Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На сегодняшний день нет стандартного унифицированного образца приказа о служебном расследовании в отношении провинившегося работника. Предприятия и организации могут писать его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри предприятия, исходя из его потребностей (в этом случае форма приказа должны быть утверждена в четной политике фирмы).
Приказ о расследовании должен включать в себя ряд основных сведений. Это:
- название компании-работодателя,
- персональные данные сотрудника: его должность, ФИО, информация о случившемся,
- ссылку на основание,
- сведения об ответственных за его исполнение лицах.
Также приказ обязательно должен быть пронумерован и датирован. Ставить печать на документе не обязательно, т.к. с 2016 года требование закона к юридическим лицам (как ранее и к ИП) о применении в работе штампов и печатей отменено.
Служебное расследование в отношении работника
Порядок наложения дисциплинарного взыскания, регламентированный ст. 193 ТК РФ, определяет, что:
- первоначально работодатель затребует от работника письменное объяснение, который последний может представить в течение двух дней. Но он может и отказаться от дачи объяснений, об этом составляется соответствующий акт;
- на основании объяснений работника (актов об отказе в их даче), докладных (служебных) записок непосредственного руководителя, данных систем электронного пропуска и т.п. работодатель решает вопрос о целесообразности привлечения работника к дисциплинарному наказанию из перечня, предусмотренного ст. 192 ТК РФ;
- срок, в течение которого возможно наложение взыскания, не должен превышать по общим правилам одного месяца;
- по окончании изучения собранных материалов и принятии решения о наказании работника издается приказ о наложении дисциплинарного взыскания, который необходимо объявить работнику под роспись.
То есть служебным расследованием дисциплинарного проступка можно считать процесс изучения всех названных выше материалов, доказывающих событие нарушения, его последствия, вину работника, смягчающие обстоятельства и прочие моменты, важные для применения к работнику взыскания.
Прямую обязанность работодателя проводить проверку для установления размера и причин ущерба, причиненного ему работником, устанавливает ст. 247 ТК РФ.
Эта проверка, именуемая практиками служебным расследованием, должна быть проведена обязательно перед принятием решения о возмещении ущерба конкретными работниками.
Проводиться она может комиссией, созданной приказом работодателя, с привлечением специалистов (юрисконсульта, экономиста, кадровика).
В ходе расследования необходимо установить обязательные моменты, без которых невозможно правомерное взыскание ущерба с работника:
- нет ли обстоятельств, исключающих его матответственность (ст. 239 ТК РФ);
- были ли действия/бездействие работника, причинившие вред имуществу работодателя, противоправными (нарушены ли им закон, или условия трудового договора, или иные нормы);
- есть ли его вина (умысел или неосторожность) в ущербе;
- присутствует ли причинная связь между поведением сотрудника и ущербом;
- причинен ли работодателю прямой действительный ущерб.
Размер такого ущерба может быть установлен в ходе инвентаризации путем выявления расхождений между фактическим наличием имущества и данными регистров бухгалтерского учета (ст. 11 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»).
Организация процедуры
Чтобы начать мероприятия по проверке выявленных нарушений, нужно установить их характер. Процесс организации расследования будет различаться при дисциплинарном проступке и нанесении предприятию материального ущерба.
Статья 192 ТК РФ определяет, как правильно провести такое служебное расследование, если был установлен дисциплинарный проступок. Организация мероприятий будет предполагать следующее:
- Получение объяснений со стороны работника. Фиксировать информацию нужно письменно. Если же лицо откажется написать объяснительную записку, то об отказе составляется акт.
- Вынесение решения о дисциплинарном взыскании. Здесь учитывается объяснение сотрудника, мнение непосредственного руководителя, а также иные сведения, подтверждающие факт нарушения.
Кто участвует в служебном расследовании
Обычно служебной проверкой занимается служба безопасности и/или подразделение внутреннего аудита. В небольших компаниях эти функции нередко на себя берет кадровая служба. Как уже говорилось выше, для служебного расследования можно привлекать и сторонних специалистов (юристов, бухгалтеров и т.д.). В расследовании должен участвовать непосредственный начальник работника, в отношении которого оно проводится. При этом важно знать, что для объективности проводимой проверки непосредственный начальник не может быть членом специальной комиссии. Это требование касается и руководителей организации, принимающих решения по вынесению дисциплинарного взыскания. Таким образом, в комиссию могут входить сотрудники службы безопасности и персонала, а также профсоюзной организации. Как правило, в ее составе находится не менее трех человек, возглавляемых начальником службы безопасности.
Ответственность при дисциплинарном проступке
Решение о привлечении работника к дисциплинарной ответственности принимается на усмотрение работодателя. Оно должно быть принято руководителем организации в течение трех дней с момента окончания расследования. Некоторые работодатели ограничиваются мягкими мерами воздействия: проведением бесед, выражением порицания и др. В ТК РФ предусмотрено три вида наказания: замечание, выговор и увольнение по соответствующим основаниям. Другие взыскания к работнику применяться не могут, за исключением работников, в отношении которых действуют специальные уставы и положения о дисциплине труда (ч .5 ст. 189 ТК РФ).
Обязательному привлечению к дисциплинарной ответственности подлежат руководители организации или ее структурного подразделения либо их заместители за нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, условий коллективного договора, соглашения. Если факт нарушения был подтвержден в ходе проверки, должностное лицо должно быть привлечено к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения (ст. 195 ТК РФ).
Решение о дисциплинарном взыскании оформляется приказом (см. Образец 6), в котором определяются виновные должностные лица, наложенные взыскания и основания вынесенного решения.
Если действия сотрудника нанесли серьёзный ущерб компании, также необходимо провести расследование по данному случаю, чтобы установить размер ущерба и определить виновен ли работник, и если именно он допустил или причинил ущерб, то какое наказание должен понести. Ущерб может быть как прямым, так и, к примеру, причинённым вследствие утечки коммерческой тайны, потому и необходимо задействовать комиссию, чтобы точно установить все сопутствующие обстоятельства.
Иногда действия провинившегося могут оказаться более тяжкими, подпадающими даже под статьи Уголовного кодекса, например, хищение. В таком случае работодатель не должен продолжать расследование самостоятельно, предписывается вместо этого обратиться в правоохранительные органы. Никаких полномочий вести следствие самостоятельно в подобных случаях компания не имеет, даже если у неё есть собственная служба безопасности.
Состав и полномочия комиссии
Осуществляет расследование в отношении работника служба безопасности, если в компании она есть; при её отсутствии – кадровый отдел. В комиссию входят сотрудники разных отделов – обычно это служба безопасности и кадровый, а также представитель профсоюза. Чаще всего состав ограничивается именно тремя членами, но иногда в комиссию может входить и большее число людей.
Комиссия имеет право потребовать объяснения от каждого работника, который мог быть причастен к проступку. Это, впрочем, не означает, что работники обязаны их давать. Также она может запрашивать любые документы и привлекать к делу сторонних специалистов.
К примеру, такая необходимость возникает, если требуется определить, был ли работник пьян во время смены. Допустимо и обращение за юридической, аудиторской, инженерной помощью.
Создание комиссии возможно, даже если компания не понесла ущерб, но действия работника могли к нему привести. Иногда она может быть постоянной, но чаще является временной.
Когда проводится служебное расследование
В трудовом законодательстве нет четкого определения по поводу расследований служебного характера. При этом при ряде случаев, например, причинению компании ущерба, такая процедура считается обязательной.
Сам процесс является комплексом мер по выявлению последствий и уточнению вины определенных лиц. Он сопровождается оформление необходимой документации.
Важно! Возложение вины на сотрудника без наличия веских неоспоримых доказательств незаконно. Такие процессы, возможно, обжаловать через судебную систему.
Служебная проверка является стандартной процедурой при наличии государственной службы. Во всех случаях, вне зависимости от формы организации, то есть она может быть частной или бюджетной, процедура может осуществляться при серьезных нарушениях. Среди них выделяют:
- отсутствие на рабочем месте или опоздание;
- причинение ущерба материального типа организации;
- произошло злоупотребление служебным или должностным положением в отношении сотрудников или третьих лиц;
- нарушение трудового или коллективного договора, а также другой документации, включая должностную инструкцию;
- нарушение техники безопасности любого типа;
- распространение закрытых данных, например, информации коммерческого типа;
- взятка или участие в подкупе;
- недостачи, выявленные при инвентаризации или различных проверках;
- получение жалоб на сотрудника со стороны других работников или посторонних лиц.
Перечень включает в себя любые формы нарушений, которые могут повредить организации материально. Дополнительно сюда включают факты с уменьшением репутации компании или структуры. В таких случаях также возможна проверка, по результатам которой будет вынесено решение. Без проведения полноценной процедуры работник не должен быть наказан финансово или аналогичными мерами воздействия.
Что такое служебное расследование?
Ни закон, ни судебная практика не дают однозначного определения понятию «служебное расследование» или «служебная проверка».
Служебная проверка является частью дисциплинарного процесса. Основное ее назначение — сбор и исследование материалов дисциплинарного проступка, совершенного сотрудником.
В ходе служебного расследования устанавливаются причины совершения правонарушения, степень вины сотрудника и размер причиненного им ущерба.
Служебная проверка — внутреннее мероприятие, проведение которого регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами организации.
Привлечение третьих лиц к проведению расследования (аудиторов, переводчиков, экспертов и т.д.) возможно только с их согласия. Не запрещает закон и направление различных запросов в государственные и муниципальные органы.
Без согласия работника нельзя проверять его на полиграфе (детекторе лжи), обыскивать или досматривать.
Срок проведения служебного расследования
Срок проведения служебной проверки законом не установлен. Но привлечение сотрудника к дисциплинарному наказанию возможно не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что срок расследования (от даты обнаружения пропуска и до даты применения взыскания к сотруднику) не должен превышать 1 месяц.
В этот период не включается время, когда сотрудник болел или находился в отпуске и время, необходимое на учет мнения профсоюзной организации.
Максимальный срок проверки, с учетом указанных выше обстоятельств, не должен превышать 6 месяцев. Если проводилась ревизия или аудиторская проверка, срок проверки не должен превышать 2 лет (ч. 4 ст. 193 ТК РФ).
Пошаговая инструкция по составлению приказа
Распоряжение можно условно разделить на три структурные части: шапка документа, основная часть и подписи сторон. Начать следует с заполнения шапки. В ней необходимо будет указать реквизиты организации (полное наименование юридического лица с организационно-правовой формой и так далее). В этом смысле лучше использовать фирменный бланк предприятия, так как на нём уже изначально прописаны эти моменты.
Далее документу присваивается название (приказ о проведении служебного расследования) и выдаётся номер для внутреннего документооборота в рамках предприятия.
Сразу под названием пишется дата составления документа и населённый пункт. На этом заполнение шапки окончено.
Переходя к основной части, отмечаем причину проведения расследования и документ, который является основанием для его проведения (при наличии такового). Это может быть докладная записка на имя руководителя.
Ниже по документу начинаем по пунктам обозначать следующие моменты:
- распоряжаемся провести по факту случившегося инцидента служебное расследование;
- назначаем для этих целей специальную комиссию. В этом же пункте перечисляем полностью состав комиссии с указанием ФИО и должности каждого её участника;
- обозначаем крайние сроки проведения проверки (не более месяца), указываем какие именно документы необходимо будет предоставить по окончанию расследования;
- назначаем ответственное за проведение процедуры лицо. Именно этот сотрудник и будет отчитываться по факту окончания проверки.
Что сделать до составления акта служебного расследования
Акт служебного расследования составляется в тех ситуациях, когда материальный ущерб нанесен работодателю по причине несоблюдения трудовой дисциплины или вследствие каких-либо других действий сотрудников. Однако перед оформлением данного документа необходимо выполнить некоторые действия.
Так, расследование должна проводить специальная комиссия. Чтобы ее создать, руководитель фирмы издает соответствующий приказ. Можно догадаться, лицам, которые причастны к происшествию, запрещено являться членами проверяющей группы. Расследование должно быть проведено в течение одного месяца. Специалисты собирают и рассматривают необходимые документы, получают от некоторых сотрудников объяснительные, в том числе и в письменном виде. Если по каким-то причинам работник отказывается предоставить объяснения, комиссия оформляет соответствующий акт.
Что касается состава комиссии, управленец сам назначает проверяющих. Естественно, это должны быть специалисты, разбирающиеся в данной теме. Например, если было обнаружено хищение имущества, среди участников будут работники бухгалтерского отдела, представители охраны и руководители подразделения, в котором произошло хищение. Хотя каких-то особых требований к членам проверяющей группы не существует. Директор может назначать их по своему усмотрению. Комиссия должна состоять минимум из трех человек.
И уже по результатам тщательной проверки комиссия составляет акт служебного расследования. Сюда вносится вся полученная информация, например, обстоятельства происшествия, его причины, сумма ущерба и другие сведения. В качестве вывода комиссия признает виновного сотрудника.
О служебных расследованиях на предприятиях
Четкое определение служебных расследований в Трудовом кодексе отсутствует. Но на практике предполагают установление фактов, связанных с правонарушением. Процедура имеет свой формализованный порядок.
Внутренние расследования проводят для достижения нескольких целей:
- Своевременное применение взысканий.
- Выявление того, насколько законно само взыскание.
- Установление факта совершения проступка конкретным лицом.
В законодательстве не приводят и конкретного перечня с дисциплинарными взысканиями, внутренними расследованиями. Руководители имеют право самостоятельно контролировать данный вопрос. Их закрепление проводят с помощью локальных нормативных актов.
Случаи, когда применяют взыскания, могут выглядеть так:
- Материальный ущерб работодателю. В этом случае без внутренних расследований не обойтись.
- Нарушение правил по технике безопасности.
- Невыполнение трудовых обязанностей.
- Нарушения в сфере трудовой дисциплины.
Законодательством отводится ровно один месяц на проведение расследования. Период определяется от даты издания приказа. Это установлено статьей 192 ТК Российской Федерации.
Время разбирательства может быть увеличено, если в период его проведения «обвиняемый» сотрудник находился в отпуске или отсутствовал по причине болезни.
Срок не может быть продлен более чем на 6 месяцев.
Если комиссия не сделала выводы до момента истечения срока, сотрудника нельзя привлекать к дисциплинарной ответственности, даже если в последствии итоговое заключение будет не в его пользу.
Если комиссия обнаружила достаточное количество фактов, доказывающих виновность работника, наказание к нему можно применить в течение 6 месяцев со дня оформления заключительного акта.
С чего начинается служебное расследование
Основная задача работодателя при проведении служебного расследования состоит в том, чтобы доказать факт совершения дисциплинарного проступка, установить вину работника и ее степень, характер и размер причиненного вреда.
Дополнительно определяются причины и мотивы совершения дисциплинарного проступка, смягчающие и/или отягощающие обстоятельства, возможности работодателя устранить и предотвратить такие нарушения трудовой дисциплины, меры по привлечению лиц к ответственности.
Перед началом официальной процедуры необходимо позаботиться о том, чтобы факт проступка был документально зафиксирован. Именно этот документ служит основанием для последующей проверки.
Это может быть служебная записка руководителя подразделения, отдела и/или непосредственного начальника. Как правило, она составляется в бумажном виде (см.
Образец 1), но может быть оформлена и в форме электронного документа.
Основание издать приказ о проведении служебного расследования
Причины издания приказа лежат в основе причин проведения проверки. Стал ли факт нарушения трудовой дисциплины или причинения материального ущерба для работодателя значимым? Намерен ли он применить дисциплинарное взыскание? Необходимо лиц ему установить факт и размер ущерба?
Нередко документ включает такую графу, как основание. То есть какой-то документ, который стал основой проверки. Это может быть докладная записка, акт инвентаризации, акт об отсутствии на рабочем месте и т.п.
Руководитель организации должен помнить, что приказ о проведении служебного расследования, процедура и сам итоговый Акт нередко становятся предметом жалоб в трудовую инспекцию. Все нормы трудового права должны быть соблюдены. И, собственно, приказ тоже может стать доказательством в случае обращения в суд.