Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно статье 312.1 ТК РФ дистанционная работа — это когда сотрудник работает вне места нахождения работодателя (головного офиса, представительства, обособленного подразделения). Работодатель и сотрудник взаимодействуют через Интернет и сети общего пользования.
Понятие и виды дистанционной работы
Есть несколько вариантов удалёнки:
- на постоянной основе — на весь срок действия трудового договора;
- временный вариант — не более шести месяцев;
- периодическая удалёнка — сотрудник работает поочерёдно удаленно и на стационарном рабочем месте.
Варианты дистанционной работы
С 1 января 2021 года в ТК предусмотрено четыре варианта работы в удаленном режиме.
|
Вариант |
В чем суть |
|---|---|
|
Постоянно |
Сотрудник всегда трудится вне офиса в течение всего срока действия трудового договора |
|
Временно |
Сотрудник временно непрерывно работает вне офиса, но такой период не может превышать шесть месяцев |
|
Периодически |
Сотрудник чередует периоды работы вне офиса и в офисе |
|
Временно по инициативе работодателя в исключительных случаях |
Сотрудник временно работает вне офиса, пока не прекратят действовать обстоятельства, которые стали причиной перевода (решение властей, эпидемия и другие исключительные случаи) |
Рабочее время и время отдыха
По новым правилам в ЛНА, трудовом или коллективном договоре можно предусмотреть:
- режим рабочего времени дистанционного работника, а также продолжительность и периодичность выполнения трудовой функции (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). Если этого не сделать, то сотрудник будет устанавливать режим рабочего времени по своему усмотрению;
- условия и порядок вызова работника, выполняющего временно дистанционную работу, на стационарное рабочее место или выход его на работу по своей инициативе (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ, см. Пример 6);
- порядок взаимодействия, в том числе передача результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ, см. Пример 7);
- порядок предоставления отпуска для постоянного дистанционного сотрудника (ч. 4 ст. 312.4 ТК РФ).
Расторжение трудового договора
Нормы об увольнении работников на дистанции также претерпели значительные изменения, причем не в пользу работодателей. Эти поправки требуют внесения изменений в трудовые договоры и ЛНА о дистанционной работе. До 2021 года, напомним, уволить дистанционных сотрудников можно было по любым основаниям, предусмотренным трудовым договором. Некоторые работодатели успешно этим пользовались, прописывая до 20 и более «своих» оснований. А кто-то воспользовался ситуацией и сначала из-за пандемии перевел сотрудников на удаленную работу, а потом расторг трудовые договоры по основаниям, которые было бы невозможно применить к рядовым сотрудникам, трудящимся в офисе и подлежащим увольнению только по основаниям, прямо установленным ТК РФ, например из-за общего падения объема заказов.
Регулирование трудовой деятельности удаленщиков
С 2021 года действует Закон от 08.12.2020 г. № 407-ФЗ об удаленной работе. На его основании в Трудовом кодексе регламентированы новые положения, а также порядок дистанционки. Они и раньше использовались, однако не были урегулированы на законодательном уровне.
В трудовое законодательство были внесены такие корректировки:
|
Как было |
Как стало |
|
|
Виды удаленной работы |
Не было подразделения на виды |
|
|
Основание для удаленки |
Трудовой договор |
Трудовой договор, допсоглашение к нему. Для экстренной дистанционной работы — внутренний нормативный документ |
|
Обмен документацией |
УКЭП требуются при любом обмене электронной документацией |
УКЭП работодателя, а также УКЭП или УНЭП работника — для заключения трудового договора и подписания некоторых иных документов. В остальных случаях стороны взаимодействуют любым способом |
|
Оплата труда |
Не было требований |
Не должна быть уменьшена при переводе на удаленку |
|
Оборудование |
Не было требований |
Работодатель предоставляет все необходимое для работы или компенсирует затраты работника |
|
Режим работы |
Утверждался в трудовом договоре, иначе сотрудник определял его самостоятельно |
Утверждается в трудовом договоре, колдоговоре, внутреннем нормативном документе, допсоглашении к трудовому договору, иначе сотрудник определяет его самостоятельно |
|
Командировка |
Не было требований |
Любое служебное поручение, которое требуется исполнять в местности, отличной от места выполнения профессиональных обязанностей (оформляется согласно ст. 166-168 ТК) |
|
Основания для увольнения |
Прописывались в трудовом договоре |
Аналогично нормам ТК РФ, а также имеются два допоснования:
|
|
Приказ об увольнении |
Бумажный вариант направлялся в день расторжения трудовых отношений |
Бумажный вариант направляют в течение 3-х рабочих дней со дня издания приказа (распоряжения) |
Изменения в 2022 году по дистанционной работе
С 2022 года произошли следующие изменения трудового законодательства в части дистанционной работы:
- Работодатели вправе осуществлять электронный кадровый документооборот. В Трудовой кодекс добавлены ст. 22.1, 22.2, 22.3, в которых указано, как проводить прием на работу работников по ЭДО, производить обмен электронной документацией, применять электронные подписи.
Переход на кадровый электронный документооборот — это право, а не обязанность работодателя и сотрудника. Работодатель не обязан его применять, а сотрудник вправе отказаться от него (даже если работодатель применяет). Однако исключение — когда на работу принимается работник, у которого на 31.12.2021 г. нет трудового стажа, он в автоматическом режиме переводится на кадровый ЭДО, если работодатель его применяет.
- работодатели обязаны направлять в центр занятости населения информацию о сотрудниках, которая предусмотрена в п. 2-3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 г. № 1032-1. В том числе к таким сведениям относится информация о вводе режима неполного рабочего времени, о приостановке производства, а также об организации дистанционной работы. Для сдачи отчета нужно использовать форму, регламентированную Приказом Минтруда от 26.01.2022 г. № 24. По удаленке сведения указываются в п. 16 отчетной формы.
- Работодатели обязаны производить расследование и вести учет обстоятельств, которые стали причинами микротравм (например, ссадины, кровоподтеки, ушибы, поверхностные раны) работников во время исполнения должностных обязанностей. Данный момент относится и к дистанционным работникам (ст. 312.7, абз. 17 ч. 2 ст. 214 ТК).
При невыполнении указанной обязанности работодателю выпишут штраф:
- при первичном нарушении — предупреждение (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП);
- при повторном нарушении — штраф, дисквалификация должностного лица или приостановление деятельности компании (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП).
Работодатель в отношении удаленных сотрудников должен выполнять такие требования по охране труда:
- производить расследование и вести учет несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
- исполнять предписания Роструда и контролирующих органов;
- производить страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
- знакомить дистанционных работников с требованиями ОТ при использовании оборудования, рекомендованного или переданного работодателем.
Какие условия нужно указать при изменении трудового договора
В трудовом договоре или соглашении о дистанционной работе необходимо прописать следующие условия:
- указание на дистанционный характер выполняемой сотрудником работы;
- место выполнения дистанционной работы, под которым может пониматься место жительства работника или его нахождения (письмо Минфина от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978);
- порядок и сроки обеспечения необходимым для исполнения работником своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации;
- порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе;
- размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им оборудования, ПО и средств защиты информации;
- порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (например, оплата интернета).
Нюансы дистанционной работы
По общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению. Но если в соглашении будет установлен конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан будет его придерживаться (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).
Это значит, что если в договоре будет прописано, что дистанционный сотрудник работает 5 дней в неделю с 9 до 18 часов, то отсутствие работника в указанное время на рабочем месте будет считаться прогулом и может повлечь неблагоприятные для него последствия, вплоть до увольнения (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Также есть определенные нюансы в отношении места работы дистанционного работника. Как правило, место выполнения работы/осуществления трудовой функции выбирается самим дистанционным работником с учетом необходимости обеспечения постоянной связи с работодателем. Иными словами, сотрудник может работать из любого удобного для него места, где есть стабильный интернет и телефонная связь, позволяющие оперативно решать рабочие моменты.
Однако это не означает, что дистанционный работник может работать на территории иностранного государства. Это обусловлено тем, что в таких случаях работодатель не сможет обеспечить дистанционному работнику безопасные условия труда и его охрану, поскольку нормы ТК РФ не имеют юридической силы на территории других стран.
Следовательно, местом работы дистанционного работника может являться любое место жительства/временного пребывания дистанционного работника в пределах территории РФ (письма Минтруда от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-378, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-578).
При этом если фактическое место проживания работника находится на территории Крайнего Севера или приравненных к нему местностей, а работодатель располагается, скажем, в Москве, то зарплата работнику должна будет выплачиваться с учетом «северных» надбавок. И наоборот – если работодатель находится на Севере, а работник проживает в Москве, то зарплата ему будет начисляться без учета районного коэффициента (ст. 316 ТК РФ).
Что касается непосредственных контактов с руководством, то их необходимо прямо обговорить в тексте соглашения о переводе сотрудника на дистанционную работу. Если в трудовом договоре/дополнительном соглашении о дистанционной работе не указано, что дистанционный сотрудник обязан в определенные дни присутствовать в офисе по месту нахождения работодателя, в офис он являться не обязан.
При этом работодатель, не закрепивший данные условия в трудовом договоре, не вправе будет уволить работника за прогул или за систематическое непоявление по месту нахождения работодателя (определение Верховного суд РФ от 16.09.2019 № 5-КГ19-106).
Более того, вызов дистанционного работника в офис работодателя будет считаться служебной командировкой, и, если из офиса работник не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, ему необходимо будет выплачивать суточные (письмо Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733).
Понятно, что в новых условиях профилактики инфекции дистанционная работа обусловлена лишь заботой о здоровье и безопасности сотрудников и вряд ли работодатель станет требовать появляться в офисе, если сам объявил карантин.
Обмен документами при дистанционной работе
Особенностью дистанционной работы является возможность использования электронного документооборота при взаимодействии дистанционного работника и нанимателя.
Следует различать электронный документ и документ в электронном виде. Электронный документ — это документ в электронном виде, подписанный ЭЦП (абз. 16 ст. 1, ч. 3 ст. 17 Закона N 113-З, абз. 7 п. 7 Инструкции N 20, ч. 5 Методических рекомендаций N 11).
В отличие от документов в электронном виде, которые, как правило, существуют и на бумажном носителе, и в электронном виде, оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу (ч. 1 ст. 19 Закона N 113-З).
С учетом изложенного при обмене электронными документами должны обязательно использоваться ЭЦП дистанционного работника и нанимателя в порядке, установленном законодательством.
Однако, если стороны используют обмен файлами с текстами документов в электронном виде, то при необходимости ознакомления с документами работника под подпись, необходимо после отправления файлов с текстами документов в электронном виде обязательно в течение двух рабочих дней направить работнику копии документов на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении (ч. 5 ст. 307-1 ТК). Аналогичная норма содержится в ч. 1 ст. 307-2 ТК.
Более короткий срок для направления документов на бумажном носителе предусмотрен ст. 307-5 ТК при прекращении трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу. То есть если ознакомление работника с приказом нанимателя о прекращении трудового договора осуществляется путем обмена электронными документами, то наниматель в день прекращения трудового договора обязан направить работнику, выполняющему дистанционную работу, оформленную надлежащим образом копию приказа на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении.
Кроме того, полагаем, что целесообразно обязать каждую из сторон указанного обмена направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны.
Предоставление дистанционному работнику отпусков
Как было отмечено ранее, порядок предоставления дистанционному работнику трудового отпуска, а также иных видов отпусков определяется трудовым договором. При этом указанный порядок должен соответствовать законодательству. Следовательно, информация о планируемом отпуске дистанционного работника также должна найти свое отражение в графике трудовых отпусков (ч. 1 ст. 168, ч. 3 ст. 307-4 ТК).
Как и другим работникам, в зависимости от условий выполнения работы дистанционному работнику могут предоставляться дополнительные отпуска (например, дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, дополнительный поощрительный отпуск и др.). Помимо этого, в трудовом договоре можно предусмотреть порядок предоставления дистанционному работнику отпуска без сохранения заработной платы, отпусков в связи с получением образования.
Дистанционный работник, как и любой другой работник, должен быть уведомлен о времени начала трудового отпуска, запланированного по графику трудовых отпусков, не позднее чем за 15 календарных дней до его начала. Обращаем внимание, что с момента вступления в силу ТК в новой редакции о времени начала трудового отпуска работника можно не уведомлять, если трудовой отпуск предоставляется индивидуально по предварительной договоренности между работником и нанимателем (ст. 169 ТК).
Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия
По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.
По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:
- катастрофы природного или техногенного характера;
- производственной аварии;
- пожара;
- наводнения;
- землетрясения;
- эпидемии или эпизоотии;
- любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.
Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.
Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.
В нем следует прописать:
- обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
- список работников, временно переводимых на удаленную работу;
- срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
- порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
- порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
- иные положения, касающиеся организации удаленной работы.
Порядок взаимодействия с удаленным работником
Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.
По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).
Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:
- трудового договора (доп. соглашения к нему);
- договора о материальной ответственности;
- ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.
Особенности дистанционной формы работы
|
Режим труда и отдыха |
Работник может сам определять режим работы и отдыха, если иное не указано в трудовом договоре (ст. 312.4 ТК РФ). |
|
Какие отпуска положены дистанционному работнику |
|
|
Как происходит оплата больничных |
Оплачиваются на общих основаниях, при предъявлении оригиналов листа нетрудоспособности (документы можно отправить почтой). |
|
Компенсации за используемое оборудование |
На усмотрение работодателя. В трудовом договоре могут быть прописаны компенсации за используемое работником личное оборудование, оплату доступа в интернет и т.д. Также работодатель может предоставлять сотруднику необходимые программы, компьютер и иные устройства для выполнения работы. |
|
Нужна ли спецоценка труда для дистанционных работников? |
Спецоценка условий труда не проводится (ст. 3 п. 3 ФЗ-426 от 28.12.2013г.). |
Практические особенности дистанционной работы
Дистанционным работником может быть не каждый. Чаще всего — это лица, которые выполняют какие-то функции, связанные с интеллектуальной или творческой деятельностью. На практике это программисты, писатели, журналисты и так далее. Нередко для удалённой работы нанимают тех, кто осуществляет функции по обзвону потенциальных клиентов или принятию звонков.
Нередко при оформлении «дистанционщика», возникает вопрос, «появляется» ли на месте его работы обособленное подразделение юридического лица? Таким считается только подразделение при наличие специально оборудованных рабочих мест. Соответственно, юридически подразделение возникать не может, так как удалённый сотрудник не привязан к конкретной локации и может выполнять свои обязанности, где угодно.
На практике удаленные работники часто оформляются по гражданско-правовым договорам, например, в качестве подрядчиков. Но если отношения носят регулярный характер и связаны с выполнением оговоренных функций, не направленных на достижение результата, они могут быть признаны трудовыми.
Принять на работу дистанционного работника можно, и в этом случае закон не устанавливает чёткой привязанности трудовых отношений к местоположению работодателя или иной другой конкретной местности. К таким договорам применяются общие правила трудовых отношений, но дополнительно вводятся свои особенности, оговоренные в главе 49.1 ТК РФ. Важно, чтобы обязанности, которые выполняет работник, могли быть выполнены из любой точки, а результат передавался работодателю через коммуникационные средства.
Какая работа признается дистанционной
Дистанционной (удаленной) признается работа, при осуществлении которой одновременно соблюдаются два условия (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
1) трудовая функция выполняется вне места нахождения работодателя (его обособленного структурного подразделения), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под его контролем;
2) для работы и взаимодействия по вопросам, связанным с ее выполнением, работодатель и работник используют Интернет (другие информационно-телекоммуникационные сети общего пользования) и сети связи общего пользования.
Дистанционная работа осуществляется на основании трудового договора (дополнительного соглашения к нему). Ее выполняют на постоянной основе (в течение срока действия договора) либо временно. В свою очередь, временную дистанционную работу можно выполнять (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— непрерывно (в пределах шести месяцев);
— периодически (когда выполнение трудовой функции в дистанционном режиме и на стационарном рабочем месте чередуется).
Работодатель может временно перевести работника на дистанционную работу без его согласия на основании локального нормативного акта (далее — ЛНА), принятого с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Это допускается в ситуациях, предусмотренных ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ. Срок такого перевода не должен превышать период, в течение которого имеет место обстоятельство (случай), послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе (п. п. 1, 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Дистанционный режим работы
Режим рабочего времени дистанционному работнику целесообразно установить в коллективном договоре, ЛНА, принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре (допсоглашении к нему).
Если в этих документах не предусмотреть иное, работник установит режим по своему усмотрению (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ). Перечисленными документами для временной дистанционной работы можно также определить:
— продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— условия и порядок вызова дистанционного работника для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— условия и порядок выхода на работу дистанционного работника по своей инициативе (за исключением случаев, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ) для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
В рабочее время включается время взаимодействия дистанционного работника с работодателем (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Порядок предоставления дистанционному работнику отпуска зависит от условий работы. Если он выполняет ее на постоянной основе, отпуск предоставляется в порядке, определенном коллективным договором, ЛНА, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором в соответствии с ТК РФ и иными актами, содержащими нормы трудового права.
Если дистанционная работа выполняется временно, отпуск предоставляют в порядке, предусмотренном гл. 19 ТК РФ (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Что такое удаленная работа
Перечислим основные признаки дистанционной (удаленной) занятости:
- Работник территориально вправе находиться где угодно, место работы дистанционного работника в трудовом договоре не обозначается, пишут, что место выполнения трудовой функции определяется им самостоятельно.
- Выполнение обязанностей и взаимодействие сторон не предусматривает прямого контакта и осуществляется с помощью дистанционных технологий общего пользования (например, интернет).
- Результатом труда этой категории занятых являются нематериальные продукты — информация, сведения, объекты интеллектуальной собственности (по смыслу законодательства).
- Порядок взаимодействия, график работы, режим отдыха устанавливаются в локальном нормативном акте или трудовом договоре. Режим работы устанавливается работником по своему усмотрению, если в ЛНА не предусмотрено иное. Работодатель не вправе злоупотреблять характером дистанционной работы — устанавливается график взаимодействия и в рабочее время включается время взаимодействия сторон, заработная плата не снижается, расходы на связь, использование оборудования в рабочих целей подлежат возмещению.