Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения трудовых книжек в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.
При переходе на электронные трудовые книжки в 2024 году, изменятся правила и сроки работы с кадрами. Вместо бумажных трудовых книжек, все записи и отчетность будут перенесены в электронную форму.
Что нужно знать о работе с кадрами после перехода на электронные трудовые книжки?
- Оформить заявление о переходе на электронные трудовые книжки. Для этого работодатель должен сдать в СЗВ-ТД 1 трудовую книжку и получить подтверждение о переходе.
- Проверить и получить электронную зарплату. Вместо бумажных взносов работодатель будет получать электронную отчетность о расчете и уплате заработной платы. Соответствующие взносы по страховым взносам будут автоматически перечисляться в бюджет
- Сдать и получить отчетность по кадрам. Работодатель должен будет перенести все записи из бумажной трудовой книжки в электронную и предоставить ее при проверках соответствующим контролирующим органам.
Переход на электронные трудовые книжки позволит упростить и ускорить работу с кадрами, улучшить контроль и предоставление отчетности.
Советы для успешного внешнего совместительства
Для того, чтобы внешнее совместительство было эффективным и успешным, нужно учитывать следующие рекомендации:
-
Планирование: Важно хорошо спланировать свое время и ресурсы, чтобы успевать выполнять все обязанности по разным проектам.
-
Прозрачность: Работнику необходимо сообщить своим работодателям о внешнем совместительстве для избежания конфликтов интересов и недоразумений.
-
Оценка рисков: Важно быть готовым к рискам, связанным с обнаружением внешнего совместительства, и принять все меры для предотвращения возможных последствий.
-
Отдых и баланс: Необходимо уметь правильно распределять время между работой и отдыхом, чтобы избежать перегрузки и сохранить свою работоспособность.
Внешнее совместительство может быть полезным для тех, кто стремится получить дополнительный доход, разнообразить свой опыт и управлять своей карьерой. Однако, перед принятием решения о внешнем совместительстве, необходимо тщательно оценить риски и преимущества этого вида занятости.
При внешнем совместительстве
По желанию работника информацию о совместительстве можно внести в запись об основной работе. Для этого необходимо представить подтверждающий документ: справку от работодателя, оригинал или заверенную копию кадрового приказа.
Если сотрудник уже не работает по основному месту работы, запись может быть внесена работодателем, у которого он работает по совместительству. Записи могут быть упорядочены хронологически или сгруппированы в блоки, включающие информацию о приёме и увольнении одновременно.
Запись будет выглядеть следующим образом:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата приёма на работу по совместительству;
- в графе 3 — сведения о наименовании работодателя, структурного подразделения организации, должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
- в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приёме на работу по совместительству.
Запись разрешается делать даже в том случае, если сотрудник работал по совместительству ещё до того, как устроился на основное место.
Запись разрешается делать даже в том случае, если сотрудник работал по совместительству ещё до того, как устроился на основное место.
Новые формы трудовой книжки и вкладыша
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
- теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
- для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
- сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
- указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
- в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Как вести учёт бумажных трудовых
Если ваше предприятие все еще использует бумажные трудовые книжки, необходимо придерживаться определенных правил и процедур для повышения эффективности учета. В этом разделе мы рассмотрим некоторые важные аспекты ведения учета бумажных трудовых книжек и дадим рекомендации по их использованию.
1. Раскладка и структура книжки
Перед началом работы с бумажной трудовой книжкой необходимо аккуратно распределить страницы и секторы для различных записей. Обратите внимание на то, что определенные записи, такие как личные данные и данные о трудовом стаже, должны иметь свои собственные разделы и быть четко структурированными.
2. Правильное заполнение информации
Очень важно заполнять все необходимые поля и разделы трудовой книжки четко и аккуратно. Убедитесь, что все данные, такие как ФИО, дата рождения, дата приема на работу и другие, записаны без ошибок и полностью соответствуют фактической информации.
3. Защита от фальсификации
С целью защиты от возможных подделок и фальсификаций данных, рекомендуется использовать специальные меры безопасности, такие как нумерация страниц, печать организации и подпись руководителя. Это поможет предотвратить возможные изменения и вмешательства в трудовую книжку.
4. Хранение и охрана
Для сохранения целостности и надежности бумажных трудовых книжек необходимо обеспечить правильное и безопасное их хранение. Рекомендуется использовать специальные шкафы или ящики для архивного хранения, а также следить за тем, чтобы никакая посторонняя информация не попадала в книжку.
5. Переход к электронному учету
В контексте современных тенденций и цифровой трансформации рекомендуется перейти на электронный учет трудовых книжек. Он позволит облегчить процедуру ведения учета, ускорить доступ к информации и повысить общую эффективность работы. При переходе следует заботиться об импорте и сохранении данных из бумажных трудовых книжек в электронном формате.
В целом, ведение учета бумажных трудовых книжек может быть надежным и эффективным процессом, если соблюдать все имеющиеся правила и процедуры. Переход к электронному учету может стать надежным решением в долгосрочной перспективе.
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.
Как правильно работать с трудовой книжкой
Перед началом заполнения трудовой книжки необходимо внимательно ознакомиться с правилами и порядком ее заполнения. При принятии на работу кто-то из сотрудников персонала должен предоставить вам трудовую книжку и дубликат титульного листа. В случае отсутствия трудовой книжки на вас должны завести копию трудовой книжки, а в оригинале трудовой книжки проставить отметку о выдаче копии.
В процессе работы необходимо верно заполнять все разделы и соблюдать правила внесения исправлений. Если допущены ошибки, они должны быть стерты и правильно исправлены. При заполнении допускаются какие-либо допущения и неточности, поэтому на каждой странице трудовой книжки должна быть подпись сотрудника, ответственного за ведение книжки. Все записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью и подписью работодателя.
Если на рабочем месте допущены ошибки в трудовой книжке, лист следует перезаполнить. При несоблюдении правил заполнения трудовой книжки есть вероятность, что данные об организации будут считаться недействительными.
Важно правильно работать с титульным листом трудовой книжки, так как он содержит основную информацию о сотруднике и организации. Внося изменения в титульный лист, необходимо быть особенно внимательными и корректно заполнять все данные. В случае смены фамилии, имени или отчества, а также изменения паспортных данных или места прописки, титульный лист следует обновить.
Для сокращения вероятности ошибок и допущений в заполнении трудовой книжки рекомендуется использовать копию титульного листа при заполнении остальных страниц. Также можно составить четкую инструкцию о порядке заполнения и хранить ее вместе с трудовой книжкой.
Какие правила изменились?
В 2024 году были внесены значительные изменения в правила заполнения трудовой книжки. Вот основные изменения:
- Указание фамилии и имени работника в трудовой книжке теперь осуществляется по данным паспорта, а не по данным трудового договора.
- Добавлена обязательность указания ИНН работника в трудовой книжке.
- Изменился порядок указания сведений о предыдущих местах работы. Теперь необходимо указывать не только названия организаций, но и даты начала и окончания работы.
- Внесены изменения в заполнение раздела о профессиональной подготовке. Теперь требуется указание не только наименования учебного заведения, но и даты получения образования или прохождения курсов.
- Установлено новое правило, согласно которому необходимо указывать информацию о полученных наградах и поощрениях в трудовой книжке.
Дополнительные разделы
Заполнять трудовую книжку необходимо в соответствии с новыми правилами, введенными с 2024 года. Одна из важных изменений касается дополнительных разделов, которые должны быть указаны в трудовой книжке.
В новом порядке заполнения трудовой книжки добавлены следующие разделы:
1. Раздел о профессиональных достижениях
В этом разделе следует указывать информацию о полученных наградах, званиях, сертификатах и других профессиональных достижениях работника. Это важно для документирования и учета карьерных успехов сотрудника.
2. Раздел о прохождении обучения и повышении квалификации
В данном разделе следует указывать сведения о курсах, тренингах, семинарах и других мероприятиях, на которых работник проходил обучение для повышения своей квалификации. Такая информация помогает оценить профессиональный рост и уровень подготовки сотрудника.
3. Раздел о выполненных проектах
В этом разделе следует указывать информацию о выполненных работником проектах, их продолжительности, специфической задаче или цели проекта, а также конкретных результатах, достигнутых благодаря этому проекту. Это позволяет оценить опыт сотрудника в выполнении сложных задач и проектов.
4. Раздел о дополнительных навыках и компетенциях
В данном разделе следует указывать информацию о дополнительных навыках и компетенциях, которыми обладает работник. Это могут быть знания и умения, приобретенные вне основного места работы. Такая информация позволяет добавить к профессиональному опыту дополнительные преимущества и конкурентные преимущества при трудоустройстве.
Заполнение этих дополнительных разделов в трудовой книжке является важным шагом для документирования и систематизации ценной информации о работнике, его развитии и профессиональных достижениях. Это помогает строить более полную и достоверную картину о карьерном пути работника, что важно для работодателя при принятии решений о его трудоустройстве и продвижении по службе.
Обращение в трудовую инспекцию
Для того чтобы обратиться в трудовую инспекцию, вам необходимо:
- Собрать необходимые документы. Перед обращением в трудовую инспекцию важно собрать все документы, подтверждающие факты нарушения: копии приказов, трудового договора, расчетных листов и т.д.
- Составить заявление. В заявлении необходимо указать свое ФИО, место работы и описание ситуации, в которой нарушаются ваши права.
- Обратиться в трудовую инспекцию. Заявление можно подать лично в трудовую инспекцию или отправить почтовым или электронным письмом. В случае отправки заявления по почте, рекомендуется отправлять с уведомлением о доставке.
После получения заявления, трудовая инспекция проведет проверку и, в случае подтверждения фактов нарушения прав работника, примет меры в соответствии с трудовым законодательством. Важно помнить, что обращение в трудовую инспекцию является одним из способов защиты своих трудовых прав, и в случае возникновения проблем на работе, необходимо обратиться за помощью и консультацией к специалистам.
Какие данные нужно внести в трудовую книжку
Трудовую книжку необходимо заполнять при каждом изменении вашей работы, включая переводы, смену должности, работу со совместительством или прекращение трудового договора.
При заполнении трудовой книжки вам нужно указать следующие данные: фамилию, имя, отчество работника; номер и дату выдачи трудовой книжки; наименование организации, где работаете на данный момент; даты приема и увольнения соответствующей работы, а также прописать причину увольнения. В случае перехода на другую работу, в трудовую книжку следует внести запись о переводе и указать новую должность и организацию.
Если вы работаете по совместительству, то при заполнении трудовых книжек нужно указать даты начала и окончания работы, название организации и занимаемую должность.
Корректное заполнение трудовых книжек должен гарантировать сотрудник кадровой службы организации. Он отвечает за соблюдение правил внесения записей, правильность указания дат и фамилий, а также за выдачу дубликатов трудовых книжек.
В случае смерти работника, трудовую книжку следует закрыть, прописав дату смерти и причину прекращения трудового договора.
Все записи в трудовой книжке должны быть внесены на титульном листе и заверены печатью организации. При изменении данных в трудовой книжке, например, при смене фамилии после замужества, следует внести запись о том, что записи изменены, и за какую дату, а также прописать причину изменения.
Трудовые книжки, заполненные до 2024 года, все еще являются актуальными, и их заполнение и актуализация производится в старом порядке без использования ЭТК.
Правила и сроки изменений в книге учета движения трудовых книжек
Для обеспечения правильного учета движения трудовых книжек в организации необходимо соблюдать определенные правила и сроки внесения изменений в книгу учета. Основным документом, регламентирующим эти процессы, является «Порядок ведения и внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек».
Согласно данным правилам, любые изменения, связанные с движением трудовых книжек, должны вноситься немедленно после возникновения соответствующих обстоятельств. Это может быть, например, принятие нового работника на работу, его увольнение или перевод на другую должность в организации.
Важно отметить, что все изменения, внесенные в книгу учета, должны быть надлежаще оформлены и подписаны руководителем или уполномоченным лицом организации. Кроме того, изменения следует отражать с использованием даты и номера соответствующего документа, подтверждающего факт изменения (например, трудового договора или приказа о переводе).
С учетом сроков и правил внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек можно оптимизировать процесс поддержания актуальной информации. Важно иметь в виду, что нерегулярные или задержанные изменения могут создать проблемы при проверке или анализе данных, а также вызвать недопустимые ошибки в документации.
В целом, соблюдение правил и сроков внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек является важным аспектом эффективного управления кадровыми процессами и поддержания достоверности информации.
Какие записи вносятся в трудовую книжку в 2024 году
В 2024 году в трудовую книжку будут вноситься следующие записи:
1. Дата принятия на работу — дата, с которой работник был принят на работу в организацию.
2. Должность — наименование должности, которую занимает работник.
3. Сведения о периодах работы — указывается период работы в организации, включая дату начала и окончания работы.
4. Трудовой договор — указывается номер и дата заключения трудового договора.
5. Данные о заработной плате — указывается размер заработной платы, составляющий основу для начисления страховых взносов.
6. Начисления и удержания — указываются начисленные работнику суммы пособий, компенсаций, надбавок, а также суммы удержаний.
7. Испытательный срок — указывается дата начала и окончания испытательного срока.
8. Переводы и перемещения — указываются даты перевода работника на другую должность, перемещения в другой филиал или подразделение.
9. Отпуска и отгулы — указывается дата начала и окончания отпусков, а также сроки отгулов.
10. Заключение о работнике — указывается дата и основание выдачи заключения о работнике.
11. Решения о премировании и награждении — указывается дата принятия решения о премировании и награждении работника.
12. Расторжение трудового договора — указывается дата и основание расторжения трудового договора.
13. Дата выхода на пенсию — если работник вышел на пенсию в 2024 году, указывается дата.
Эти записи являются ключевыми для отражения изменений в трудовом статусе и условиях работы работников в трудовой книжке в 2024 году.
Требования к записям, заносимым в трудовую книжку
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.
В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.