Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное оформление учета заработной платы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Независимо от того, как ведется учет рабочего времени, ответственность за его организацию автоматически возлагается на работодателя, то есть директора компании. Конечно, маловероятно, что он будет составлять и подсчитывать часы по табелям самостоятельно.
Понятие рабочего времени
Рабочее время – это период, который определяется как отрезок между начальным и конечным моментами, установленными трудовым распорядком. Работник обязан выполнять рабочие функции в течение рабочего времени с перерывом на обед. Законодательство не позволяет сокращать период рабочего времени, установленный договором и правилами внутреннего распорядка, на любые промежутки, когда работник отсутствует на рабочем месте, например, перекуры, посещение врача, присутствие на собраниях трудового коллектива.
У работодателя нет законных оснований, чтобы отражать подобные перерывы в табеле учета рабочего времени и на этом основании уменьшать оплату труда. Законодательство устанавливает стабильную 40-часовую рабочую неделю, которую нельзя произвольно сокращать. Исключения допустимы, если в компания применяет суммированный учет рабочего времени, или в случае, когда нормальная продолжительность увеличивается (не более чем до 40 часов в неделю) с выплатой работнику денежной компенсации, устанавливаемой отдельным приказом руководства. Порядок изменения продолжительности рабочего времени закрепляется отраслевыми соглашениями и коллективными договорами. Письменное согласие работника – обязательно условие.
Сверхурочная работа и требования к ее документированию
Согласно статье 99 Трудового кодекса, сверхурочной считается работа за пределами нормальной продолжительности рабочего дня. Сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени определяется как работа сверх установленного количества рабочих часов за учетный период.
Закон разрешает сверхурочную работу в несколько ситуация:
- если существует угроза порчи имущества, причинение ущерба жизни или здоровью людей;
- если необходимо восстановить механизмы, нерабочее состояние которых приведет к простоям значительных групп работников;
- если требуется продолжить работу при неявке сменщика в случаях, когда рабочий процесс не может прерываться и работодатель должен принять незамедлительные меры по замене работника.
Это график, который применяется для упорядочивания и организации учета рабочего времени персонала на предприятии. Он предусматривает сразу ряд аспектов. Среди них:
- Длительность трудовой недели. Допускается несколько вариантов на усмотрение руководства. Первый – 5 будних дней и 2 выходных. Кроме того, нередко применяется модель 6/1. Можно также прибегнуть к использованию гибкого расписания.
- Протяженность смены (в том числе, для неполной занятости).
- Момент начала и окончания исполнения подчиненным своих непосредственных обязанностей.
- Продолжительность перерывов, их график.
- Число смен, в которое осуществляется производство.
- Группы сотрудников, для которых предусмотрен ненормированный режим.
Методы, как вести учет рабочего времени сотрудников
Вариантов, как можно осуществлять описанную в статье процедуру, существует немало. В этом разделе будут разобраны наиболее распространенные.
Первый – бумажный журнал. Это «классический» подход, который используется на протяжении многих десятилетий. Его суть заключается в том, что информация хранится на бумажных носителях. Хотя многие организации до сих пор пользуются ими, такой тип уже устарел.
Другой выход – видеонаблюдение. Оно может быть автоматизированным или предусматривать наличие сотрудника за пультом. Второй вариант делает систему более эффективной. Работник будет отслеживать соблюдение внутреннего распорядка и фиксировать нарушения со стороны персонала. Преимущество такого подхода в возможность оценить продуктивность каждого специалиста в выполнении задач. Минус – необходимость закупать дополнительное оборудование.
Документальное оформление учета рабочего времени
В целях контроля состояния трудовой дисциплины и начисления заработной платы, учета отработанного времени в организациях ведут табельный учет рабочего времени. Он обеспечивает контроль за фактически отработанным каждым работником временем и его недоиспользованием.
Продолжительность ежедневной работы (смены), порядок предоставления дней отдыха и другие вопросы использования рабочего времени предусматриваются графиками работы, утвержденными администрацией по согласованию с местной профсоюзной организацией. В условиях полутора- и двухсменной работы предприятия может применяться ленточный график, при котором работники выходят на работу не все одновременно, а группами в разные часы на протяжении рабочего дня. При этом разрешается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за месяц не превышала нормального числа рабочих часов, установленного для данной категории работников.
Документальное оформление расчетов по оплате труда
Краткий теоретический материал по расчетам с персоналом по оплате труда
Расчеты с персоналом по оплате труда составляют значительную часть комплекса расчетных операций, а сумма начисленной заработной платы и страховых взносов в государственные внебюджетные фонды включаются в себестоимость продукции (работ, услуг).
К основным задачам по учету труда и его оплаты относят:
· точный учет личного состава работников, отработанного ими времени и объема выполненных работ;
· правильное исчисление суммы заработной платы и удержаний из нее;
· учет расчетов с работниками организации, бюджетом, органами Социального страхования, Пенсионным фондом РФ и фондом Обязательного Медицинского страхования.
Объектами учета являются следующие обязательства:
· обязательства по начислению и выплате заработной платы;
· удержание налога на доходы с физических лиц и перечисление начисленных сумм в бюджет;
· обязательства по хранению и выплате депонентских сумм, возникающих из-за неполучения заработной платы некоторыми работниками в установленные сроки;
· начисление и перечисление средств на социальное и медицинское страхование, пенсионное обеспечение в соответствующие фонды;
· начисление и выплата пособий по временной нетрудоспособности и др. обязательствам персоналу организации;
· удержание и перечисление по назначению различных сумм по требованиям к отдельным лицам или по их просьбе.
Расчеты по начислению заработной платы, удержаниям из нее и отражение в учете расчетных операций проводятся в последовательности:
· документальное оформление отработанного времени, объема выполненных работ и др. данных, свидетельствующих о выполнении определенных условий, по которым начисляется заработная плата;
· начисление и отражение заработной платы и удержаний из заработка на счетах бухгалтерского учета;
· определение денежной суммы, подлежащей выплате каждому работнику;
· начисление страховых взносов во внебюджетные фонды;
· выплата заработной платы работникам организации;
· перечисление налога на доходы физических лиц в бюджет, страховых взносов во внебюджетные фонды;
· учет заработной платы, не выплаченной отдельным работникам.
Документальное оформление расчетов по оплате труда
Работодатель обязан вести отчетность, подтверждающую обязательства по начислению заработной платы и удержаний из нее.
Для отражения расчетов по заработной плате на счетах бухгалтерского учета составляют ведомости начисления и распределения заработной платы, которые разрабатывают на основе группировки показателей следующих первичных учетных документов:
· документы по учету численности работников организации и их движению;
· первичные документы по учету использования рабочего времени;
· учет выработки продукции, выполненных работ и оказанных услуг;
· формы аналитического учета к счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» для расчета заработной платы всем категориям работников и выплат по заработной плате.
Начисление заработной платы и других видов оплат за текущий месяц производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени, сдельным нарядам и прочим документам.
Документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда должны оформляться согласно унифицированным формам первичных документов, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Способы учета рабочего времени и их особенности
Заработная плата служит основным средством мотивации работников, стимулом работать более эффективно и качественно. Минимальный размер оплаты труда работников предприятий всех организационно-правовых форм устанавливается законодательством.
Сотрудники компании, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, имеют право работать на условиях неполного рабочего времени. При этом они получают и детское пособие, и зарплату.
В случае если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Положения, суммы принимаемых в расчет премий и вознаграждений определяются пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде. Исключение составляют премии, начисленные за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячные, ежеквартальные и др.).
Кто заполняет табель учёта рабочего времени
Крупные организации иногда вводят отдельную должность табельщика. Его обязанность – вести учёт рабочего времени коллег. Он ежедневно вносит данные, по окончании учётного периода подводит итоги, подписывает документ сам и у руководителя (либо главы структурного подразделения), а после передаёт специалисту по расчёту зарплаты.
Главное в работе табельщика – ведение записи фактически отработанных каждым сотрудником часов, фиксация пропусков и внесение этих данных в табель рабочего времени с соответствующими кодами. От этого будет зависеть верность расчёта заработной платы.
Однако самостоятельную штатную единицу для ведения табеля позволяют себе далеко не все организации. Эти функции могут быть закреплены за любым членом коллектива или за несколькими. Если в трудовом договоре или должностной инструкции конкретного работника не прописаны обязанности по ведению этого документа, надо издать соответствующий приказ.
Учет использования рабочего времени
Учет использования рабочего времени ведется в табелях учета рабочего времени. Табели открываются по организации в целом (небольшие предприятия) или по ее структурным подразделениям и категориям работающих. Они необходимы не только для учета использования рабочего времени всех категорий работающих, но и для контроля за соблюдением персоналом установленного режима рабочего времени, расчетов с ним по заработной плате и получения данных об отработанном времени.
Табель составляется табельщиком или мастером, или лицом, на это уполномоченным, и передается в расчетный отдел бухгалтерии два раза в месяц: для корректировки суммы выплаты за первую половину месяца (аванс) и для расчета заработной платы за месяц. Учет явок на работу и использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации, т. е. отметки всех явившихся, неявившихся, опозданий и т. п., или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.). На титульном листе табеля даны условные обозначения отработанного и неотработанного времени. Количество дней и часов указывается с одним десятичным знаком. При ручной обработке учетных данных пользуются буквенным или цифровым кодом, а при механизированной — цифровым.
Табели составляются в одном экземпляре и после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т. п.).
Заработная плата начисляется в лицевом счете, в расчетной ведомости или расчетно-платежной ведомости. Лицевой счет рекомендуется применять в любых организациях для отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды. Он применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты. На основании данных лицевого счета составляется расчетная ведомость.
Удержания из заработной платы
Бухгалтерия предприятия не только производит начисления заработной платы, но и удержания из нее.
Все виды удержаний и вычеты можно подразделить на:
- обязательные удержания;
- удержания по инициативе организации.
К обязательным удержаниям относятся: налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам и нотариально заверенным соглашениям в пользу юридических и физических лиц.
К удержаниям по инициативе организации относятся:
- суммы, полученные в подотчет и своевременно не возвращенные;
- непогашенные своевременно займы ;
- за ущерб, нанесенный производству;
- за порчу, недостачу или утерю материальных ценностей;
- за форменную одежду;
- суммы, излишне выплаченные вследствие арифметических ошибок;
- денежные начеты и др.
Организация труда и заработной платы
Заработная плата служит основным средством мотивации работников, стимулом работать более эффективно и качественно. В основе многих систем мотиваций лежит механизм повышенной оплаты сверхурочно отработанного времени.
В терминах закона заработная плата — это совокупность вознаграждений, которые получает сотрудник за выполнение трудовых функций. Согласно законодательству, зарплата должна выплачиваться в денежных формах. Для этого предприятию требуется создать зарплатный фонд. Это общая сумму, которая распределяется между сотрудниками в зависимости от количественных показателей труда. Натуральная оплата труда, принятая в период перестройки экономики, сегодня практически исключена из трудовых отношений.
Начисление заработной платы невозможно производить без учета личного состава. Трудовое законодательство предусматривает целую систему документов по учету персонала. Кадровый учет начинается с подписания контракта и оформления приказа о приеме на работу. В контракте учитываются такие значимые параметры, как срочность или бессрочность контракта, права и обязанности работника и нанимателя, режим рабочего времени (нормированный или ненормированный), продолжительность отпуска. На основе контракта (трудового договора) руководитель организации или обособленного подразделения издает приказ. В приказе указывается должность, режим рабочего времени (полный или сокращенный рабочий день), другие значимые параметры.
После официального оформления и подписания контракта на сотрудника заводят личную карточку, где указывается табельный номер работника. В дальнейшем личный номер будет ставиться во всех документах, имеющих отношение к работнику.
Табельная система является одним из основных механизмов учета рабочего времени. Отработанное время отражается в документе утвержденной формы N Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы».
Табельный учет предполагает отражение всех фактов соблюдения и нарушения трудового распорядка, в том числе опозданий и задержек на рабочем месте. На практике в табеле учета рабочего времени чаще всего указываются только полностью отработанные дни и периоды на бюллетене. Это связано с тем, что система оплаты труда, установленная Трудовым кодексом, не дает возможности учитывать опоздания как основание для неначисления или снижения заработной платы.
Работодателям рекомендует вести учет рабочего времени с внедрением системы электронных пропусков, которые фиксируют фактический период нахождения сотрудника на работе. Это позволяет использовать повременную схему оплаты труда. Однако на практике все расчеты ведутся на основе предположения о полностью отработанном рабочем дне или смене.
Табель ведет уполномоченный сотрудник кадровой службы или бухгалтерии. Данные в табель заносятся на основании информации из документов, к которой относятся больничные листы, приказы об убытии в командировки, о предоставление отпуска, о выполнении государственных и общественных обязанностей, например, исполнении обязанностей присяжного заседателя. Если табель учета рабочего времени ведут в электронной форме, в конце месяца его необходимо распечатать и заверить подписью руководителя. Отсутствие документов в бумажном виде — достаточное основание для замечания при проверке.
Периоды, когда работник не исполняет обязанности, также требуют грамотного документального оформления. Например, на время болезни необходимо оформить листок учета нетрудоспособности в установленном порядке. Если предприятие, цех или отдельна линия простаивают, правоотношения оформляются приказом о простое, и зарплата начисляется в меньшем размере.
Законное применение к сотруднику мер дисциплинарной ответственности за прогулы или опоздания требует оформление отдельных документов, в частности актов комиссии, подтверждающей отсутствие на рабочем месте. Важно: российское законодательство не дает возможности использовать данные документы как основание для перерасчета заработной платы в сторону уменьшения, допустимо снижать только премиальную часть.
Законодательство обязывает работодателя вместе с заработной платой выдавать сотрудникам расчетные листки, где четко прописать, из чего складывается полученная работником на руки сумма. Зарплату получают не реже чем два раза в месяц, однако выдавать расчетный листок разумнее один раз, при выплате заработной платы за месяц, а не при выплате заработной платы за первую половину текущего месяца, так как во втором случае расчет, указанный в листке, может быть неполным и не отражать достоверно происхождение выплаченной суммы.
Расчетный листок не имеет регламентированной формы, поэтому организация должна самостоятельно разработать ее, основываясь, например, на формах Т-12 или Т-51. Или создать полностью свою форму, которую следует закрепить в учетной политике. В расчетном листке обязательно должны быть указаны все части заработной платы: оклад, премия, надбавки, бонусы, выплаты по больничным листам и так далее. Необходимо указать все удержания: НДФЛ, алименты, штрафы и прочее. В итоге должна получиться сумма к выплате, которую работник и получает на руки вместе с расчетным листком.
Расчетный листок по согласованию с сотрудником может быть выдан как в бумажном виде, так и в электронном, путем пересылки на электронную почту работника.
Виды учёта рабочего времени
Итак, руководство обязано фиксировать отработанные часы. Но закон не настаивает на конкретном способе. Поэтому бизнес может выбрать собственный метод. Вариантов учёта несколько.
Классификация и учет личного состава
Месячные тарифные оклады (ставки) работников определяются путём умножения тарифных коэффициентов на установленный размер тарифной ставки 1-го разряда.
В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).
В организациях, где применяется сдельная форма оплаты труда, основанием для начисления зарплаты являются документы, в которых отражается учёт выработки. Это могут быть различные специализированные или типовые наряды, карты учёта выработки, заказы-наряды, маршрутные листы или другие документы.
В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур. То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист).
Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником.
Ведение данных документов по учету труда и его оплаты обязательно для всех работодателей. Данные документы могут запросить представители Федеральной инспекции труда при проверке выплаты заработной платы.
При прямой сдельной системе оплаты труда заработная плата определяется умножением установленной расценки на объем выполненной работы или количество единиц изготовленной продукции.
В организации установлена сдельно-прогрессивная система оплаты труда. В сентябре 2009 г. работник изготовил 600 ед. продукции. Сдельная расценка за единицу продукции: до 300 ед. – 13 руб., от 301 до 400 ед. – 14 руб., от 401 до 500 ед. – 15 руб., от 501 и выше – 16 руб.
Косвенно-сдельная система оплаты труда применяется, как правило, для оплаты труда обслуживающего персонала организации. При этой системе заработок рабочего обслуживающего цеха ставится в прямую зависимость от результатов труда рабочих основного производства, например, определяется в процентах к заработной плате рабочих основного производства.
В статьи калькуляции «Основная заработная плата» и «Дополнительная заработная плата» производственных рабочих включается по каждому виду изделий зарплата, начисленная по сдельным расценкам, со всеми доплатами рабочим, непосредственно занятым в производстве мясных полуфабрикатов.
Нормативное количество дней отпуска в году не может быть менее 28 календарных дней, а для сотрудника в возрасте до 18 лет его продолжительность составляет 31 календарный день. В зависимости от профиля организации (образовательные, научные, с вредными условиями труда) количество дней отпуска может быть до 56 дней в году. Следует различать основной отпуск и дополнительный.
Так, 02.05.2017 цех изготавливал котлеты мясные «Охотничьи», котлеты мясные «Славянские» и зразы рубленые с грибами. Объем приготовленного фарша указан в графах 4, 5, 10. Объемы работ за каждый день просуммированы в графе «Итого». Всего за 02.05.2017 объем работы — 300 кг.