Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ежегодный отчет СЗВ‑СТАЖ: форма и порядок сдачи». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если штат сотрудников у работодателя по своей численности не превышает 25 человек, отчётность в ПФР следует сдавать только в электронном формате. Сдача отчётности в бумажном виде допускается при условии, что у работодателя менее 25 человек в штате. При этом работодатель вправе выбирать формат: он может представить отчётность как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Штраф за несвоевременную сдачу отчётности в ПФР
Сдача отчётности в Пенсионный фонд РФ осуществляется в установленные законодательством сроки:
- СЗВ-М сдаётся ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчётным;
- СЗВ-СТАЖ нужно представлять ежегодно не позднее 1 марта года, который наступает за отчётным;
- CЗВ-ТД необходимо сдать не позднее, чем на следующий день после приёма на работу или увольнения сотрудника, по другим кадровым изменениям нужно отчитаться до 15 числа следующего месяца.
Если крайний срок приходится на выходной или праздничный день, отчёт нужно сдать на следующий после него рабочий день.
Федеральным законом № 27-ФЗ предусмотрена ответственность за несвоевременную сдачу отчётных документов, а также за ошибки в представленных сведениях о застрахованных. За непредоставление отчётности, либо сдачу отчётов в неполном объёме работодателю грозит штраф в размере 500 рублей за каждый несданный отчёт по застрахованному лицу (ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ).
Если доходит до суда (напомним, что размер общей суммы штрафов в этом случае должен быть более 3 тысяч рублей), ПФР может подать иск в течение шести месяцев с момента превышения лимита или по истечении 36 месяцев.
Рассмотрев иск, суд может уменьшить сумму штрафа. Например, если нарушение было совершено впервые. Кроме того, доводами для уменьшения санкций могут стать:
- признание вины со стороны нарушителя;
- небольшой срок опоздания;
- отсутствие негативных последствий для бюджета и др.
Ответственность за ошибки в ЕФС-1
Ответственность работодателей за нарушение правил сдачи отчетности по персонифицированному учету указана в Законе от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ, а именно:
- штраф 500 руб. по каждому застрахованному лицу (исключение — информация о трудовой деятельности) — за несдачу или несвоевременную сдачу, за неполные или ошибочные сведения;
- штраф 1 000 руб. — за нарушение порядка подачи в виде электронных документов.
При нарушениях в разделе 2 штрафы аналогичные, как и по отчету 4-ФСС. Несдача информации — штраф 5% от суммы, начисленной за последние три месяца, но не больше 30% и не меньше 1 000 руб. (ст. 26.30 Закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ).
С 2023 года в Закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ внесут корректировки на основании Закона от 14.07.2022 г. в части применения штрафов. Работодатель сможет их избежать, когда:
- сдаст уточненный отчет в течение 5-ти рабочих дней после получения уведомления об ошибках или несоответствиях;
- исправит ошибку до того, как поступит такое уведомление, то есть до ее обнаружения специалистами фонда.
Сдавать ли нулевой отчет по персонифицированным сведениям
Данная форма (КНД 1151162) не может быть нулевой. ИП без работников ее не сдает. Но если в отчетном месяце какому-то работнику ничего не начисляли, например, если сотрудник в отпуске или в декрете, его данные включают в отчет все равно. При отсутствии начислений всем работникам их данные тоже включают в отчет.
Особенности заполнения формы при отсутствии начислений зависят от конкретной ситуации, причины. Как показывает практика, их всего две, а в остальных случаях отчет попросту не заполняется и не сдается.
Ситуация 1. Работники в организации есть, но им ничего не начисляли.
Тогда данные всех работников фиксируют в отчете. По стр. «070» ставят прочерки (при заполнении бланка на ПК) либо нули (при заполнении банка в электронном виде).
Ситуация 2. В организации только единственный учредитель – он же директор.
В отчете следует отображать его данные по общему принципу. Если ему ничего не начисляли, то по стр. «070» проставляют прочерки (при заполнении на ПК) либо нули (при электронном заполнении).
Кто и когда сдает СЗВ-ТД
Простыми словами отчет СЗВ-ТД — это трудовая книжка, которую хранит Пенсионный фонд, а заполняет работодатель. Теперь ПФ ведет такие электронные книжки на всех, даже если работник выбрал бумажную трудовую.
Раньше трудовые книжки работодатель заполнял на бумаге, и только перед пенсией книжки поступали в ПФ. Теперь работодатель ведет все записи электронно и сразу же сдает в ПФ в виде отчета СЗВ-ТД. Поэтому СЗВ-ТД обязаны сдавать все организации-работодатели и ИП с наемными работниками, обо всех работниках.
Основных, совместителях, иностранных, дистанционных и надомниках.
Срок сдачи СЗВ-ТД зависит от «важности» события.
- прием,
- увольнение.
- перевод на другую постоянную работу,
- присвоение нового разряда, квалификации,
- переименование работодателя, по решению суда,
- заявление работника о выборе электронной или бумажной ТК.
Что такое форма СЗВ-СТАЖ
Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями в Пенсионный Фонд на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем:
- в трудовых отношениях (в том числе с которым заключены трудовые договоры)
- или заключивших с ним гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры
то есть форму СЗВ-СТАЖ сдают все юридические лица и индивидуальные предприниматели.
Переходим к тому, как заполнить форму. Бланк СЗВ-СТАЖ утверждён постановлением Правления ПФ РФ от 6 декабря 2018 № 507П. Им же утверждён и порядок заполнения отчёта. Он состоит всего из одной страницы, но при отражении в нём данных есть свои нюансы.
В разделе 1 указываются сведения о страхователе:
- регистрационный номер в ПФР;
- ИНН, КПП (только для юридических лиц);
- краткое наименование;
- тип формы СЗВ-СТАЖ – в блоке справа нужно поставить знак «Х» у нужного типа (при первичной подаче – исходная). Должна быть отмечена только одна ячейка.
В разделе 2 нужно указать отчётный год.
В разделе 3 размещена таблица, в которой отражаются данные о стаже работников. Их должно быть ровно столько же, сколько в отчёте СЗВ-М, который подается ежемесячно.
Таблица заполняется такими данными:
- Графа 1 – номер. Нужно учитывать, что у одного работника может быть несколько периодов работы, то есть в графах 6 и 7 будет заполнено больше одной строки. В таком случае номер присваивается только первой записи.
- Графы 2-4 – фамилия, имя и отчество застрахованного. Отчество указывается при наличии. Аналогично номеру, если в отношении работника заполняется несколько строк отчёта, ФИО указывается один раз.
- Графа 5 – СНИЛС. Также заполняется однократно, даже если на работника отведено несколько строк формы.
- Графы 6 и 7 – даты начала и окончания работы в отчётном периоде. Если нужно отразить несколько периодов работы в календарном году, следует заполнять несколько строк. Если сотрудник работал весь год, то указывается 1 января и 31 декабря этого года. Если сотрудника наняли в отчетном году, то в графе 6 ставят дату начала действия договора, а в графе 7 – 31 декабря. Соответственно, если работник уволился, то в качестве начала периода работы будет 1 января, а в качестве окончания – дата увольнения. Даты нужно указывать в числовом формате.
- Графа 8 – нужно указать код по классификатору «Коды территориальных условий», который приводится в постановлении № 507. При работе в особых территориальных условиях возникает право на досрочную пенсию. Это, в частности, работа в сельском хозяйстве (СЕЛО), в районах Крайнего Севера (РКС/РКСМ) и приравненных к ним (МКС/МКСР).
- Графа 9 – заполняется в случае, если у работника особые условия труда, которые влияют на назначение пенсии раньше общепринятого срока. Например, вредным условиям, работе в горячих цехах или под землей соответствует код «27-1», работам в тяжелых условиях – «27-2».
- Графа 10 – отражается код основания страхового стажа для работников, которые трудятся в условиях, дающих право на досрочную пенсию. Например, ВОДОЛАЗ – для водолазов и иных специалистов, которые работают под водой;
- Графа 11 – указываются коды особых условий труда, если они есть.
- Графы 12 и 13 заполняются, если трудовой период даёт право на досрочную пенсию. В графе 12 указывается код, в графе 13 – дополнительная информация.
- Графа 14 – указывается значение «31.12.ХХХХ», но лишь в том случае, если работник уволен в последний день года.
Какой штраф за несвоевременную сдачу в ПФР СЗВ-СТАЖ в 2022 году
Размер санкций за несвоевременную сдачу СЗВ-СТАЖ составляет:
- за каждого работника, на которого не подали сведений или подали недостоверные данные — 500 рублей. Например, если в исходной форме забыли указать сотрудника, а дополнительную форму на него подали после крайнего срока, то полагается штраф;
- на должностное лицо, обычно это директор, реже бухгалтер, если докажут его вину — от 300 до 500 рублей.
Если количество сотрудников компании 10 и менее, СЗВ-СТАЖ можно подавать в бумажном виде. Если работников 11 и более, то работодатель обязан отчитываться в электронном формате. При несоблюдении этого условия, страхователю назначается штраф — 1000 рублей.
В статье 11 ФЗ №27 от 01.04.1996 г. прописан единый срок сдачи отчёта для всех работодателей — не позднее 1 марта года, следующего за отчётным. Однако, работодатели часто сталкиваются с ситуацией, когда региональные фонды на своих сайтах публикуют информацию о более ранних сроках сдачи отчёта.
Региональные ПФР разрабатывают собственные графики, чтобы избежать проблем большого наплыва отчётов в один день. Как правило, такое случается в последние дни установленного срока сдачи.
Пенсионный фонд имеет право назначить штраф, только за нарушение основного срока, если отчёт сдан позднее 1 марта. При нарушении срока, который региональный фонд установил самостоятельно — штрафовать не будут.
Возможны ситуации, когда компания должна сдать СЗВ-СТАЖ не дожидаясь окончания года:
| Ситуации | Срок сдачи |
|---|---|
| Ликвидация организации | В течение 1 месяца, с даты утверждения промежуточного ликвидационного баланса |
| Реорганизация предприятия | В течение 1 месяца, после подписания акта или решения о реорганизации |
| Выход сотрудника на пенсию | В течение 3 дней с момента получения уведомления о выходе сотрудника на пенсию (п. 2 ст. 11 ФЗ №27 от 01.04.1996 г.) |
Платежные поручения по взносам в 2021 году
- В поле 101 указывается статус лица, оформившего документ. В 2021 году в этом поле при перечислении страховых взносов в ИФНС, необходимо указывать код «01». ИП при уплате взносов за себя или работников должен указать статус «09».
- В поле «получатель» нужно указать наименование Федерального казначейства и в скобках – наименование налоговой, в которую перечисляется платеж.
- В поле 104 указывается КБК в соответствии с законодательством РФ в 2021 году:
- 1821020211006 1010 160 – страховые взносы в ПФР за работников юрлиц и ИП;
- 1821020219007 1010 160 – страховые взносы в ФСС за работников юрлиц и ИП;
- 1821020210108 1013 160 – страховые взносы в ФФОМС за работников юрлиц и ИП;
- 1821020214006 1110 160 – фиксированные взносы в ПФР (ИП за себя);
- 1821020210308 1013 160 – фиксированные взносы в ФФОМС (ИП за себя).
- В поле 105 указывается ОКТМО налогового органа, в который будет перечислен платеж.
- В поле 106 нужно указать тип платежа – «ТП».
- В поле 107 необходимо указать период, за который будут перечислены страховые взносы.
- В полях 108 и 109 при уплате страховых взносов в обычном порядке необходимо указывать «0». Но если производится уплата пеней или штрафов, в поле 108 нужно указать номер требования, а в поле 109 – дату требования.
- Поле 110 не заполняется.
Как исправить ошибки в СЗВ-СТАЖ?
Вполне очевидно, что если отчет не принят полностью, то его надо сдать еще раз. Нюанс здесь только один: такой отчет необходимо сформировать как первичный. Может возникнуть несколько иная ситуация, когда отчет принят, но бухгалтер обнаружил, что:
- сдал СЗВ-СТАЖ не на того человека;
- сотрудник не работал в периоде, который указан в отчете.
В этом случае допустимо отменить отчет. Для этого подается форма СЗВ-КОРР с типом «ОТМН». Дополнить сведения можно не только СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая», но и:
- СЗВ-КОРР с типом «ОСОБ»;
- СЗВ-ИСХ.
Способ исправления зависит от следующих факторов:
- за какой период нужно уточнить сведения;
- что советуют вам специалисты вашего отделения ПФР.
Как правильно передавать копию
В ряде ситуаций ПФР предлагает юридическим и должностным лицам персональные сроки сдачи отчетной документации. Данный подход способствует снижению нагрузки на пункты приема в период, когда ЮЛ начинают массово приносить заполненные формы.
Традиционно подобные ситуации возникают в последние дни перед завершением сроков отчетности. Учреждения имеют право на их игнорирование и отчет на общих основаниях в срок до 01 марта без необходимости последующей уплаты штрафов.
Заполнение данной формы – обязанность всех лиц, с которыми у предприятия или индивидуального предпринимателя действуют трудовые, гражданско-правовые договоры. Примечательно и то, что Пенсионный фонд РФ ожидает предоставление отчетности на тех лиц, которые застрахованы и официально не работают. Сведения по ним предоставляет Центр занятости населения РФ.
Главные особенности сдачи отчета СЗВ-Стаж
1. СЗВ-Стаж для генерального директора-учредителя, который не получает выплат
В соответствии с частью 1 статьи 273 и статьи 274 Трудового кодекса РФ, руководитель организации попадает под действие трудового законодательства в качестве работника, который вступил с работодателем, которым выступает юридическое лицо, в трудовые отношения.
Таким образом, в отчет по форме СЗВ-Стаж за 2018 год нужно включить генерального директора, являющегося единственным учредителем, даже если с ним не было заключено трудовое соглашение и выплаты ему со стороны организации полностью отсутствовали.
2. СЗВ-Стаж для самозанятых граждан, которые не используют наемный персонал
Следующие категории граждан, которые уплачивают пенсионные страховые взносы «за себя», не имеют обязанности по сдаче формы СЗВ-Стаж:
Так как данная категория предпринимателей не вступала ни в гражданско-правовые, ни в трудовые отношения со страхователями, то отчитываться в ПФР за свой трудовой стаж нет необходимости.
3. СЗВ-Стаж при отсутствии в отчетном периоде выплат физлицам
Отчет СЗВ-Стаж за год нужно составить и сдать даже в том случае, если выплаты физическим лицам в отчетном периоде, в соответствии с трудовым (гражданско-правовым) договором не производились. Отсутствие выплат физлицам не является основанием для не сдачи формы.
4. Нулевой отчет СЗВ-Стаж: нужно ли сдавать?
Нулевую отчетность СЗВ-Стаж при отсутствии сотрудников сдавать не нужно. Форма документа для этого не предназначена. Для подачи отчета следует внести сведения минимум об одном сотруднике, который получает заработную плату. К примеру, в документ можно занести единственного учредителя, который руководит организацией и получает зарплату.
Какие возникают ошибки
Есть несколько типов нарушений:
- критические — ошибки в регистрационных сведениях, некорректная электронная подпись (отчет переделывается немедленно);
- механические — неточности в фамилии, имени и отчестве застрахованного лица или в СНИЛС;
- учетные — сведения о сотруднике не учтены на индивидуальных лицевых счетах из-за ошибок в отчетных показателях.
Все эти нарушения требуют исправлений. Первоначальный отчет не обновляется, а корректируется, исполнитель формирует СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая» или СЗВ-КОРР. Вот как добавить сотрудника без штрафа при корректировке СЗВ-М:
- Берем первоначальный отчетный бланк СЗВ.
- Меняем тип сведений и указываем статус «Дополняющая».
- Вносим информацию о пропущенном сотруднике.
По такому же алгоритму исправляются и другие ошибки. Задача исполнителя — грамотно заполнить первоначальный бланк СЗВ, указать корректировку и отразить все исправления (Ф.И.О., СНИЛС, стаж).
И еще раз (чтобы не запутаться): если страхователь некорректно указал сведения об одном или нескольких сотрудниках, формируем СЗВ-КОРР. Если исполнитель пропустил одного или нескольких работников, то готовим и отправляем в ПФР дополняющий СЗВ-СТАЖ. Когда убираются лишние сведения, составляем СЗВ-КОРР с типом «Отменяющая». Корректирующие бланки передаются с обязательной описью вложений ОДВ-1 «Исходная».
Способы отменить или снизить размер санкции
Снизить размер штрафа за несвоевременную сдачу СЗВ-ТД в 2022 году при приеме на работу и при нарушении иных сроков допустимо в судебном порядке. Оспорить в административном порядке размер нельзя: у ПФР нет полномочий по уменьшению санкций.
Направьте в суд ходатайство о снижении размера санкции, укажите на смягчающие вину обстоятельства:
- нарушение совершено впервые;
- просрочка незначительна;
- отсутствие негативных последствий нарушения;
- отсутствие умысла на совершение нарушения;
- наличие обстоятельств, препятствующих сдаче сведений вовремя.
Форма сдачи отчёта СЗВ-ТД
Пенсионный фонд принимает отчёты от страхователей по форме СЗВ-ТД в бумажном и электронном виде. Если в компании работает меньше десяти человек, можно сдавать отчёт в бумажном или электронном виде, если сотрудников больше десяти — только в электронном.
Заполнить форму СЗВ-ТД для сдачи отчётности в бумажном виде можно в текстовом редакторе ( образец ) с последующей распечаткой. Также не запрещено вносить данные шариковой ручкой на пустом распечатанном бланке. Но если информация написана неразборчиво, ПФР не примет отчёт.
В документе обязательно должны быть указаны данные руководителя, должна стоять его подпись и печать организации.
Заполненные документы нужно передать в ПФР. Вариантов несколько:
- отправить почтой с объявленной ценностью и описью вложения;
- отвезти в ПФР самостоятельно или курьером;
- передать через Многофункциональный центр (МФЦ).
Если документы в ПФР или МФЦ привозит не руководитель, а другой сотрудник, нужно оформить доверенность. При отправке почтой или курьерской службой доверенность не требуется.
Для сдачи СЗВ-ТД в электронном виде организация должна быть подключена к ЭДО ПФР .
Кто и когда сдает СЗВ-ТД
Простыми словами отчет СЗВ-ТД — это трудовая книжка, которую хранит Пенсионный фонд, а заполняет работодатель. Теперь ПФ ведет такие электронные книжки на всех, даже если работник выбрал бумажную трудовую.
Раньше трудовые книжки работодатель заполнял на бумаге, и только перед пенсией книжки поступали в ПФ. Теперь работодатель ведет все записи электронно и сразу же сдает в ПФ в виде отчета СЗВ-ТД. Поэтому СЗВ-ТД обязаны сдавать все организации-работодатели и ИП с наемными работниками, обо всех работниках.
Основных, совместителях, иностранных, дистанционных и надомниках.
Срок сдачи СЗВ-ТД зависит от «важности» события.
- прием,
- увольнение.
- перевод на другую постоянную работу,
- присвоение нового разряда, квалификации,
- переименование работодателя, по решению суда,
- заявление работника о выборе электронной или бумажной ТК.