Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностные обязанности администратора офиса юристов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Административно-технический персонал в небольших компаниях с коммерческими целями деятельности, как правило, состоит из одного сотрудника. Должность его именуется как офис-менеджер или секретарь. Если же такой отсутствует, отдельные функции административного характера (к примеру, организация делопроизводства, документооборота или заказ канцелярии) возлагаются на определенного младшего работника как дополнительная нагрузка.
Административные должности на предприятии
Любое действующее предприятие напоминает живой организм, нормальное функционирование которого обеспечивается постоянно поддерживаемыми связями с другими юридическими лицами. Это и деловые партнеры, и заказчики, и поставщики, и контролирующие, и управляющие органы, а также многие другие организации и частные лица.
Главной задачей людей, занимающихся административной работой, является обеспечение плановой и безаварийной работы предприятия, в том числе, путем своевременного представления оперативной информации и донесения управленческих решений от руководства к исполнителям.
В зависимости от того вида деятельности, который является основным для данного предприятия, его структуры и численности, к основным административным должностям можно отнести: администратор на ресепшен, секретарь, секретарь-референт, офис-менеджер, бизнес-ассистент, делопроизводитель, оператор на телефоне, личный помощник руководителя, переводчик, руководитель канцелярии/секретариата.
Можно отметить, что высококвалифицированные администраторы ценятся работодателями на уровне среднего менеджера: логистика, бухгалтера, менеджера по работе с клиентами. Уровень их зарплат начинается с 50 тысяч рублей.
Что нужно, чтобы стать хорошим администратором
Работодатели предъявляют к кандидатам на административные должности достаточно высокие требования. Претендент должен иметь высшее образование и опыт работы в данной отрасли. Все чаще к обаятельным условиям относится знание одного или нескольких иностранных языков, а знание компьютера и офисных программ, оргтехники и мини-АТС уже даже не упоминается, как само собой разумеющееся.
Человеку, который хочет заниматься административной работой, необходимо обладать и специфическими качествами характера. Всегда будут востребованы люди инициативные, грамотные, обладающие гибким интеллектом, широким кругозором и системным подходом к работе, умеющие принимать взвешенные оперативные решения.
Поскольку административные должности предполагают и коммуникативные функции, немаловажными качествами при устройстве на работу станут грамотная речь, умение находить общий язык с людьми и логично излагать свои мысли, знание делового этикета и даже приятная внешность, что особенно важно для администраторов на ресепшене и секретарей, которые являются лицом компании.
Любое действующее предприятие напоминает живой организм, нормальное функционирование которого обеспечивается постоянно поддерживаемыми связями с другими юридическими лицами. Это и деловые партнеры, и заказчики, и поставщики, и контролирующие, и управляющие органы, а также многие другие организации и частные лица.
Главной задачей людей, занимающихся административной работой, является обеспечение плановой и безаварийной работы предприятия, в том числе, путем своевременного представления оперативной информации и донесения управленческих решений от руководства к исполнителям.
В зависимости от того вида деятельности, который является основным для данного предприятия, его структуры и численности, к основным административным должностям можно отнести: администратор на ресепшен, секретарь, секретарь-референт, офис-менеджер, бизнес-ассистент, делопроизводитель, оператор на телефоне, личный помощник руководителя, переводчик, руководитель канцелярии/секретариата.
Можно отметить, что высококвалифицированные администраторы ценятся работодателями на уровне среднего менеджера: логистика, бухгалтера, менеджера по работе с клиентами. Уровень их зарплат начинается с 50 тысяч рублей.
Управление рабочим пространством и предоставление ресурсов
Администратор офиса юристов играет важную роль в управлении рабочим пространством и предоставлении ресурсов для эффективной работы юристов и других сотрудников офиса. Он отвечает за обеспечение необходимых условий и средств, чтобы они могли своевременно и качественно выполнять свои задачи.
Одной из задач администратора является организация рабочих мест сотрудников. Он следит за тем, чтобы каждый юрист имел свое рабочее место с необходимым оборудованием, мебелью и подключением к компьютерной сети. Администратор размещает сотрудников таким образом, чтобы соблюдалась конфиденциальность информации и обеспечивалась компактность работы офиса.
Также администратор отвечает за предоставление ресурсов, необходимых для работы юристов и остальных сотрудников. Он заботится о наличии печатной и офисной техники, организует поставку офисных принадлежностей, поддерживает порядок с документацией и организует хранение и доступ к серверам и базам данных офиса.
Администратор офиса юристов также осуществляет контроль работы оборудования и программного обеспечения, отвечает за его обновление и ремонт. Он поддерживает сотрудников в вопросах работы с компьютерами и программами, а также решает технические проблемы, которые могут возникнуть в процессе работы.
Таким образом, администратор офиса юристов играет важную роль в обеспечении комфортных условий для работы сотрудников и предоставлении им необходимых ресурсов для эффективного выполнения задач. Он выполняет функцию координации и контроля рабочих процессов и обеспечивает его бесперебойность.
Обеспечение конфиденциальности и безопасности информации
Администратор офиса юристов должен быть внимательным и ответственным сотрудником, сознательно следующим нормам информационной безопасности и выполняющим специально разработанные политики и процедуры.
Важными пунктами обеспечения конфиденциальности и безопасности информации являются:
- Ограничение доступа к конфиденциальным данным только для авторизованного персонала офиса юристов.
- Регулярное обновление и использование антивирусных программ и программных защитных механизмов для предотвращения несанкционированного доступа к информации.
- Шифрование и защита информации, передаваемой по электронным каналам связи.
- Безопасное хранение физических носителей информации, таких как документы и диски.
- Создание резервных копий данных и их хранение в безопасном месте для возможного восстановления информации в случае потери или повреждения.
Итак, обеспечение конфиденциальности и безопасности информации является важной задачей администратора офиса юристов. Это требует от него следовать строгим правилам и процедурам, обновлять и использовать современные технологии защиты информации, а также быть внимательным и ответственным сотрудником.
Требования к специалисту
Инструкция должностная офис-менеджера включает необходимые предписания для принятия на работу и ее осуществления в дальнейшем. Первое, чем должен обладать претендент на данную должность, — это соответствующее образование и профессиональные навыки. Работник должен иметь диплом об окончании среднего специального, неполного высшего или высшего образования.
В навыках должны присутствовать знания об устройстве офиса и особенностях его работы. Зонирование помещения – немаловажный фактор в функциональности. Если офис-менеджер знаком с принципами организации деятельности, ему будет несложно контролировать отдельные рабочие позиции. Персонал должен распределяться по своим местам в соответствии с обязанностями так, чтобы не нарушалась другая работа. Офис-менеджер должен знать сферу работы и степень ответственности каждого специалиста.
Должностная инструкция управляющего предприятием
Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению организации и совершенствованию методов выполняемой им работы. 3.7. Запрашивать документы, материалы, инструменты и т. п., необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 3.8. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством. 4. Ответственность Управляющий административным комплексом несет ответственность: 4.1.
За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ. 4.2. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ. 4.3.
Образец на работника – водителя
Причины составления
Выдается в 2 случаях:
- по личному требованию работника;
- в ответ на запросы внешнего и внутреннего типа.
Внешняя характеристика – составляется по требованию самого водителя или других пользователей: банк, суд, адвокатская фирма. Внутренняя предоставляется на требование актов, выданных органами руководства компании. В случае перевода в другой отдел или должность.
Составляется в произвольной форме без стандартной формы. Исключение – запросы в государственные органы, когда выдается конкретный бланк.
Условно ее разделяют на 5 частей:
- Заголовок.
- Анкетные данные.
- Трудовая деятельность.
- Основная часть – личные качества.
- Заключение.
Должностная инструкция по специальности «Администратор офиса»
- Требовать обеспечения нормальными условиями труда и денежными средствами для выполнения работы.
- Пользования утвержденными директором компании инструкциями, приказами, распоряжениями, правилами и др. документами, регламентирующими работу сотрудников Компании.
- Информировать директора о проблемах и трудностях, в результате выполнения его работ.
- Представлять Компанию от имени директора и по поручению директора.
- Находится в помещении офиса круглосуточно.
- Менеджер по клиентам взаимодействует со всеми сотрудниками Компании и осуществляет непосредственное руководство кассовыми механиками и курьерами.
- Менеджер по клиентам работает в команде Компании, для достижения общего результата, поддерживает дружелюбную атмосферу в коллективе.
- Менеджер по клиентам внимательно следит за сотрудниками, помогает им в решении их проблем и трудностей в работе, ведёт календарь мероприятий, праздников, дней рождения сотрудников и корпоративных встреч.
Функциональные и должностные обязанности администратора
Представительствовать от имени Общества в других организациях и учреждениях по вопросам, относящимся с своей компетенции.
В навыках должны присутствовать знания об устройстве офиса и особенностях его работы. Зонирование помещения – немаловажный фактор в функциональности. Если офис-менеджер знаком с принципами организации деятельности, ему будет несложно контролировать отдельные рабочие позиции. Персонал должен распределяться по своим местам в соответствии с обязанностями так, чтобы не нарушалась другая работа.
Для прохождения на вакансию администратора рекомендуется ознакомиться с темой работы по максимуму. Сегодня для этого имеются все средства и возможности. Так, администратору не помешает:
- пройти обучающие курсы;
- принять участие в тренингах по общению с клиентами и сотрудниками;
- повысить свою квалификацию с помощью специальной литературы и учебников;
- досконально разобраться в товарах или услугах, предоставляемых проектом работодателя;
- научиться разбираться в маркетинге и торговле.
Что касается основных пунктов, которые содержит должностная инструкция, то здесь все зависит от специфики работы. Ведь несмотря на схожесть обязанностей, каждая структура имеет некоторые отличия. Например, существует огромная пропасть между работниками гостиницы и, скажем, системными администраторами.
Но начать следует с того, кто такой администратор. Ведь несмотря на распространенность этой должности, многие не совсем понимают тот спектр обязанностей, что ложится на них. Итак, администратор – это человек, который отвечает за порядок в определенной организации.
На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.
Должностная инструкцияадминистратора
Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. 16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).
III. Права Администратор офиса имеет право: 1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями. 2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
3.
Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей. 4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5.
Утверждаю ………………………………………… …………………………………………….(наименование организации) …………………………………………….(должность) …………….………………………………(ф.и.о.) «…..» …………………. 20….. г. м.п. ……………………………………………………………………………..(наименование, предприятия, организации) 1. Общие положения 1.1. Администратор принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия.
1.2.
Внимание
На должность администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее ……………. лет. 1.3. Администратор подчиняется непосредственно ………………………………………………………………………………………………………(директору предприятия / руководителю структурного подразделения / иному должностному лицу) 1.4.
Должностная инструкция управляющего предприятием
Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению организации и совершенствованию методов выполняемой им работы. 3.7. Запрашивать документы, материалы, инструменты и т. п., необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 3.8. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством. 4. Ответственность Управляющий административным комплексом несет ответственность: 4.1.
За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ. 4.2. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ. 4.3.
Требования к администратору
Администратор должен быть человеком образованным, внимательным, вежливым и отзывчивым. Он должен быть устойчивым к стрессам и справедливым, когда разбирается с конфликтными ситуациями. Обязательно нужно быть отличным психологом, находить подход к каждому клиенту, уметь внимательно слушать и помогать, если потребуется.
Расти по карьерной лестнице, могут только люди уравновешенные, ответственные, умеющие быстро реагировать в трудной ситуации. Они должны уметь быстро обрабатывать большой объем полученной информации. Коммуникабельность, ответственность — основные критерии администратора.
В своем резюме соискатель должен указывать опыт работы на подобной должности в гостинице, отеле. Он должен быть, согласно должностной инструкции, не менее двух лет. Желательно предоставление рекомендации с предыдущего места работы.
В идеале он должен иметь следующие качества:
- общительность. Он сможет быстро и легко устанавливать контакт с постояльцами, отвечать на возникающие вопросы в его компетенции;
- речь должна быть правильной. Дефекты дикции, чересчур быстрое произношение негативно сказываются на передаче требуемой информации;
- сообразительность. В некоторых ситуациях требуются принять решение очень быстро и обязательно только верное. При этом оно обязательно должно быть справедливым в конфликтной ситуации;
- неукоснительно выполнять все свои обязанности. Со всей ответственностью относиться к ведению документооборота, первичной бухгалтерии;
- умение улаживать конфликты. Способность адекватно воспринимать любую ситуацию. Навык вежливого общения, помогает сглаживать возникшие недоразумения. Клиент в любой ситуации должен оставаться довольным, а бюджет не должен пострадать;
- готовность временно совмещать предлагаемую и иную должность, к работе сверхурочно (в случае не нарушении со стороны руководителя норм Трудового Кодекса).
- знание иностранного языка на разговорном уровне (чаще всего английского). Это важно при разговоре с иностранцами и повышает звездность гостиницы;
- уметь пользоваться компьютером;
- быть знакомым с делопроизводством;
- иметь навыки грамотных телефонных переговоров, уметь коротко и четко отвечать на поставленные вопросы;
- иметь среднее или высшее специальное образование, пройти специальное обучение в школе отельного бизнеса, закончить курсы для администраторов гостиницы.
Заработная плата администратора
Заработная плата администратора зависит, прежде всего, от региона, в котором находится гостиница, от ее престижности и качества предоставляемого клиентам сервиса. Заработная плата конкретного сотрудника определяется уровнем его личного профессионализма, качества его работы и количества отработанного времени за конкретный месяц. В среднем стране, она составляет сейчас примерно около 30 тысяч рублей.
Во многих гостиницах предусмотрены различные доплаты в виде премий, поощрительных бонусов, предоставления бесплатных полезных услуг, например, оплаты питания, услуг телефонии, выдаются абонементы для посещения спортзалов и культурных мероприятий.
Как и в любом другом бизнесе, чем лучше проявляет себя сотрудник тем, выше его персональная заработная плата, но все же определяющим моментом в этой отрасли является уровень «звезд» отеля и общий уровень сервиса данной гостиничной сети.