Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ: НЮАНСЫ УЧЕТА». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Налоговый учет командировочных расходов 2020
Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.
Основные особенности налогового учета командировочных затрат:
- Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.
Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.
- Дата признания расходов.
Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.
- НДС по командировочным расходам.
ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.
- НДФЛ и страховые взносы
На большинство командировочных затрат начислять НДФЛ и страховые взносы не нужно. На суточные НДФЛ и страховые взносы начисляют сверх установленного лимита.
Рассмотрим подробнее особенности налогового учета отдельных видов командировочных затрат.
В чем, собственно, отличие?
Начнем с того, что компенсация расходов на питание – это фактическое возмещение работодателем денежных средств, которые были затрачены работником на покупку той или иной продукции пищевой промышленности для личных нужд. С точки зрения трудового законодательства, работодатель будет обязан возмещать денежные средства по этому поводу только в том случае, если ранее было между ним и работником заключено соответствующее соглашение, причем в письменной форме. Им можно было договориться и устно, но мы сейчас не будем рассматривать этот случай. Суточные – отдельные от заработной платы выплаты, которые в теории должны компенсировать работнику все неудобства, связанные с его фактическим проживанием во время командировки в другом городе или стране. Компания обязана, согласно предписаниям ТК РФ, обеспечить возможность работнику снять себе жилье или забронировать номер в гостинице, а также обеспечить теми средствами (суточными), которые сотрудник сможет потратить на личные нужды в случае такой необходимости. Как мы видим, о питании конкретно ничего в законодательстве не сказано. Следовательно, мы делаем вывод о том, что у дирекции нет как таковой обязанности «покупать еду» сотруднику, т.к. ему и так выплачивается n-ая сумма денег на покрытие схожих затрат, чего нельзя сказать об аренде жилья, которая является отдельной статьей расходов. Если говорить в рамках нашего примера директор решил «сжульничать», не выплачивая суточные, а компенсируя расходы на питание. Априори в этом случае руководство компании тратит меньше денег. За это, между прочим, командированный работник может подать на своего работодателя в суд. Так что, директора, имейте это ввиду, ибо скупой платит дважды.
Есть еще одна занимательная сторона вопроса. Предположим, работник подписал с руководителем соглашение, где прописана обязанность работодателя компенсировать все затраты на пропитанные во время командировки. Дабы защитить права компании хотим порекомендовать ее директору, обговорить примерную, а лучше точную сумму тех денег, которые он сможет вернуть. Необходимо это сделать то той причине, что командированный сотрудник вдруг решит, что может себе «ни в чем не отказывать», посещая дорогие рестораны, например. Если в соглашении будет отсутствовать точная сумма компенсационных выплат, то компании придется возместить затраты по любым чекам, предъявленным работником. В противном случае судебное разбирательство с большей долей вероятности закончится в пользу «разгулявшегося» работника.
Что относится к данному типу расходов?
Представительские расходы представляют собой сумму затрат, которая необходима компании для переговоров с другими юридическими лицами и подрядчиками для налаживания стабильных, эффективных и прибыльных партнерских отношений. К данной категории также относятся расходы на проведение собраний руководящего состава конкретной организации.
Согласно НК, к представительским относятся расходы на организацию деловой встречи, обслуживание партнеров и клиентов, которые участвуют в переговорах, с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества. При этом рассматриваются заседания любого формата, включая те, которые проводятся во время командировки. К таким тратам относятся:
-
обеспечение ресторанного обслуживания с блюдами и напитками;
-
организация завтрака, обеда или другого приема для приглашенных лиц, а также для руководителей других компаний, которые принимают участие в переговорах;
-
транспорт для доставки этих людей на мероприятие, собрание совета директоров, на другие локации;
-
использование услуг переводчиков, не входящих в штат работодателя, для разрушения языкового барьера и в представительских целях.
Бухгалтерский учет командировочных расходов
Рассмотрим отражение в бухучете командировочных расходов. Для их отражения предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетниками»:
- по дебету – учитывают все денежные средства, выданные на командировочные и представительские расходы;
- по кредиту – отражают проводки, когда командировочные расходы списаны.
Аванс на расходы на командировку может быть выдан из кассы предприятия, перечислен с расчетного счета на банковскую карту сотрудника или возможно перечисление на специальную корпоративную карту.
Вот примеры проводок:
- Дт 71 – Кт 50: выдано на командировочные расходы. Если перед этим деньги получены в кассу на командировочные расходы, то проводка следующая: Дт 50 – Кт 51;
- Дт 71 – Кт 51: перечислен аванс под отчет с расчетного счета компании;
- Дт 55 – Кт 51: осуществлен перевод на спец счет.
Впоследствии – когда сотрудник будет рассчитываться картой (например, за гостиницу) – бухгалтер отразит следующую операцию: Дт 71 – Кт 55.
Если сотрудник снимет деньги с корпоративной карты (например, на питание), проводка такая: Дт 71 – Кт 55.
В учете командировочные расходы относят на счета затрат (в большинстве случаев).
Документальное подтверждение
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходы должны быть документально подтверждены, то есть оформлены в соответствии с законодательством РФ либо обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого они были произведены, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
О том, какие документы нужно оформить, чтобы соблюсти этот критерий, можно узнать из официальных разъяснений фискальных ведомств. Например, в Письмах УФНС по г. Москве от 06.10.2006 N 20-12/89121.2 и от 16.05.2006 N 20-12/41851 перечислены:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы;
- акт об осуществлении представительских расходов с расшифровкой сумм фактически произведенных представительских расходов, подписанный руководителем организации;
- отчет о представительских расходах, в котором отражаются: цель представительских мероприятий и результаты их проведения, дата и место проведения, программа мероприятий, состав приглашенной делегации, участники принимающей стороны, величина расходов на представительские цели.
В Письме этого ведомства от 22.12.2006 N 21-11/113019@ указано, что еще нужен протокол мероприятия с указанием лиц, участвующих в нем.
О том, какие первичные документы необходимы для подтверждения представительских расходов, говорится в Письме УФНС по г. Москве от 16.05.2006 N 20-12/41851. Например, в случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом — первичные документы, выданные ему соответствующими организациями, и авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.
При наличии существенных недостатков в документальном подтверждении налогоплательщику трудно будет доказать правомерность учета расходов налоговикам, а также суду. Например, ФАС ВВО поддержал налоговиков, отметив, что организация учитывала представительские расходы на основании счетов предприятий общественного питания, которые не относятся к платежным документам, подтверждающим факт осуществления расчетов (Постановление от 10.08.2006 N А29-4238/2005а).
Консультационные услуги
Федеральный арбитражный суд СЗО рассмотрел ситуацию, связанную с учетом представительских расходов, понесенных при переговорах между представителями организации и фирмы «The Boston Consulting Group (Moscow) Limited» по вопросам делового сотрудничества в рамках договора об оказании консультационных услуг (реструктуризация операционной деятельности, изменение организационной структуры с целью повышения эффективности сокращения затрат и развития производства). Налоговая инспекция отказала в учете расходов, признав их необоснованными, так как в данном случае не обсуждались вопросы установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества с данной организацией, а фактически оказывались консультационные услуги по вопросам реструктуризации операционной деятельности. Но суд выявил, что имела место официальная встреча, которую подтверждают приказ об организации приема, акт о проведении мероприятия, заказ-счет, и поддержал налогоплательщика (Постановление от 27.01.2006 N А42-8823/04-28).
В каких случаях расходы не относятся к представительским?
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ прямо предусмотрено, что не признаются представительскими расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Например, если после официальной части приема учреждение проводит развлекательную программу для участников (прогулка на теплоходе, выступление артистов, фуршет), то понесенные расходы нельзя включать в базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).
В случаях, когда официальные приемы делегаций продолжаются несколько дней, в течение которых учреждение несет расходы по обеспечению делегации завтраками, обедами и ужинами, не носящие официального характера, такие расходы не относятся к представительским и должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников (Письмо Минфина РФ от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/157).
Следует заметить, что расходы должны быть связаны с организацией переговоров с представителями других компаний, поэтому не следует учитывать для целей налогообложения затраты на переговоры с представителями (должностными лицами) своих же филиалов и подразделений. Такой вывод сделан в Постановлении ФАС ВСО от 11.08.2006 по делу № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1.
В каком порядке производится нормирование представительских расходов?
В соответствии с абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Отметим, что сумма расходов на оплату труда при исчислении указанной нормы устанавливается исходя из состава расходов на такие цели, определенные на основании ст. 255 «Расходы на оплату труда» НК РФ. При этом следует обратить внимание на то, что перечень расходов на оплату труда в данной статье намного шире, чем состав расходов, отражаемый в бухгалтерском учете по счету 302 11 000 «Расчеты по заработной плате».
В частности, в состав расходов на оплату труда в целях исчисления налога на прибыль включены все суммы, начисленные работникам, в том числе не состоящим в штате организации, за работы по гражданско-правовому договору в денежной и (или) натуральной форме, начисления стимулирующего характера, начисления компенсационного характера, вознаграждения, надбавки, единовременные поощрительные начисления, другие расходы, предусмотренные ст. 255 НК РФ, в том числе суммы платежей (взносов) работодателей по договорам обязательного и добровольного страхования.
Понятие представительских расходов
Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.
Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).
Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:
- транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в письмах Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.
Командировки и представительские расходы в 2023 г.. Подотчетные лица: требования в соответствии с действующими нормативными актами.
Лектор: Пятайкина Лариса Витальевна
Стоимость участия в семинаре: 8500 9500 руб.
Зарегистрироваться
Правила работы с подотчетными лицами, новый документооборот, в т.ч. электронный с учетом
положений ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».
Все о командировках, признание расходов, особенности выплаты суточных расходов сверх
установленного норматива. Различие командировки и разъездного характера работы.
Представительские расходы – какие расходы можно принять для налогового учета. Семинар
построен с учетом всех изменений на день проведения семинара
Лектор: Пятайкина Лариса Витальевна — профессиональный практикующий аудитор, преподаватель
ИПБ России, консультант-эксперт. Автор публикаций в журнале «Бухгалтерский бюллетень». Имеет
многолетний опыт преподавательской (аттестат) и консультационной деятельности, практической
работы в области бухгалтерского учета и налогообложения.
Обязательные документы, которые должны быть оформлены при выдачи подотчетных сумм в
организации. Практические рекомендации по составлению локальных нормативных документов
организации.
Документооборот при расчетах с подотчетными лицами. Выдача денежных средств в подотчет
наличными денежными средствами, путем перечисления на «зарплатную» карточку, расчеты
корпоративной карточкой. Из каких наличных средств, поступивших в кассу, можно выдавать денежные
средства подотчет. Возврат неиспользованных подотчетных сумм, правила дальнейшего использования
этих сумм. Первичные документа и оправдательные документы по ФСБУ 27/2021 «Документы и
документооборот в бухгалтерском учете»
Ответственность подотчетного лица за несвоевременный возврат неиспользованных подотчетных
сумм. Порядок удержания невозвращенных подотчетных сумм в соответствии с нормами Трудового
кодекса РФ – порядок действий работодателя. Ответственность подотчетного лица за представление
документов, не соответствующих требованиям Федерального закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и
ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»
Служебные командировки. Определение командировки. Отличие командировки и разъездного
характера работы: разницы при расчете оплаты труда и компенсации расходов. Порядок оформления
командировки в организации.
Новые изменения в определение срока командировки. Однодневные командировки. Продление
командировки, отзыв из командировки. Оформление. Разъяснения Минфина РФ по однодневным
командировкам.
Гарантии, установленные Трудовым кодексом РФ для работника, направленного в командировку.
Утверждение в локальном нормативном документе перечня расходов на командировку и утверждение
сумм расходов в организации. Расчет среднего заработка для оплаты времени в командировке – пример.
Расходы при командировках: компенсация расходов на проезд ( приобретение билетов как самими
сотрудниками , так и через турфирму), командировка на личном автомобиле, расходы на такси, наем
жилого помещения ( в т.ч. при аренде жилых помещений у физических лиц), и другие расходы.
Суточные расходы (понятие суточных, можно ли суточные не платить?). Правила установления
суточных расходов в организации. Какие дополнительные расходы можно без налоговых рисков признать
и учесть при служебных командировках..
Правила учета рабочего времени во время командировки. Правила составления табеля учета
рабочего времени. Выход на работу в день отъезда в командировку и день возвращения из командировки.
Право на пособия по нетрудоспособности во время командировки. Отзыв из отпуска для направления в
командировку.
Зарубежные командировки. Выдача аванса, в рублях, иностранной валюте, выдача корпоративной
карточки. Ограничение по выдаче некоторых видов наличной иностранной валюты для командировок.
Пересчет иностранной валюты в рубли для признания расходов, для определения налоговой базы по
НДФЛ, базы для расчетов страховых взносов.
Налогообложение выплат по командировкам. В каких случаях возникает налоговая база по НДФЛ,
база для начисления страховых взносов с учетом изменений 2023 года. В какие сроки производить
начисления, удержание НДФЛ и перечисление в бюджет в составе ЕНП, сроки начисления страховых
взносов и перечисления страховых взносов в составе ЕНП. Влияние суточных расходов, выданных сверх
установленного норматива, на применение прогрессивной шкалы по НДФЛ.
Представительские расходы – определение. Какие расходы можно учесть в составе
представительских расходов. Виды расходов: проживание представителей другой организации,
транспортное обеспечение, подарки, сувениры, питание, алкоголь, цветы
Документальное оформление представительских расходов , рекомендации по составлению локальных
нормативных документов.
Нормирование представительских расходов- пример. Бухгалтерский и налоговый учет. Особенности
признания представительских расходов при применении УСН.
Учет операций с подотчётными наличными денежными суммами, выданными на приобретение
ТМЦ ( в т.ч. ГСМ). Варианты бухгалтерского и налогового учета в зависимости от представленных
первичных, оправдательных документов.. Проблемы учета НДС.
Правила расчетов наличными денежными средствами ( корпоративные карты, и прочие средства
ЭСП) между юридическими лицами через подотчетных лиц: документооборот, лимит расчетов
наличным денежными средствами ( судебная практика).
Реквизиты чека ККТ с 2023 года. Дополнительные разъяснения ФНС по проверке обязательных
реквизитов в кассовом чеке. Приобретение маркированных товаров через подотчетное лицо.
Налоговые проверки наличных расчетов.
Кассовая дисциплина. Вопросы, рассматриваемые при проверках кассовой дисциплины.
Административные штрафы за нарушения кассовой дисциплины. Какие проверки ИФНС проводит ,
чтобы проверить соблюдение налогоплательщиками требований к работе с онлайн-кассами.
Планируемые изменения по проверкам кассовой дисциплины.
Ответы на вопросы слушателей.
Стоимость 8500 руб. Очное участие 9500 руб.
Суточные и авансовые платежи
Сумма суточных считается по формуле:
ЛС х КДК
- ЛС — установленный лимит суточных,
- КДК — количество дней командировки.
Расходы на проезд определяются исходя из стоимости билетов туда и обратно. Можно приобрести их заранее, тогда в заявку на аванс включается их фактическая стоимость. Если используется транспортное средство предприятия или личный автомобиль сотрудника, считается пробег туда — обратно и перемножается на норму расхода ГСМ.
Лимит стоимости проживания в командировках определяется отдельным приказом по предприятию. Он может варьироваться в зависимости от должности командируемого и места командировки. Например:
- 2500 рублей в день для специалистов во всех городах РФ кроме Москвы и Санкт-Петербурга, и 3000 рублей в день для специалистов при проживании в Москве и в Санкт-Петербурге;
- 3000 рублей и 4000 рублей соответственно — для руководителей.
Сумма превышения может быть компенсирована (с учётом удержания НДФЛ и страховых взносов).
В командировочных расходах счёт бухгалтерского учёта на аванс и суточные используется один и тот же — 71:
- Дт 71 — Кт 51 если аванс перечислен на карту сотрудника;
- Дт 71 — Кт 50 если деньги получены наличными из кассы.
Налоговый учет командировочных расходов 2020
Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.
Основные особенности налогового учета командировочных затрат:
- Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.
Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.
- Дата признания расходов.
Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.
- НДС по командировочным расходам.
ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.
- НДФЛ и страховые взносы
Суточные: налоговый учет
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
- должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
- задач, поставленных в командировке;
- места командировки и т. д.
Подробнее с особенностями расчета, начисления и выплаты суточных вы можете ознакомиться в следующих статьях:
- Выплата суточных при командировках в 2021 году: особенности;
- Выплата суточных за день отъезда и за день прибытия;
- Оплата суточных за выходные дни;
- Суточные при командировке в место постоянной прописки.
Списать на расходы суточные можно в полном объеме, без ограничений. Что же касается однодневных командировок, то на них суточные не полагаются. Связано это с тем, что сотрудник в такой поездке не несет расходов по проживанию и возвращается домой в этот же день.
Учет расходов на командировки за границей
Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:
- лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
- суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
- если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
- остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
- перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
- если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
- часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.