Минтруд уточнил требования к оформлению электронных кадровых документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Минтруд уточнил требования к оформлению электронных кадровых документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Как и прочие работодатели, микропредприятия с наёмными работниками обязаны вести кадровые документы. В первую очередь законодательство требует соблюдения правил оформления кадровых документов при приёме на работу и увольнении.

Кадровый учёт ИП из микробизнеса

Микропредприятия могут упростить кадровый учёт и не оформлять большую часть из перечисленных документов. К микропредприятиям относятся ИП, у которых за прошлый календарный год:

• среднесписочная численность — до 15 человек;
• доход от предпринимательской деятельности — до 120 млн. рублей.

Какие предприятия относятся к микробизнесу

Прежде чем выяснить, какие кадровые документы для микропредприятия являются обязательным, разберёмся, какие организация относятся к субъектам микробизнеса.

Для определения микропредприятий установлены следующие критерии:

• размер доходов;
• численность наёмных работников;
• доля участия других юридических лиц в уставном капитале.

К микропредприятиям могут относиться как представители индивидуального предпринимательства, так и юридические лица. При этом статус микропредприятия никак не ограничивает возможность выбора налоговых режимов. Применять можно любой спецрежим.

Согласно ст. 4 Федерального закона № 209-ФЗ, организация считается микропредприятием, если:

1. Среднесписочная численность наёмных сотрудников — не более 15 человек в штате.
2. Размер годового дохода от продажи товаров и предоставления услуг не превышает 120 млн рублей (без учёта НДС).
3. Общая доля общественных и благотворительных организаций в уставном капитале микропредприятия составляет не более 25%, а иностранных компаний (при условии, что они не относятся к микробизнесу) — не более 49%.

Цифровизация кадрового делопроизводства

Со вступлением в силу Федерального закона от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ у работодателей появилась возможность перевести кадровое делопроизводство в электронный вид. В электронном виде можно вести почти все кадровые документы.

Вести документы в электронном виде удобно и выгодно. Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволит сократить затраты на бумагу и копировальные расходники, максимально обеспечить сохранность документов, организовать электронный архив.

Пока что вопрос перехода на электронный кадровый ЭДО остаётся на усмотрение работодателя. Однако Минтруд планирует сделать КЭДО обязательным уже в 2023 году, поэтому начать вести кадровые документы в электронном виде лучше уже сейчас.

Что такое сервис бухгалтерии для предпринимателя

Нередко начинающие предприниматели попадают в ловушку: ставят знак равенства между учетом, который ведет бухгалтер, и понятием «бухгалтерский учет». Услышав, что есть освобождение от бухгалтерского учета предпринимателей, некоторые думают, что «бумажной волокиты» будет мало, все силы и ресурсы будут отданы непосредственно бизнесу. Реальность же такова: ИП обязаны вести налоговый и другие виды учета и отчетности, уплачивать строго в обозначенные даты налоги и информировать об этом налоговую инспекцию.

С 2023 года налоги ИП необходимо переводить на Единый налоговый счет, корректировать сроки уплаты и сдачи отчетности, так как вводятся новые единые даты для всего массива налогов и отчетности. С 2023 года вводится новый режим налогообложения, меняется перечень отчетности в фонды, так как фонды объединяются. И это далеко не полный перечень нововведений.

3 года – максимальный срок жизни большинства предприятий ИП по данным Росстата.

Далее расскажем подробнее о том, как система налогообложения влияет на учет ИП, какие нововведения ждут предпринимателей в вопросе учета и отчетности в 2023 году, как сервис бухгалтерии для предпринимателя может облегчить жизнь.

Как только вы наняли хотя бы одного сотрудника, в 2023 году у вас появляется обязанность уплачивать за него следующие взносы:

• На пенсионное страхование: перечисляется в инспекцию
• На страхование в связи с временной нетрудоспособностью и материнством: перечисляется в инспекцию
• На обязательное медицинское страхование: перечисляется в инспекцию
• На страхование от несчастных случаев и производственных травм: перечисляется в ФСС

Заключив договор с первым работником, действуйте в следующем порядке:

1. Зарегистрируйтесь в ФСС. Встать там на учет вы обязаны, если с сотрудником заключен трудовой договор или гражданско-правовой, но предусматривающий, что взносы уплачиваете вы. Для регистрации обратитесь в территориальное отделение Фонда, МФЦ или отправьте необходимые документы через портал госуслуг
2. Получите в ФСС уведомление о постановке на учет и информацию о классе риска, размере страхового платежа, а также ваш регистрационный номер
3. Уточните в инспекции размер остальных взносов и реквизиты для их перечисления
4. Подавайте в ПФР отчеты по формам СЗВ-М (ежемесячно) и СЗВ-СТАЖ (ежегодно)
5. Подавайте в ФНС единый расчет начисленных и уплаченных страховых взносов (ежеквартально)
6. Подавайте в ФСС расчет взносов на травматизм по форме 4-ФСС (ежеквартально)
7. Начните уплачивать взносы

Иностранные работники

С 2023 года придется уплачивать единый тариф страховых взносов, в том числе в ФОМС России, с заработной платы по трудовым договорам и вознаграждений по договорам ГПХ постоянно проживающим на территории РФ высококвалифицированным специалистам и временно пребывающим иностранным гражданам. Сейчас же, напомним, взносы на обязательное медицинское страхование за иностранных сотрудников работодатели не платят.

Данное изменение позволит иностранным гражданам получать медицинскую помощь по ОМС, но только через три года. К тому же в связи с изменениями работодатели больше не будут обязаны требовать представления полиса ДМС и указывать его реквизиты в трудовом договоре.

Изменения по налогам в 2023 году

Правки по налогам не столь глобальные, за исключением, введения единого налогового платежа (ЕНП), который подразумевает оплату всех налогов одной единой платежкой в срок до 28 числа.

Под этим понимается, что у каждой организации или ИП будет свой единый счет, и до 28-го числа налогоплательщик должен одной платежкой с указанием ИНН и суммы, перевести денежные средства на свой счет ЕНП, а налоговый орган, по аналогии со страховыми взносами, распределит ее по всем соответствующим налогам, которые уплачивает налогоплательщик, на основании сданных деклараций.

Это касается:

• всех налогов и сборов, в том числе НДФЛ за работника;

• авансов по налогам;

• страховых взносов, кроме взносов от несчастных случаев;

• пени, штрафов, начисленных ИФНС.

Как составить расписание

Обязательно ли штатное расписание для ИП? Желательно, поскольку, если у предпринимателя работают 2 человека или больше, то ему потребуется заключать с ними трудовой договор, где будут указаны квалификационные требования и должностной оклад.

Как составить штатное расписание для ИП? Трудности возникают с определением ставок по штатным единицам. Если пример штатного расписания для ИП и образец заполнения можно найти на сайтах по кадровому документообороту, то необходимость в конкретных рабочих единицах нужно определить самостоятельно. На сайте Минтруда содержатся специальные методики и рекомендации, устанавливающие примерный план расчета потребности в сотрудниках по каждой профессии или должности.

Например, нужно разработать образец штатного расписания для ИП в кафе? Как узнать, сколько потребуется поваров, гардеробщиков или вахтеров? Способом решения подобной задачи является применение расчетных методов квалиметрии труда. Они включают расчет нагрузки на каждого работника, количество выполняемых операций, класс условий труда, наличие вредных факторов на рабочем месте.

Подобные расчеты можно найти в старых документах времен Советского Союза, которые до сих пор имеют статус действующих. В плане методик выгодно отличается РБ (Беларусь), где много понятных и доступных документов касательно трудового права и ведения документооборота. Аналогичная ситуация в Казахстане.

Для микропредприятий и ИП отменили кадровый учет

Гораздо важнее чётко соблюдать все условия.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке: Ведение учёта всегда предполагает оформление первичной документации. Без этого невозможно грамотно вести отношения между предпринимателем и его сотрудниками.

Поэтому важно знать, какие кадровые документы должны быть у ИП в обязательном порядке.

Не стоит относиться к этому требованию несерьёзно, ведь могут наступить неприятные последствия.

Для правильного ведения кадрового учета ИП придётся использовать три группы документов:

• Внутренние нормативные акты – это распорядок труда, инструкции, положения о премировании, графике работы, заработной плате и другие. Они помогают при необходимости доказать работодателю правоту в суде.
• Организационные. К таким относятся всевозможные журналы кадрового учёта. В них регистрируются различные документы – приказы, договора, командировочные удостоверения, трудовые книжки и другие. Также к этой группе относятся табель, график отпусков, .
• Учётные документы – трудовые договора и книжки, карточки работников, кадровые приказы, заявления, объяснительные записки и другие.

Как ИП сэкономить на бухгалтере? Или способы самостоятельного ведения учета

УСН (6%) Доходы. Система налогообложения, при применении которой в расчет будут входить только доходы предпринимателя. Да, все просто – берется сумма доходов за квартал и умножается на 6%. Из суммы полученного налога вычитается сумма фактически уплаченных страховых взносов, но не более 50% от суммы налога. Декларация сдается раз в год, оплата производится авансовыми платежами ежеквартально. То есть, считать налог с доходов придется каждый квартал.

Рекомендуем прочесть: Окопф 95 Расшифровка 2020

Далее необходимо определиться, будут ли наниматься работники. Если да, то нужно понимать, что в этом случае добавляется работа по кадровому делопроизводству – приказы, договоры, штатные расписания, графики работы и т.д. А также дополнительно придется сдавать отчетность в ФСС, ИФНС и ПФР по кадрам. Какую именно – будет описано далее в статье.

Кадровый Учет Для Ип В 2020 Году

Работа сверхурочно и оплата труда в выходные и праздничные дни. Виды удержаний из заработной платы работника. Как рассчитать зарплату по окладу? Какая ответственность и штрафы предусмотрены за невыплату заработной платы? Среднее количество рабочих дней в месяце в году. Праздничные и выходные: как происходит оплата труда работников? Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении оклада. Запись в трудовой книжке об увольнении. Как выдавать расчетные листки по зарплате.

Трудовая книжка — особый документ. Она крайне важна и для самих работников, и для работодателей. Каковы установлены сроки выплаты премий работникам в году? Какая существует ответственность Каков порядок оплаты больничного листа в году? Сроки оплаты и примеры расчета. Сайт для индивидуальных предпринимателей.

Рекомендуем прочесть: Льготы за рождение 3 ребенка в 2020 ульяновская область сельским жителям

Регистрация ИП в ФСС в 2022 году

Фонд социального страхования – это государственный орган, который занимается дополнительными выплатами и социальными льготами гражданам Российской Федерации, такими как выплаты на матерей и детей (на рождение ребенка, декретных, первого триместра беременности, уход за ребенком до полутора лет, при усыновлении и других), выплаты по больничным листам, компенсации по нетрудоспособности и производственного травматизма, а также выплат на погребение. Все эти выплаты происходят не на прямую от ФСС гражданам, а через работодателя, но только в том случае, если он стоит на учете в фонде.

Таким образом, индивидуальный предприниматель при первом приеме на работу сотрудника должен обязательно пройти регистрацию в ФСС. Для этого необходимо:

• Ознакомиться с порядком регистрации и снятия с регистрации юридических и физических лиц. Данная информация указана в Приказе МинздравСоцразвития России от 07.12.2009г. № 959н.;
• Далее, необходимо обратиться в орган Фонда социального страхования по месту регистрации и предоставить список таких документов как заявление, паспорт ИП, свидетельство подтверждающее, что работодатель является ИП, ИНН, выписка из ЕГРИП, трудовые книжки нанимаемых сотрудников.

Данную процедуру ИП должен пройти в тридцатидневный срок после приема на работу сотрудника. Невыполнение данного обязательства влечет за собой административную ответственность.

Ранее ИП должен был стать на учет еще и в Пенсионный фонд, но после 2017 года данная процедура упростилась, так как теперь этими взносами занимается налоговый орган. Т.е. Пенсионный фонд больше не регистрирует ИП, как работодателей. То есть единственной задачей работодателя является страхование сотрудников от травматизма, именно для этих целей ИП регистрируется в ФСС.

Обязательные взносы индивидуального предпринимателя

Так как ИП не получает заработную плату, из которой вычитают страховые взносы в обязательном порядке, а получает прибыль от своей деятельности, то платить эти взносы за самого себя он должен в специальном порядке. Размер этих выплат напрямую зависит от объема прибыли предпринимателя.

Индивидуальный предприниматель уплачивает взнос в Пенсионный фонд РФ, а также ежемесячные взносы в фонды обязательного медицинского страхования РФ. Но в Фонд социального страхования РФ он вносить выплаты не должен, так как его деятельность не подразумевает оплаты больничных листов.

За несвоевременное внесение взносов или полное уклонение от их выплат ИП несет ответственность, и органы власти могут взыскать с него в принудительном порядке необходимые суммы с учетом штрафных санкций и пеней. При этом процент штрафного взыскания может быть вдвое больше, если будет доказано предумышленное уклонение от уплаты.

Индивидуальный предприниматель, выступая в роли работодателя, имеет следующие обязанности:

• составление трудового договора со всеми своими сотрудниками;
• оформление страховых документов пенсионного страхования (касается работников, которые впервые в жизни устроились на работу);
• своевременная оплата страховых взносов за своих сотрудников и осуществление иных платежей, предусмотренных законом;
• предоставление условий труда, не противоречащих нормам ТК РФ (оплата отпусков, больничных и обеденного времени).

Если человек не заключал трудового договора с предпринимателем, то наказание за работу без оформления ИП предусматривается для обеих сторон. Бизнесмену – за нарушение ТК, а сотруднику – за ведение рабочей деятельности без уплаты налогов.

Устраиваясь на работу к индивидуальному предпринимателю, человек может столкнуться с некоторыми особенностями, которые отличаются от условий труда в бюджетных организациях:

1. Рабочее время и период отдыха – указывается в трудовом договоре. При этом общее рабочее время за неделю не должно превышать нормы ТК РФ. Размер оплачиваемого отпуска может быть изменен в меньшую сторону и разбит на небольшие отрезки (к примеру, одна неделя в квартал).
2. Разрыв трудового договора – в ТК РФ предусматривается конкретный перечень причин, по которым могут быть прекращены трудовые отношения. Индивидуальный предприниматель имеет право составить договор по своему усмотрению и внести в него отдельные пункты, которые могут стать причинами увольнения.
3. Трудовым кодексом РФ предусматриваются сроки, в течение которых работодатель должен уведомить сотрудника об увольнении (2 недели). Также определяется размер выходного пособия в зависимости от причины увольнения. При работе у предпринимателя работник может не получить материальной поддержки, если в договоре таких пунктов не было. Уведомление об увольнении за 2 недели также не входит в обязанность работодателя, если это не обговорено в договоре.

Вести бухгалтерию самостоятельно или передать на аутсорсинг

Самостоятельное ведение бухгалтерского учета индивидуальным предпринимателем имеет важное преимущество – вы всегда знаете финансовое состояние предприятия. Но правильный бухучет отнимает много времени и требует знаний.

Если не знаете, как вести бухгалтерию ИП самостоятельно, то наймите профессионального сотрудника или передайте на аутсорсинг. Штатный бухгалтер для ИП – риск штрафов из-за некомпетентности, которые придется платить самому. Знания и профессионализм при приеме на работу проверить сложно. Бухгалтерское сопровождение ИП в специализированных компаниях надежней:

• бухучетом и его правовыми принципами занимается несколько специалистов – опытные бухгалтеры, юристы, аудиторы;
• за ошибки, их последствия договором предусматривается материальная ответственность;
• консультации по любым вопросам бизнеса.

Похожие записи:

• Расчет индексации заработной платы
• Статья 50 ЖК РФ. Норма предоставления и учетная норма площади жилого помещения
• Должностные обязанности стрелка вохр фгуп охрана