Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно составить письмо о встрече с клиентом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внутренние запросы по электронной почте отправляются между коллегами, которые работают вместе (как хотелось бы!) и имеют существующие отношения. Таким образом, мы можем отбросить некоторые детали и сосредоточиться на сути встречи и ожидаемых результатах.
Как попросить о встрече в деловом письме?
Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.
Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!
Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.
Электронная почта с приглашением на внутреннюю встречу
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это сообщение застанет вас в хорошем настроении. Я пишу с просьбой о встрече для обсуждения [ темы встречи ] . Я считаю, что открытый разговор между нами поможет добиться прогресса и эффективно согласовать наши цели.
Основные вопросы, которые будут обсуждаться, включают:
[ Пункт 1 ]
[ Пункт 2 ]
[ Пункт 3 ]
Я предлагаю провести эту встречу в [ предлагаемую дату и время ] . Пожалуйста, дайте мне знать, если вы доступны в это время. Если нет, я открыт для предложений по удобному альтернативному слоту. Наша цель — обеспечить всем четкое понимание [ темы встречи ] и обсудить дальнейшие действия.
Я ожидаю, что встреча продлится примерно [ продолжительность ] и стремлюсь рассмотреть все вопросы, связанные с предмет эффективно и своевременно.
Пожалуйста, подтвердите свою доступность, чтобы мы могли окончательно согласовать детали встречи.
Спасибо за внимание.
Электронная почта с запросом на встречу по телефону/Zoom
Онлайн-встречи в Zoom, Teams или Skype (помните это?) легко организовать, если вы знаете, что ваши участники доступны. В этом электронном письме с приглашением на встречу основное внимание уделяется поиску удобной даты для всех.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Учитывая текущие обстоятельства, я предлагаю провести встречу [ Zoom/Teams/Skype ] для обсуждения [ Темы встречи ] . Я считаю, что это сэкономит нам всем значительное время, сохраняя при этом эффективное общение. Пожалуйста, предложите дату и время, которые подходят вам лучше всего, в течение ближайшей недели.
Ждем вашего ответа.
Типичные ошибки при диалоге с клиентом
Распространённые ошибки продавцов, которые мешают установить контакт с покупателем:
- Угрюмость, недоброжелательность, неопрятный внешний вид продавца.
- Пассивность — игнорирование клиента, нежелание его разговорить, оказать помощь в выборе, поверхностные ответы.
- Неуверенность, зажатость, сбивчивая, невнятная, тихая речь консультанта.
- Неверно составленный скрипт — например, содержащий большое число закрытых вопросов, которые не дают развиться диалогу.
- Отсутствие экспертности — продавец не обладает достаточной информированностью о товарах, не может представить их в выгодном свете, увлечь клиента.
- Монолог, отсутствие активного слушания, перебивание собеседника — продавец не учитывает потребности клиента, основывается на своих умозаключениях.
- Сухая монотонная речь — встречается при заучивании скриптов, их бездумном использовании.
Оттолкнуть покупателя могут и личные качества сотрудников: высокомерие, грубость, раздражительность, навязчивость.
- Используйте в письме удобные для чтения шрифты без засечек. Оптимальный размер шрифта — 12-14 кегль.
- Оптимальная длина абзаца — 3-4 строки. Длина предложения — 12-18 слов. Более длинное предложение лучше разбивать на два.
- Желательно, чтобы письмо помещалось на экране целиком.
- Для выделения важных слов и выражений, используйте полужирный шрифт (не более 4-5 слов подряд). Воздерживайтесь от выделения целых предложений (особенно, если они длинные), и, тем более, целых абзацев.
- Не стоит злоупотреблять выделением текста яркими цветами, прописным шрифтом, курсивом. Если сомневаетесь — делайте выбор в пользу сдержанности.
- Лучше отказаться от текста с подчёркиванием — его можно перепутать со ссылками.
- Восклицательный знак следует использовать с осторожностью, только там, где он действительно необходим. Излишним будет ставить три или более восклицательных/вопросительных знака.
- Нумерованные и маркированные списки улучшают восприятие информации.
- Картинки должны дополнять содержимое письма, но ни в коем случае не заменять его (у многих получателей отключён показ картинок; письма, где текст заменён картинкой, могут расцениваться как СПАМ).
Зачем нужна личная встреча с клиентом
Давайте разберемся, почему для получения хорошего дохода не обойтись без индивидуальных встреч с потенциальным покупателем. Согласитесь, гораздо проще воспользоваться телефоном или интернетом, чтобы позвонить клиенту либо отправить рекламное письмо. Затем спокойно ждать ответных действий, которых, кстати, может не произойти! Все знают, что почтовые рассылки часто попадают в папку «Спам», а многие адресаты их просто игнорируют.
Поэтому любые виды удаленного общения с потребителем на самом деле не форсируют процессы сбыта. Причем во время переписки всегда есть шанс упустить важные сведения. Почему встреча с клиентом играет большую роль в прямых продажах? На расстоянии продавец не чувствует настроя собеседника, а тот не доверяет продавцу. Без персонального подхода к человеку невозможно показать, как он важен для компании. Если молодожены лично приглашают вас на свадьбу, согласитесь, это приятнее, чем открытка в почтовом ящике.
Конечно, при полной занятости не каждый хочет тратить время на визиты. Зато в личной беседе влияние на человека сложно переоценить. Здесь важно все – ваша уверенность, внешний вид, открытый взгляд, улыбка, теплое рукопожатие и образцы продукции. Клиент имеет шанс увидеть и пощупать ваш товар. Все это невозможно ощутить на расстоянии – по телефону и по электронной почте.
Чтобы разработать письмо с подтверждением встречи, которое действительно будет работать, вам необходимо:
-
Составить наглядную тему письма.
-
Сделать письмо кратким — придерживайтесь сути.
-
Сделать акцент на кнопках CTA, чтобы потенциальные клиенты добавляли вашу встречу в календарь.
-
Обратить пристальное внимание на свою подпись.
-
Не забывать отправлять повторное письмо, если первое осталось без ответа.
Когда и зачем напоминать клиенту о себе
Выстраивание отношений с клиентами — процесс сложный и кропотливый. Чтобы потребители о вас не забыли, им нужно периодически напоминать о себе. Но как часто стоит это делать? С какой регулярностью стоит звонить или отправлять сообщения, чтобы не вызвать раздражения?
Здесь стоит отметить, что периодичность напоминаний о себе напрямую зависит от того, что вы продаете. К примеру, если вы занимаетесь оптовой реализацией продуктов питания, то контактировать с клиентами нужно практически ежедневно. Если бумагой или канцтоварами, то раз в две-три недели. Если оборудованием, то раз в один-два месяца.
Регулярность общения с клиентами зависит от того, насколько быстро может снова понадобиться ваш товар, и от продолжительности вашего цикла продаж.
Нет жесткого правила о том, с какой периодичностью нужно напоминать покупателям о себе. Если каждый звонок или сообщение конвертируется в продажу, то они должны происходить каждый раз, как человеку понадобится ваш товар. Если контакты с потребителями нужны для поддержания отношений, то их нужно проводить достаточно часто.
Как часто вы звоните человеку, которого хотите узнать поближе? От случая к случаю или до тех пор, пока не добьетесь желаемого результата? С клиентами ситуация практически такая же.
Если вы будете редко напоминать о себе, то каждый раз придется заново представляться и устанавливать контакт с потребителем.
Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?
Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).
Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.
Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:
Как работать с возражениями клиента
Менеджер еще до звонка должен подготовиться к тому, что с высокой вероятностью у клиента будут возражения. Задача специалиста – аргументированно проработать эти возражения, закрыть их и вывести человека на встречу. Трудностей бывает много, мы рассмотрим самые популярные:
Возражение
Правильное поведение менеджера
Секретарь или другое лицо, поднявшее трубку, отвечает, что нужного человека нет на месте.
Спрашивает, когда лучше перезвонить, чтобы застать лицо, принимающее решение, на месте.
Секретарь спрашивает у менеджера, по какому поводу он звонит и что именно его интересует.
Дает секретарю понять, что звонок очень важен, но при этом не говорит об этом напрямую
Можно ответить фразой подобно этой: «Я звоню по поводу важной информации, которую мне передал Х», где под Х понимается лицо, которое требуется пригласить на встречу.
Клиент не хочет уделять внимание проведению встречи и вместо нее предлагает отправить ему коммерческое предложение на почту.
Объясняет, что он может отправить коммерческое предложение или иную необходимую информацию, но клиенту придется долго в ней разбираться, причем он не сможет разобраться в полной мере. Важно подметить, что всего несколько минут встречи сэкономят клиенту массу времени.
Клиент говорит, что у него сейчас нет времени на разговоры, потому что он занят.
Сообщает, что понимает и не собирается задерживать клиента, но обязательно спрашивает время, когда он сможет перезвонить для повторного предложения.
Клиент сообщает, что у него уже есть партнеры/поставщики, с которыми ему удобно сотрудничать, и в новых он не нуждается.
Просит уделить немного времени и выслушать предложение, которое с большой вероятностью окажется выгоднее условий, на которых клиент работает с нынешними партнерами или поставщиками.
Клиент проявляет заинтересованность в финансовой части вопроса, прямо или завуалированно выражает недовольство стоимостью предложения.
Сообщает о том, что ассортимент предложений достаточно широкий для того, чтобы в нем нашлись позиции, способные в полной мере устроить клиента в плане стоимости
Нужно только встретиться, чтобы подробно рассмотреть эти варианты.
Клиент сообщает о том, что в данный момент его не интересуют услуги компании, либо проявляет излишнюю нервозность.
Не настаивает на дальнейшем ведении разговора, однако обязательно спрашивает собеседника о том, можно ли перезвонить ему позднее, например, через несколько дней или недель, и если можно, то в какое время.. Понимание того как отвечать на перечисленные возражения, придаст менеджеру уверенности в себе и увеличит шанс того, что даже изначально не настроенный на разговор клиент, согласится организовать встречу
Большую роль здесь играют действия продавца, его подача и речь, поэтому одной из задач каждого менеджера должно быть постоянное обучение и самосовершенствование
Понимание того как отвечать на перечисленные возражения, придаст менеджеру уверенности в себе и увеличит шанс того, что даже изначально не настроенный на разговор клиент, согласится организовать встречу. Большую роль здесь играют действия продавца, его подача и речь, поэтому одной из задач каждого менеджера должно быть постоянное обучение и самосовершенствование.
Наиболее распространенная структура делового письма о назначении встречи клиенту выглядит следующим образом:
1. Обращение.
Необходимо избрать деликатную форму обращения. В современной принято указывать как имя и отчество адресата, так и его звание, и профессию. Отсутствие обращения истолковывается как оскорбление, нарушение норм делового этикета.
- Уважаемый профессор Петр Иванович!
- Достопочтенный господин ректор Сергей Федорович!
- Высокопоставленный господин министр Алла Семеновна!
2. Благодарность.
Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.
- Прежде всего, благодарим Вас за…
- Спасибо за предоставленную возможность…
- Примите от нас искреннюю благодарность за…
3. Извинение.
Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма. Например, по какой-либо причине вы не смогли вовремя выслать свое предложение (не выполнен заказ, опоздали на встречу, поступила жалоба и прочее), по этикету за доставленные клиенту неудобства вам следует извиниться.
- Извините, нам так неудобно, что…
- Искренне просим прощение за случившееся недоразумение…
- Хотим извиниться за причиненные хлопоты.
4. Вступление.
Общеустановленным требованием в деловых письмах считается ссылка на предыдущие события: , . Обязательно прописывается число.
- В ответ на Ваш запрос от (дата)…
- В соответствии с соглашением на (дата)…
- Согласно договоренности на (дата)…
- Это письмо является продолжением нашего телефонного разговора от (дата)…
5. Причина (предмет разговора).
В тактичной форме указываете основания для встречи (выплата гонорара, обсуждение нюансов, составление договора и прочее).
- Мы подробно изучили предложенный Вами проект и хотели бы обсудить детали.
- Нас заинтересовало Ваше предложение…
- В течение нескольких месяцев я изучал Ваши навыки…
- Мы надеемся на встречу с Вами, чтобы выработать положительное решение.
- Мы обсуждали… Вы хотели приобрести…
6. Назначение встречи.
Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.
- 15 марта 2018 года в 14:00.
- Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.
7. Убеждение.
Уместным аргументом в необходимости встречи выступит заверение адресанта о пользе сотрудничества.
- Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся…
- С нашей стороны мы готовы предложить… Просим Вас еще раз ознакомиться с…
- Полагаем, наше предложение выгодно для Вас, потому что…
8. Заключение.
Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма.
- Позвольте поблагодарить Вас…
- Благодарим за желание помочь нам в…
- С нетерпением ждем замечательных деловых отношений с Вами в ближайшей перспективе…
- Спасибо за…
9. Прощание.
- С уважением…
- Желаем успехов!
- С благодарностью и наилучшими пожеланиями…
Убедитесь, что в конце письма указаны ваше имя и контакты, по которым можно связаться.
Цель делового письма о назначении встречи – налаживание бизнес-отношений и получение выгоды от работы с клиентом. Чем грамотнее и деликатнее ваше письмо, тем больше оснований у клиента для совместного сотрудничества.
Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
- Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату.
Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:
- Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
- Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
- Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
- Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
- Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.
Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.
- При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
- Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
- Контролирующим организациям проще вести свою работу.
Письмо после деловой встречи
Все прошло удачно: клиент согласился на встречу и вы встретились. Но это еще не конец нашей деловой переписки. Как мы помним, в продажах есть этап прощания с клиентом, когда мы благодарим его за уделенное нам время.
В продажах посредством переписки тоже есть такой этап. Он формален и необязателен, но при этом является залогом формирования долгосрочных отношений с клиентом.
Таким образом, после проведения встречи, вы должны написать клиенту письмо с благодарностью.
Оно также имеет свою стандартную структуру:
- Обращение к клиенту: “Уважаемый, Иван Иванович!”
- Благодарность: “Хочу выразить благодарность за выделенное мне время. Надеюсь, наше сотрудничество будет долгим и продуктивным для нас”.
- Ваши контактные данные: “С уважением, Анна Викторовна, ваш персональный менеджер”.
Вот и все, можно отправлять письмо!
Из этой статьи вы узнаете:
- В чем особенности назначения встреч по телефону
- Какая ловушка подстерегает вас при назначении встречи по телефону
- Как еще назначить встречу, кроме как по телефону
Письмо о встрече для переговоров
Письмо №1: Уважаемый Петр Петрович, Коллеги из “Инверсии” оставили сообщение о том, что Вы бы хотели обсудить с нами перспективы возможного проведения одного из мероприятий “Квест-Парад” на нашей локации. Нам потенциально интересен формат подобных мероприятий в коворкинге. С удовольствием встретимся с Вами 15 апреля 2015 года в 15:00 в инновационном пространстве “Инверсии”.
Прошу подтвердить свое присутствие до 15:00 часов 14 апреля 2015 года. С уважением, Марина Николаевна. Письмо №2: Уважаемая Виктория Васильевна, После просмотра и анализа Вашей тестовой работы я бы хотел повторно встретиться с Вами для обсуждения некоторых позиций — их изложение кажется довольно интересным. Думаю, Ваш опыт и навыки смогут быть очень полезны для нашего продукта.
На встрече будет идти речь об организационных моментах назначения Вас на позицию дизайнера в нашем агентстве.
Образец письма клиенту: 15 готовых шаблонов для рассылки
Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы. Данные адресата Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу.
В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату. Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты. В идеале должны стоять адресные и прочие данные. Обращение Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.
Письмо о встрече для переговоров
- Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
- Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
- Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
- И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
- А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
- Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).
Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу? Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке.