустит заработок по вине работодателя. Однако виновнику с рук это не сойдет. Суд обяжет его компенсировать материальный ущерб бывшему работнику согласно ст. 234 ТК РФ.
Невыдача других документов или выдача с опозданием классифицируется как нарушение трудового законодательства, что в свою очередь ведет к штрафам. Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предприниматель или должностное лицо за такое деяние заплатит от 1 до 5 тыс. Для организаций штраф будет в разы выше — от 30 до 50 тыс. руб.
- НДФЛ:
НДФЛ нужно уплатить в срок до 28.02.202.
Сроки перечисления НДФЛ по выплатам при увольнении определяются по правилам п. 6 ст. 226 НК РФ следующим образом:
- налог, исчисленный и удержанный за период с 1 по 22 января текущего года включительно, надо уплатить до 28 января этого года включительно;
- налог, исчисленный и удержанный за период с 23 по 31 декабря текущего года включительно, надо уплатить не позднее последнего рабочего дня этого календарного года;
- во всех остальных случаях налог, исчисленный и удержанный за период с 23-го числа прошлого месяца по 22-е число текущего месяца включительно, надо заплатить до 28-го числа текущего месяца включительно.
Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?
При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать? ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения, сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».
В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р. В ТК РФ прямо не урегулирован данный вопрос, это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы. Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда.
Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа (текст, аналогичный Примеру 1, см. также «!» в Примере 2).
Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней. Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Справки о размерах заработной платы
Этот документ следует отличать от предыдущего. Данная бумага содержит информацию о зарплате за последние три месяца, которые получатель трудился в компании. Это документ требуется для его последующей подачи на биржу труда с целью получения пособия по безработице.
Информация Допускается ее составление как заранее, перед тем как произойдет само увольнение, так и уже после того, как он случится.
Универсальная обязательная форма отсутствует, однако рекомендуется заполнять его по бланку, который приведен в письме Министерства Труда от 15 августа 2016 года. Однако даже при составлении его в произвольной форме сотрудники службы занятости не вправе отказать в его приеме.
Требуется указать в нем все виды выплат за это время, включая:
- собственно зарплату;
- премии (их совокупная сумма на год делится на 12 и такая величина добавляется к каждой из трех месячных зарплат, указываемых в данном документе);
- доплаты и надбавки;
- комиссионные;
- «тринадцатую зарплату».
Последний рабочий день
В последний день работы увольняющийся должен получить все причитающиеся выплаты. А именно:
- заработную плату (ст. 140 ТК РФ);
- компенсацию за дни неиспользованного отпуска (ст. 127 ТК РФ);
- дополнительные выплаты (выходное пособие), если они предусмотрены (например, при ликвидации фирмы или при сокращении персонала) (ст. 178 ТК РФ), иные средства, если они полагаются по коллективному договору, локальным актам.
В число обязанностей работодателя входит: выдать работнику при увольнении в 2021 году определенный перечень документов. Их можно разделить на две большие группы:
- Обязательные бумаги.
- Документы, которые запрошены сотрудником (если работник не предъявил требование, то, соответственно, их не обязан выдать работодатель).
Этап 5. Уведомить профсоюз и службу занятости населения
В том случае, если на предприятии есть постоянно действующий первичный профсоюзный орган, в него надо передать сведения о сокращении. Это необходимо сделать не позднее чем за 2 месяца до его начала. Если сокращение будет массовым, уведомление потребуется отправить не позднее чем за 3 месяца (ч. 1 ст. 82 ТК РФ).
Дополнительно, в соответствии с п. 2 ст. 25 закона РФ «О занятости…» от 19.04.1991 № 1032-I, аналогичное уведомление должно быть направлено в центр занятости населения не менее чем за 2 месяца.
При невыполнении обязанности по уведомлению профсоюза или центра занятости работник сможет оспорить увольнение на том основании, что нарушена предусмотренная законом процедура. И тогда с большой долей вероятности сотрудника придется восстанавливать на работе на основании судебного решения.
Справки при увольнении
Также работник должен получить различные справки в бухгалтерии работодателя. Справка о заработке понадобится увольняющемуся работнику для того чтобы предъявить ее новому работодателю. На основании этих данных, новый наниматель будет рассчитывать различные пособия:
- по нетрудоспособности;
- по беременности и родам;
- по уходу за ребёнком.
В справке нужно указать:
- сведения о работодателе;
- сведения о работнике;
- выплаты работнику, на которые начисляли соц¬взносы за текущий и два предыдущих календарных года;
- количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребенком).
Ещё один документ – справка о среднем заработке за последние 3 месяца. Этот документ понадобится для постановки работника на учёт в центре занятости в качестве безработного.
Сведения персонифицированного учёта. Если работник настаивает, то работодатель должен дать ему 3 справки:
- по форме СЗВ — М;
- по форме СЗВ – СТАЖ;
- раздел 3 расчёта по страховым взносам.
Эти справки нужны для начисления пенсии работнику. Также работник имеет право запросить сведения для того, чтобы убедиться в правильности передачи данных в ПФР. Отчёты по форме СЗВ – М и СЗВ – СТАЖ формируются только по увольняющемуся сотруднику. Другие работники не упоминаются.
Важно! Работодатель должен получить от работника подтверждение того, что эти сведения персонифицированного учёта он получил.
Это можно сделать 2 способами:
- можно попросить его расписаться на экземплярах работодателя;
- можно завести отдельный журнал.
Справка по форме 2-НДЛФ о начисленных и уплаченных налогах. Работодатель обязан выдать такую справку работнику. В ней содержатся сведения не только о заработной плате, но и обо всех выплатах на которые начислялись страховые взносы, а также сведения о бывшем работодателе.
Эта справка применяется на новом месте работы, если работник имеет право на получение налогового вычета по основаниям ст. 218 — 220 НК РФ.
В поле «Признак» нужно указать:
- 1 – если НДФЛ был удержан со всех доходов увольняющегося работника;
- 2 – если у сотрудника был такой доход, с которого налог не был удержан.
Документы при увольнении в 2021 году – список
Какие справки выдаются при увольнении сотрудника работодателями? Большинство документов готовится заранее ко дню увольнения. Если сотрудник запрашивает дополнительные справки, на это отводится 3 рабочих дня. Это следует учесть, чтобы все получить в один день.
Такие выдаются документы при увольнении:
- трудовая книжка;
- медицинская книжка, если она предоставлялась при трудоустройстве;
- справка о доходах и других выплатах в текущем году, а также за 2 предыдущих;
- сертификаты о дополнительном образовании, предоставленные при содействии работодателя;
- расчетный листок, в котором указывается начисленная заработная плата за последний месяц;
- форма СЗВ-СТАЖ с указанием страхового стажа увольняемого лица;
- форма СЗВ-М с данными о застрахованном лице;
- расчетный листок о заработной плате.
Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?
При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать? ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения, сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».
В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р. В ТК РФ прямо не урегулирован данный вопрос, это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы. Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда.
Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа (текст, аналогичный Примеру 1, см. также «!» в Примере 2).
Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней. Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Как оформляется предоставление информации?
Справка выдается лично в руки только работнику-заявителю. Плата за предоставления справки не взимается. Трудовой кодекс обязывает работодателя предоставлять справку безвозмездно. При выдаче востребованных бумаг работник письменно подтверждает факт получения справки.
Запись выданных справок ведется в каждой организации в специальном журнале. Все выдаваемые работнику справки фиксируются в журнале регистрации и предоставляются под роспись. Подготовленные бухгалтерские справки подписывает руководитель организации и ответственный бухгалтер. В обязательном порядке заверяются печатью работодателя.
При увольнении может понадобиться оформление различных документов. Читайте наши материалы о заполнении записки-расчета, уведомлении о расторжении трудового договора, заполнении личной карточки и составлении приказа и акта о передаче дел.
По разным причинам и целям работнику могут потребоваться различные справки при новом трудоустройстве. Работодатель не имеет оснований для отказа к выдаче обязательных и востребованных справок.
Дополнительные справки, которые можно запросить у работодателя
Выдача других справок с места работы производится по заявлению работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК):
- справка по форме 2-НДФЛ о суммах доходов, полученных по месту работы, и удержанного из них налога (п. 3 ст. 230 НК). Форма утверждена Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485;
- справка, содержащая информацию о среднем заработке за последние 3 месяца работы у последнего работодателя — запрашивается про оформлении в службе занятости. Форма, которая рекомендована для заполнения, имеется в Письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421;
- копии приказов, подтверждающих его прием на работу, перемещение и увольнение. Работник вправе запросить также копию трудового договора и работодатель обязан ее выдать даже при условии, что сотрудник копию уже получал.
Документы при увольнении
Все документы, выдаваемые при увольнении в 2017 году, можно разделить на обязательные и те, которые выдаются на основании заявления работника. К обязательным документам в первую очередь относится трудовая книжка. Выдача трудовой книжки при увольнении должна быть произведена в день прекращения трудового договора, т. е. как правило, в последний день работы сотрудника (ст. 84.1 ТК РФ, п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Кроме того, в список документов, выдаваемых при увольнении в обязательном порядке, входит справка о заработке за текущий год и 2 предшествующих года (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ ). Она будет нужна для расчета соцстраховских пособий на следующем месте работы сотрудника.
Как стало в 2023 году
С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:
- ЕФС-1;
- Персонифицированные сведения по физическим лицам;
- Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.
Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.
Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:
|
Сведения |
Документы уволенному в 2022 |
Документы уволенному в 2023 |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Трудовая книжка или СТД-Р | Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1 |
| Информация о доходах в месяце увольнения | Расчетный листок | Расчетный листок |
| Информация для расчета БЛ | Справка 182Н | |
| Информация о доходах и СЗВ-М | Выписка из СЗВ-М | Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка) |
| Информация о взносах | Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами | РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения) |
| Информация о стаже | Выписка из СЗВ-стаж | ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения) |