Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения документов по охране труда в 2020 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Законодательно установлены определенные сроки, в рамках которых необходимо хранить документы об охране труда. Последние изменения были внесены в указе 20.12.2019 № 236 от Росархива и вступили в силу 18 февраля 2020 года. Поэтому, если вы раньше читали о перечне документов, которые нужно долгое время хранить, но не слышали о новых изменения, эта статья поможет вам со всем разобраться.
А сроки хранения документации обязательно знать и придерживаться их. Если вовремя не предоставить какой-либо журнал или протокол, компания получит штраф. При этом, он достаточно большой, например, за утерю журнала охраны труда придется отдать от 110 до 120 тысяч рублей.
Также отсутствие того или иного документа может стать обоснованием вины на судебном процессе. Если сотрудник получит травму или профессиональное заболевание на работе, отсутствие журналов и документов докажет, что компания не выполняет требования Трудового кодекса. А выплаты по результатам такого суда могут быть достаточно большими.
В некоторых случаях может казаться, что компания маленькая и не проживет еще и 10 лет, поэтому и хранить документы не стоит. Но обязанности специалиста по охране труда все равно заставляют его хранить весь комплект бумаг за все время деятельности компании. Они могут понадобиться в самый неожиданный момент, а их отсутствие приведет к большим расходам.
III. Охрана труда при оперативном обслуживании и осмотрах электроустановок
3.1. Оперативное обслуживание электроустановок должны выполнять работники субъекта электроэнергетики (потребителя электрической энергии), из числа оперативного и оперативно-ремонтного персонала, а также работники из числа административно-технического персонала в случаях предоставления соответствующих прав оперативного (оперативно-ремонтного) персонала, имеющие V группу по электробезопасности при эксплуатации электроустановок выше 1000 В, IV группу по электробезопасности при эксплуатации электроустановок до 1000 В.
Право оперативного обслуживания предоставляется административно-техническому персоналу на основании ОРД организации (обособленного подразделения).
3.2. В электроустановках напряжением выше 1000 В работники из числа оперативного персонала, единолично обслуживающие электроустановки, и старшие по смене должны иметь группу по электробезопасности не ниже IV, остальные работники в смене – группу не ниже III.
В электроустановках напряжением до 1000 В работники из числа оперативного персонала, единолично обслуживающие электроустановки, должны иметь группу по электробезопасности не ниже III.
3.3. При осмотрах электроустановок, перемещении техники и грузов не допускается приближение людей, гидравлических подъемников, телескопических вышек, экскаваторов, тракторов, автопогрузчиков, бурильно-крановых машин, выдвижных лестниц с механическим приводом (далее – механизмы) и технических устройств цикличного действия для подъема и перемещения груза, гидравлических подъемников, телескопических вышек (далее – подъемные сооружения), а также токопроводящей части стрелы при использовании подъемника (вышки) с изолирующим звеном к находящимся под напряжением неогражденным или неизолированным токоведущим частям на расстояния менее указанных в таблице №1.
Таблица №1. Допустимые расстояния до токоведущих частей электроустановок, находящихся под напряжением
| Напряжение электроустановок, кВ | Расстояние от работников и применяемых ими инструментов и приспособлений, от временных ограждений, м | Расстояния от механизмов и подъемных сооружений в рабочем и транспортном положении от стропов, грузозахватных приспособлений и грузов, м |
|---|---|---|
| ВЛ до 1 | 0,6 | 1,0 |
| Остальные электроустановки: | ||
| до 1,0 | не нормируется (без прикосновения) | 1,0 |
| 1,35 | 0,6 | 1,0 |
| 60 (постоянный ток) – 110 | 1,0 | 1,5 |
| 150 | 1,5 | 2,0 |
| 220 | 2,0 | 2,5 |
| 330 | 2,5 | 3,5 |
| 400 (постоянный ток) – 500 | 3,5 | 4,5 |
| 750 | 5,0 | 6,0 |
| 1150 | 8,0 | 10,0 |
X. Охрана труда при подготовке рабочего места и первичном допуске бригады к работе в электроустановках по наряду-допуску и распоряжению
10.1. Не допускается изменять предусмотренные нарядом-допуском мероприятия по подготовке рабочих мест, а именно: выполненные до начала работ технические мероприятия для предотвращения воздействия на работающего опасного и вредного производственного фактора на рабочем месте.
При возникновении сомнения в достаточности и правильности мероприятий по подготовке рабочего места и в возможности безопасного выполнения работы подготовка рабочих мест должна быть прекращена, а намечаемая работа отложена до выдачи нового наряда-допуска, предусматривающего технические мероприятия, устраняющие возникшие сомнения в безопасности.
10.2. В тех случаях, когда производитель работ совмещает обязанности допускающего, подготовку рабочего места он должен выполнять с одним из членов бригады, имеющим группу III по электробезопасности (за исключением случаев, предусмотренных пунктом 42.5 Правил).
10.3. Допускающий перед допуском к работе должен убедиться в выполнении технических мероприятий по подготовке рабочего места путем личного осмотра, по записям в оперативном журнале, по оперативной схеме и по сообщениям оперативного, оперативно-ремонтного персонала задействованных в работе подразделений, организаций.
10.4. Ответственный руководитель и производитель работ или наблюдающий перед допуском к работе должны выяснить у допускающего, какие мероприятия осуществлены при подготовке рабочего места к выполнению работ, и совместно с допускающим проверить эту подготовку путем личного осмотра в пределах рабочего места.
При отсутствии оперативного персонала, но с его разрешения, проверку подготовки рабочего места к выполнению работ ответственный руководитель работ совместно с производителем работ могут выполнять самостоятельно.
10.5. Допуск к работе по нарядам-допускам и распоряжениям должен проводиться непосредственно на рабочем месте.
Допуск к работе по распоряжению в тех случаях, когда подготовка рабочего места не нужна, проводить на рабочем месте необязательно, а на ВЛ, ВЛС и КЛ – не требуется.
10.6. Допуск к работе проводится после проверки подготовки рабочего места. При этом допускающий должен проверить соответствие состава бригады составу, указанному в наряде-допуске или распоряжении, по именным удостоверениям членов бригады; доказать бригаде, что напряжение отсутствует, демонстрацией установленных заземлений или проверкой отсутствия напряжения, если заземления не видны с рабочего места, а в электроустановках напряжением 35 кВ и ниже (где позволяет конструктивное исполнение) – последующим прикосновением рукой к токоведущим частям.
10.7. Началу работ по наряду-допуску или распоряжению должны предшествовать целевые инструктажи, предусматривающий указания по безопасному выполнению конкретной работы в электроустановке, охватывающие категорию работников, определенных нарядом-допуском или распоряжением, в последовательной цепи от работника, выдавшего наряд-допуск, отдавшего распоряжение, до члена бригады или исполнителя.
Без проведения целевых инструктажей допуск к работе не разрешается.
Целевые инструктажи при работах по наряду-допуску проводят:
- Работник, выдающий наряд-допуск, – ответственному руководителю работ или, если ответственный руководитель не назначается или совмещает обязанности выдающего наряд-допуск, производителю работ или наблюдающему
- Допускающий – ответственному руководителю работ, производителю работ или наблюдающему и членам бригады, если ответственный руководитель не назначается – производителю работ или наблюдающему и членам бригады
- Ответственный руководитель работ – производителю работ или наблюдающему и членам бригады, если ответственный руководитель не назначается, то производитель работ или наблюдающий – членам бригады
- Производитель работ или наблюдающий – членам бригады
Целевые инструктажи при работах по распоряжению проводят:
- Работник, отдающий распоряжение производителю или наблюдающему или непосредственному исполнителю работ
- Допускающий – производителю работ или наблюдающему, членам бригады (исполнителям)
- Производитель работ – членам бригады
Любые документы фирмы – кадровые, бухгалтерские, налоговые и т.д. – подлежат хранению. Сроки их хранения различны и регламентируются законом.
Не являются исключением и документы по охране труда. Они образуются у любого работодателя, создающего для своих работников условия, способствующие сохранению их жизни и здоровья в процессе работы. Объемы такой документации зависят от множества факторов: степени ответственности работодателя перед сотрудниками, масштабов его деятельности, наличия или отсутствия вредных и опасных условий труда и многого другого.
Поскольку хорошее здоровье человека является важным условием его жизни, любые вредные факторы, воздействующие на него во время трудовой деятельности, должны находиться под особым контролем. А вся документация, связанная с процессом охраны труда, должна сохраняться в течение определенного времени.
Максимальный период, в течение которого отдельные документы по охране труда не могут быть уничтожены, равен продолжительности жизни человека. Но не все документы нужно хранить так долго. Чтобы сориентироваться в сроках хранения, необходимо обратиться к специальным нормативным документам.
ВАЖНО! Сроки хранения документов по охране труда указаны в п. 7.3 Перечня типовых архивных документов, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558. Подробнее о сроке хранения документов по охране труда расскажем далее.
Как производится заполнение журнала учета инструктажей по пожарной безопасности
Пример заполнения журнала обучающих противопожарных мероприятий даст вам все необходимые сведения. Пользуясь им, вы не допустите ошибок.
Прежде всего оформляется обложка данного учетного документа. В самом вверху страницы следует указать полное официальное название предприятия, а внизу страницы указать номер тома.
Общее количество страниц, срок хранения и даты начала и окончания ведения журнала должны быть указаны в тот момент, когда документ будет передаваться на хранения. Тогда же документ удостоверяется завещательной подписью.
Обратите внимание, если вы предполагаете бланк журнала с сайта «Кадровое дело», то вся детальная информация по заполнению будет дана в инструкции, находящейся под обложкой. В частности, там приведен пример заверительной надписи, дана краткая информация о назначении данного журнал и приведен пример заполненной страницы.
Следующий этап заполнения журнала — внесение данных о сотрудниках, осуществляющих регистрацию проведенных занятий. Как правило, данную процедуру производит инструктор по пожарной безопасности, если данная позиция предусмотрена штатным расписанием компании, в противном случае данные об ответственных сотрудниках вносит либо руководитель предприятия, либо сотрудник службы охраны труды, которому это будет поручено. Законодательство не содержит четких инструкций по этом поводу. Как правило, в небольших организациях журнал учета инструктажей ведет сам руководитель или его заместитель.
Читать дальше: Если есть кадастровый паспорт нужно ли межевание
Данные о прохождении инструктажа должны быть внесены в журнал сразу после того, как он был пройден. Особое внимание уделите наличию подписей инструктируемых сотрудников. Они должны находится рядом с подписью инструктора. Точная дата проведения занятия также является важным условием грамотного заполнения документа. Журнала учета инструктажей других видов — повторного, первичного, целевого и внепланового заполнятся по той же схеме, что была приведена выше.
Важно иметь в виду, что ответственность за надлежащее оформление и ведение данного учетно документа лежит на сотруднике, имеющем опыт и соотвествующие компетенции в данной сфере. Приказ руководителя компании является тем документом, которым назначается ответственный за пожарную безопасность. Это же должностное лицо отвечает за ведение всего пакета документов, связанных с данной областью.
Всегда следите за правильным заполнением журнала и наличием всех подписей перед плановым визитом инспектора по пожарному надзору.
Форма наряда допуска на огневые работы показан на фото ниже. Это документ, который дает разрешение на проведение работ, связанных с повышенной пожарной опасностью. Выдают его только высококвалифицированным работникам, которые прошли специальное обучение (профильное техническое), получив удостоверение (диплом или аттестат), а также прошедшие обучение пожарно-техническому минимуму.
Утверждает наряд-допуск, как уже говорилось выше, или должностное лицо объекта, или лицо, отвечающее за ПБ на объекте. Это к вопросу, кто выдает наряд допуск на огневые работы на предприятии. Что касается контроля проводимых операций, связанных с огнеопасностью, то здесь большое количество сотрудников: начальник цеха, начальник смены, в которых проводятся данный вид мероприятий, ответственный на противопожарную безопасность предприятия.
Наряд-допуск оформляется на стандартном бланке, он узаконен правилами пожарного режима от 2012 года (приложение №4). Ничего сложного в оформлении документа нет. Рассмотрим, как это надо делать правильно.
Оформление перерывов в работе.
При перерывах в работах на протяжении рабочего дня бригада всем составом выводиться с рабочего места. Двери помещений и ограждений закрывается на замок. Плакаты, ограждения, заземления остаются на месте. Наряд остается у руководителя работ. Допуск бригады к работе после такого перерыва осуществляется руководителями работ без оформления в наряде. С разрешения руководителя работ возможна кратковременная отлучка членов бригады. Количество членов бригады, оставшихся на рабочем месте должно быть не менее двух, включая руководителя работ. При перерывах в работе по окончанию рабочего дня бригада всем составом выводиться с рабочих мест. Плакаты ограждения, заземления остаются на месте, двери закрываются на замок.
Окончание работы каждого дня оформляется в таблице 4 наряда подписью руководителя работ, который сдает наряд оперативному работнику, а при его отсутствии оставляет наряд в папке действующих нарядов.
Повторный допуск в последующие дни осуществляет допускающий. Руководитель работ с разрешения допускающего может самостоятельно допустить бригаду к работе на подготовленное место.
Перед повторным допуском бригады на рабочее место руководитель работ должен убедиться в наличии необходимых заземлений, ограждений, плакатов и т.д.
Как обеспечить защиту документов от порчи
Практически все документы по охране труда ведут в бумажном формате. Документы расследования несчастных случаев могут содержать в себе не только бумаги, но и рентгеновскую пленку, грампластинки, так и СД диски, ведь в материалы по расследованию НС присоединяют все источники информации, которые рассматривала комиссия, и которые не являлись вещественными доказательствами в суде, подлежащими уничтожению или возврату потерпевшим.
Известно, что бумажные документы необходимо оберегать от влияния самых разнообразных физических факторов: воды, огня, света и плесени. Со временем любая бумага и печать на ней неизбежно утрачивает свой первозданный вид под влиянием факторов окружающей среды.
Наименее устойчивыми к хранению относятся рукописные записи, нанесенные гелевыми ручками, а в машинописном тексте – копии.
Все документы, подлежащие архивному хранению, должны быть осмотрены ЭПК, на предмет наличия следов порчи. К ним относятся:
Особое внимание необходимо уделить документам с повышенными сроками хранения. Во время работы ЭПК следует обратить внимание на условия хранения документов, а также на указанные нами выше признаки повреждения документов.
ЭПК – экспертно-проверочная комиссия для осуществления контроля за отбором документов, чьи сроки истекли, к уничтожению.
Таким образом, архивные документы должны храниться в сухих и проветриваемых помещениях, не подвергаемых воздействию атмосферных осадков, не затопленных, желательно без окон, но с вентиляцией.
Документы по охране труда: сроки хранения журналов, инструкций и других документов по охране труда
Локальные нормативные акты подлежат хранению. Срок хранения установлен Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Этот приказ является обязательным для всех работодателей, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности. Номенклатура дел охраны труда должна быть составлена с указанием в разделе 7.3 Перечня сроков хранения.
Следует учесть, что Росархив не является федеральным исполнительным органом по охране труда, поэтому допускает устаревшие, ненужные формулировки. Например, в пункте 408 приказа указано, что в организации должны храниться 5 лет «Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)». При этом сертификация работ по ОТ не регламентирована ТК РФ и другими НПА, следовательно, такие сертификаты вести и хранить не требуется. При этом можно организовать хранение копий сертификатов и деклараций на смывающие средства и спецодежду 5 лет.
Эти документы понадобятся, если вы соберетесь возмещать затраты на предупредительные меры в ФСС, или если к вам придет проверка ГИТ. Также и в личных карточках выдачи СИЗ и смывающих нужно указывать №№ сертификатов или деклараций, поэтому копии всегда нужно хранить под рукой.
III. Охрана труда при оперативном обслуживании и осмотрах электроустановок
3.1. Оперативное обслуживание электроустановок должны выполнять работники субъекта электроэнергетики (потребителя электрической энергии), из числа оперативного и оперативно-ремонтного персонала, а также работники из числа административно-технического персонала в случаях предоставления соответствующих прав оперативного (оперативно-ремонтного) персонала, имеющие V группу по электробезопасности при эксплуатации электроустановок выше 1000 В, IV группу по электробезопасности при эксплуатации электроустановок до 1000 В.
Право оперативного обслуживания предоставляется административно-техническому персоналу на основании ОРД организации (обособленного подразделения).
3.2. В электроустановках напряжением выше 1000 В работники из числа оперативного персонала, единолично обслуживающие электроустановки, и старшие по смене должны иметь группу по электробезопасности не ниже IV, остальные работники в смене – группу не ниже III.
В электроустановках напряжением до 1000 В работники из числа оперативного персонала, единолично обслуживающие электроустановки, должны иметь группу по электробезопасности не ниже III.
3.3. При осмотрах электроустановок, перемещении техники и грузов не допускается приближение людей, гидравлических подъемников, телескопических вышек, экскаваторов, тракторов, автопогрузчиков, бурильно-крановых машин, выдвижных лестниц с механическим приводом (далее – механизмы) и технических устройств цикличного действия для подъема и перемещения груза, гидравлических подъемников, телескопических вышек (далее – подъемные сооружения), а также токопроводящей части стрелы при использовании подъемника (вышки) с изолирующим звеном к находящимся под напряжением неогражденным или неизолированным токоведущим частям на расстояния менее указанных в таблице №1.
Таблица №1. Допустимые расстояния до токоведущих частей электроустановок, находящихся под напряжением
| Напряжение электроустановок, кВ | Расстояние от работников и применяемых ими инструментов и приспособлений, от временных ограждений, м | Расстояния от механизмов и подъемных сооружений в рабочем и транспортном положении от стропов, грузозахватных приспособлений и грузов, м |
|---|---|---|
| ВЛ до 1 | 0,6 | 1,0 |
| Остальные электроустановки: | ||
| до 1 | не нормируется (без прикосновения) | 1,0 |
| 1-35 | 0,6 | 1,0 |
| 60 (постоянный ток) – 110 | 1,0 | 1,5 |
| 150 | 1,5 | 2,0 |
| 220 | 2,0 | 2,5 |
| 330 | 2,5 | 3,5 |
| 400 (постоянный ток) – 500 | 3,5 | 4,5 |
| 750 | 5,0 | 6,0 |
| 1150 | 8,0 | 10,0 |
Оформление перерывов в работе.
При перерывах в работах на протяжении рабочего дня бригада всем составом выводиться с рабочего места. Двери помещений и ограждений закрывается на замок. Плакаты, ограждения, заземления остаются на месте. Наряд остается у руководителя работ. Допуск бригады к работе после такого перерыва осуществляется руководителями работ без оформления в наряде. С разрешения руководителя работ возможна кратковременная отлучка членов бригады. Количество членов бригады, оставшихся на рабочем месте должно быть не менее двух, включая руководителя работ. При перерывах в работе по окончанию рабочего дня бригада всем составом выводиться с рабочих мест. Плакаты ограждения, заземления остаются на месте, двери закрываются на замок.
Окончание работы каждого дня оформляется в таблице 4 наряда подписью руководителя работ, который сдает наряд оперативному работнику, а при его отсутствии оставляет наряд в папке действующих нарядов.
Повторный допуск в последующие дни осуществляет допускающий. Руководитель работ с разрешения допускающего может самостоятельно допустить бригаду к работе на подготовленное место.
Перед повторным допуском бригады на рабочее место руководитель работ должен убедиться в наличии необходимых заземлений, ограждений, плакатов и т.д.
Срок действия, продление и хранение
Средний срок действия наряда составляет 15 дней. Но эта цифра может меняться в зависимости от характера осуществляемых работ.
Для проведения ряда последовательных действий одного типа, для каждого из них выдается допуск на 1 день. Если речь идет про огневые работы, то действие наряда ограничивается одной сменой.
Важно! Продлить действие документа можно только разово еще на 15 календарных дней. Данными полномочиями обладает лицо, выдавшее предыдущий наряд.
После завершения работ документ должен храниться на предприятии не менее тридцати дней после окончания его действия. В случае аварии на производстве при осуществлении работ по наряду, данная документация должна быть приложена к материалам по расследованию инцидента. Срок хранения будет продлен на 45 лет.
Определены сроки хранения документов по охране труда
Следует учесть, что Росархив не является федеральным исполнительным органом по охране труда, поэтому допускает устаревшие, ненужные формулировки.
Организация самостоятельно определяет и применяет меры безопасности для регулирования безопасности работ повышенной опасности.
При производстве работ повышенной опасности в зоне действующих агрегатов с жидким металлом выдающий наряд-допуск обязан назначить из числа специалистов технологического персонала цеха ответственного работника за своевременный вывод ремонтного персонала в безопасное место во время перевозки, заливки, продувки, выпуска жидкого металла и последующий допуск ремонтного персонала к производству работ.
Работы по обслуживанию оборудования проводятся на основании требований, установленных в производственной документации.
Какой срок хранения установлен для журналов по нарядам и распоряжениям
Подписи работников, проведшего и получившего инструктаж К работе присту-пили (дата, время) Работа закон-чена (дата, время) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 При работах по нарядам в журнале оформляется только первичный допуск к работам и указываются номер наряда, место и наименование работы, дата и время начала и полного окончания работы (графы 2,3,9 и 10); при работах по распоряжению должны быть оформлены все графы журнала, за исключением графы 2 (номер наряда). Форма журнала может быть дополнена или видоизменена. Допускается учёт работ по нарядам и распоряжениям вести иным образом, установленным руководителем организации, при сохранении сведений, содержащихся в графах формы журнала.
Потребителя Кто должен осуществлять замену и плановую поверку электрических счетчиков? Собственник приборов учета по согласованию с энергоснабжающей организацией Кто должен осуществлять установку и замену измерительных трансформаторов тока и напряжения? Персонал Потребителя по согласованию с энергоснабжающей организацией В какие сроки необходимо проводить поверку расчетных средств учета электрической энергии? В сроки, указанные государственными стандартами, а также после ремонта указанных средств Какой допустимый класс точности должен быть у расчетных счетчиков активной электроэнергии для непромышленных объектов? 2,0 В каком случае допускается применять нестандартизированные средства измерений? Если эти средства прошли метрологическую аттестацию в установленном порядке Лучшие изречения: Сдача сессии и защита диплома — страшная бессонница, которая потом кажется страшным сном.
Когда документы можно не хранить
Любой приказ, распоряжение, инструкцию, акт или иной документ, связанный с обеспечением нормальных условий труда, работодатель обязан сохранять. При этом не имеет значения, оформлены эти документы по унифицированной форме или имеют произвольный вид.
Подробнее об унифицированных формах учетных документов вы можете узнать из материалов, размещенных на нашем сайте, например из статьи «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».
Периоды хранения, закрепленные в перечне, утв. приказом № 558, можно условно разделить на следующие группы:
- В течение 1 года надлежит хранить списки (ведомости) выдачи спецодежды и спецпитания.
- 3-летний период хранения отведен для журналов учета исполнения постановлений о штрафах, регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил, докладных записок и иной переписки об обеспечении работников спецодеждой.
- 5 лет надлежит сохранять следующие документы по охране труда: акты предписания по ТБ, планы мероприятий по улучшению условий труда, сведения (акты, отчеты) о причинах заболеваемости сотрудников и др.
- Целое десятилетие невозможно будет уничтожить журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ, доклады о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профзаболеваниях и др.
- Период длиной в 45 лет определен для хранения положений, протоколов, связанных с аттестацией рабочих мест по условиям труда.
- 75-летний отрезок отведен для хранения списков работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; их табелей и нарядов; актов расследования профзаболеваний и др.
О том, какие условия труда расцениваются как вредные, читайте в материале «Что относится к вредным условиям труда (нюансы)?».
Для отдельных документов по охране труда определенные сроки не установлены – их придется сохранять постоянно (например, журналы регистрации несчастных случаев) или надлежит хранить до замены новыми (к примеру, правила по охране труда работающих инвалидов).