Форма объяснительной на работе

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Форма объяснительной на работе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Объяснительная записка является обязательным документом для привлечения работника к дисциплинарной ответственности за совершенное им нарушение трудовой дисциплины. Под трудовой дисциплиной понимается перечень норм, которые сотрудник обязуется соблюдать после подписания трудового договора. К таковым можно отнести своевременное появление на работе, посещение рабочего места согласно установленному графику и так далее.

Инструкция по составлению объяснительной

Объяснительная на работе в свободной форме будет состоять из трёх обязательных структурных элементов: шапки, блока с приведением позиции сотрудника-нарушителя, его подписи и даты формирования официальной бумаги. Рассмотрим, как не допустить ошибок в процессе оформления документа.

В шапке сотрудник указывает ФИО руководителя компании, его должность, полное наименование фирмы со ссылкой на её организационно-правовую форму. Затем здесь же обозначаем ФИО самого работника, занимаемую им должность в штатном расписании. Здесь нам главное донести, кому и от кого подаётся объяснительная.

Ниже по документу мы утверждаем, что стали фигурантом какого-либо инцидента на предприятии. Признавать вину в содеянном или же нет решает каждый сам для себя. В любом случае придётся аргументировать свою позицию, ссылаться на факты и иные обстоятельства, способные оказать влияние на итоговое решение о применении наказания.

Как только работник посчитает, что достаточно полно разъяснил свою позицию, можно приступать к завершающему этапу. Ставим дату составления объяснительной, оставляем на бумаге фамилию сотрудника, инициалы, подпись. Теперь можно передавать нашу объяснительную в отдел кадров, ждать решения директора по нашему вопросу.

Уведомление работника о даче объяснения

Существует определённый порядок уведомления работника. В случае его несоблюдения он может оспорить взыскание в суде.

Процедура назначения взыскания обозначена в кодексе, но она имеет много формальностей, которые очень важно соблюдать. В случае их несоблюдения легко можно обжаловать приказ.

Однако происходит редко: начальники часто исходят из дисциплинарного наказания. Это работает, пока кто-то из подверженного наказания не обратится за проверкой.

Они начинают проверять все, в том числе и то, соответствует ли процедура формальным требованиям трудового кодекса. И если работодатель что-то упустил — велик шанс, что гонорар будет отменен, а работник получит право на компенсацию.

Образцы объяснительных записок

В составлении объяснительных записок очень важно быть внимательным и не допускать ошибок. Не редко бывают случаи, когда правильные объяснения позволяют избежать наказания или же наоборот — неграмотные пояснения могут усугубить ситуацию. Даже малейшие ошибки в пояснениях могут повлечь за собой ситуации, когда всплывают несколько систематических нарушений, а значит они караются более строгим наказанием.

Лучше всего следователь таким правилам:

• писать кратко. Длинные рассказы могут ввести в заблуждение. Часто бывает, что длинные истории влекут за собой длинные приказы о дисциплинарных взысканиях;
• писать лучше всего лишь актуальную информацию, касающуюся строго определенного случая, чтобы руководителю не пришлось читать лишнюю предысторию, не относящуюся к делу. Сразу переходите к сути дела, т.е. к моменту совершения проступка;
• постарайтесь максимально разъяснить всю ситуацию своему руководителю. Никто не запрещает вам доказывать свою невиновность;
• объективность тоже должна быть учтена. Не стоит снимать с себя вину, если, например, вы не были на работе из-за того, что переборщили со спиртным. Если для защиты нет объективных аргументов, легче признать вину;
• во время написания объяснительной записки не стоит уделять внимание красоте, лучше сделать упор на простоте. Чем сложнее предложения, тем хуже будет текст для восприятия;
• хорошее пояснение — краткое пояснение. Все просто, понятно и без бессмысленных слов;
• грамматические и стилистические ошибки, кляксы, перечеркивания, неразборчивое написание и даже испачканная бумага навряд ли помогут руководителю принять нужное вам решение.

Правила составления объяснительной

Как писать объяснительную правильно — непростой вопрос. Дело в том, что регламентированных правил написания записок, которые объяснят инцидент с сотрудником на работе, в России не существует.

Однако для объяснительной действуют общепринятые правила:

• в ней 2 блока — описательный (что произошло) и объяснительный (почему произошло);
• адресуется непосредственному руководителю или другому вышестоящему лицу;
• объясняет, что произошло на работе или по пути на место работы;
• в ней нет выводов и просьб — только констатация фактов.

Обычно объяснительная записка пишется на имя генерального директора компании или предприятия. В правом верхнем углу указывается адресат документа и его составитель (с ФИО и должностью).

Далее посередине листа ставится название документа — «Объяснительная записка». Иногда можно написать только его, иногда следует добавить вид документа — например, «Объяснительная записка об отсутствии на работе».

После названия необходимо от первого лица описать саму суть проблемы с указанием своих фамилии, имени, отчества и даты, когда произошло событие.

За ошибочно пробитый чек

Директору магазина бытовой техники «Кондит»

Ананьеву А.В.

от продавца-кассира

Платоновой Марины Викторовны

Служебная объяснительная записка

Я, Платонова М.В., 25 ноября 2021 г. в 19-30 работая за кассой №2 магазина «Кондит» ошибочно пробила чек №456123 на сумму 3585 рублей за покупку, не обратив внимания, что штрих-код был прочитан сканером неверно. На самом деле, покупка имела другую стоимость, о чем мне сразу же напомнил покупатель.

Прошу принять во внимание, что в этом не было моего умысла, а только невнимательность к поврежденному или запачканному штрих-коду на товаре, и что инцидент был сразу же решен – пробит возвратный чек на данную сумму. Затем я пробила правильный чек за покупку и товар был продан.

Платонова М.В. 26. 11. 2021 г.

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Объяснительная составлена. Что делать дальше?

Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и – в обязательном порядке – дату приема.

Согласно ст. 193 ТК РФ, на которую мы ссылались вначале, у работника есть 2 рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную записку. Если по истечении этого времени объяснения работником не предоставлены, работодатель вправе составить об этом соответствующий акт. Чтобы подстраховаться от неправомерных действий со стороны работодателя, работнику лучше зарегистрировать свою объяснительную записку в канцелярии или у секретаря с проставлением на документе соответствующей отметки, после чего забрать себе копию объяснительной с этой отметкой. Другой вариант: работник может написать объяснительную в 2 экземплярах, и один из них, после проставления отметки о приеме, оставить у себя. Тогда никто не сможет сказать, что работник не предоставил письменные объяснения в установленный законом срок.

Назначить работнику дисциплинарное взыскание имеет право только его работодатель (как правило, в лице генерального директора). Свое решение он оформляет в виде резолюции. Если руководитель принимает решение наказать провинившегося, то на основании такой резолюции оформляются последующие документы (например, приказ об увольнении и т.д.).

Как написать объяснительную на работе

Объяснительные записки — это особые документы, которые относятся к категории профессиональных писем. Если сотрудник не приходит на работу вовремя, не выполняет свои обязанности или отказывается выполнять задания, порученные ему руководителем, приходит на работу в нетрезвом виде или иным образом нарушает деловые правила учреждения, ему следует в письменном виде объяснить причины и поводы своего поведения. Ниже приведен пример письменного объяснения.

Письменное объяснение является важным документом. Это связано с тем, что на основании изложенного в нем работодатель принимает решение о наказании — это может быть порицание, штраф или увольнение. Кроме того, этот документ также защищает работников, если они по объективным причинам не выполняют задания или административные требования.

Образец из-за отсутствия на работе

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванову Ивану Ивановичу от преподаватель верховой езды Петрова Петра Петровича 15.01.2020 г. Москва Как правильно начать, закончить объяснительную записку, что написать в пояснении: правила написания объяснительных записок, инструкция по написанию Строгих правил оформления объяснительной не существует, форма документа относительно свободная. Но существует несколько условий, которые нужно соблюсти при написании: Сверху в правом углу обозначают, кому и от кого предназначена записка (с указанием ФИО, должностей и названия предприятия). Посередине строки: «Объяснительная». Далее, с абзаца, сам текст в свободной форме с указанием точного времени, даты и обстоятельств происшествия (от первого лица). После текста объяснительной работник вправе разместить приложения, в которых кратко собраны факты, подтверждающие его невиновность. Ниже, начиная с левого угла: должность работника, далее – подпись и расшифровка. Последней, в левом углу, ставится дата – день, когда составляется объяснительная. Работник может совершить ошибку при выполнении своих трудовых обязанностей по разным причинам. Они могут быть по вине работника, а могут и по вине работодателя. Исходя их критериев совершения ошибок, их можно классифицировать так: ошибки в ориентации – то есть работник совершил ту или иную ошибку, так как не обладал нужной информацией; ошибки в принятии решения – работник принял неправильное решение по тем или иным причинам; ошибки в выполнении действий – неправильные действия сотрудника привели к ошибке. Кроме того, ошибки в работе могут быть совершены по следующим причинам: усталость сотрудника; его болезнь; употребление работником некоторых лекарств, которые прописаны ему врачом; непрофессионализм; стресс; неприятности в семье; несоблюдение работником охраны труда и техники безопасности; другие причины. Пояснительные документы в ФСС Если у Фонда нет вопросов к предоставленной отчетности, это не означает, что других объяснений его работники не потребуют. Чаще всего это касается обстоятельств и причин назначения соцпособий по нетрудоспособности в результате бытового травматизма. Более строгие требования к письменным пояснениям предъявляются к предприятию, если там зафиксирован несчастный случай или факт производственного увечья. Обязательным мероприятием по расследованию этого происшествия считается сбор и анализ объяснительных от потерпевшего и свидетелей, ст. 229.2 ТК. От того, как сам пострадавший опишет свои действия и соотнесет их с необходимостью выполнять свои должностные обязанности, будет зависеть квалификация его травмы и сумма страховых выплат. Если объяснительная не предоставлена сознательно или получить ее нет возможности, то это не станет основанием для остановки расследования. Тогда выводы будут строить на показаниях очевидцев и результатах экспертиз. Дисциплинарное взыскание можно применить не позднее полугод после его совершения. Исключение сделали только для тех ошибок, которые выявлены при аудиторской проверке. Наказание за них может быть применено даже спустя два года, ст. 193 ТК. Об ошибке врача, медсестры, фармацевта или провизора Главному врачу ГКБ №35 г. Москвы Кочеткову В.П. от врача-терапевта Киселевой М.В. Объяснительная записка В ночь с 11 по 12 декабря 2022 года я, Киселева М. В., дежурила в ночную смену. До 20:00 все было спокойно, поэтому я на время оставила свое рабочее место, решила ненадолго сходить в магазин за продуктами, т.к. не успела нормально поужинать дома. На рабочем месте я отсутствовала меньше 1 часа. Когда я вернулась, то обнаружила, что в мое отсутствие в больнице сработала пожарная сигнализация. Вернувшись на работу, я позвонила в службу спасения и сообщила о том, что пожарная сигнализация сработала у нас в больнице случайно. Считаю обвинения в мою сторону необоснованными, т.к. должностную инструкцию я не нарушала, отсутствовала на рабочем месте непродолжительный промежуток времени, в мое отсутствие ничего страшного в больнице не случилось. За сбои в работе пожарной сигнализации я отвечать не обязана. Требование объяснительной с работника При различных нарушениях со стороны работника, по статье 139 ТК РФ, начальник обязан потребовать у него объяснение. Запрос объяснительной записки может быть в устной или в письменной форме. В законе отсутствует норма, которая бы указывала на форму запроса. Для работодателей предпочтительней, чтобы запрос оформлялся письменно. Судебная практика показывает, что судья вставал на сторону работника по причине того, что работодатель не оформлял требование к написанию объяснительной записки в письменном виде. Если работник отказывается принять требование от начальника в письменном виде, об этом составляется акт. Но начальник не имеет права указывать подчиненному на обязательность принятия его требования. Это считается незаконным и влечет за собой нарушение трудовых прав работника. Сроки написания объяснительной записки согласно Трудовому Кодексу – 2 дня. Этот период времени закон дает работнику для того, чтобы он объяснил причины, побудившие его действовать таким образом, нарушив, например, трудовую дисциплину. Закон не предъявляет требований к работнику о том, чтобы он был обязан написать объяснение. Отсутствие этой нормы права в ТК РФ, возможно, связано с требованием разумности. Если работник дорожит работой, он обязательно напишет объяснение. Но распоряжение о предоставлении объяснительной работодателю лучше создать в форме письменного документа. На чье имя пишется объяснительная записка? Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора. Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы. Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком. Реквизиты объяснительной записки Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума. Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений. Похожие записи: Как получить статус малоимущей семьи в 2021 году Договор на изготовления изделия из искусственного камня Как пройти техосмотр в 2023 году