Памятка для подотчетника в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Памятка для подотчетника в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.

Чем регулируется подотчет

Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018, ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.

Разбираемся с новыми правилами для подотчета

Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в 2022 году. Согласно приказу Минфина от 01.07.2022 № 65н, был произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.

Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.

Приказ о подотчетных лицах

Наличие приказа о подотчетных лицах не носит строго обязательного характера, тем не менее, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет (а без этого деятельность любой организации практически нереальна) лучше запастись этим документом. Иначе в результате внезапной проверки налоговой службой или трудовой инспекцией, не исключены санкции со стороны контролирующих структур в виде штрафа, который может быть наложен как на само юридическое лицо, так и на его руководителя.

Составление приказа о подотчетных лицах является обязательным, в случае, если на предприятии есть сотрудники, которые наделены правом пользоваться выданными из кассы наличными средствами для достижения каких-либо служебных целей.

Формирование первичных документов на бумажном носителе

При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.

Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):

• при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;

• при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).

* * *

В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:

1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).

2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.

3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.

4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.

6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.

7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.

Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.

В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:

• 0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;

• 0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;

• 0510451 – требование-накладная;

• 0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;

• 0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;

• 0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:

• 0509211 – карточка учета капвложений;

• 0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.

Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет

Заявление на выдачу подотчетных средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых подотчетных наличных и на какой срок можно выдавать деньги в подотчет. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

В августе 2017 года Центробанк утвердил порядок, в соответствии с которым осуществляется выдача денежных средств в подотчет. Эти правила несколько облегчили жизнь бухгалтерам и подотчетным сотрудникам. Предлагаем разобраться в новых нюансах оформления бумаг и выдачи денег, чтобы понять, какие документы по подотчету изменились и в чем заключаются преимущества.

До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2021 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:

• издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
• оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).

Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.

Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.

Благодаря решениям Центробанка, стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 ). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.

Эти новшества, изменившие порядок выдачи и расходования подотчетных сумм, очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.

Интернет-магазины стали привычным делом для многих граждан. Но покупки на иностранных интернет-площадках могут обернутся головной болью и для компании, и для самого подотчетника. Вот лишь часть подстерегающих неприятностей:

• если к авансовому отчету работник приложит вместо товарной накладной только компьютерные распечатки, налоговики могут счесть необоснованными расходы на приобретение ТМЦ;
• у компании появится обязанность заплатить «ввозной» НДС, а также ее могут наказать за нарушение валютного законодательства;
• отсутствие накладной и чека от продавца не позволит компании оприходовать приобретенные ценности (оборудование, запчасти и др.) в обычном порядке ─ придется оформлять с сотрудником договор купли-продажи, что повлечет появление у него налогооблагаемого дохода и, как следствие, необходимость представления в ИФНС декларации 3-НДФЛ.

Есть вопросы по особенностям документального подтверждения расходов в нетривиальных случаях? Приходите к нам на семинар, где опытный лектор раскроет вам все секреты: от приобретения электронных услуг и лицензий до покупок на AliExpress (о времени проведения семинара и его программе расскажем далее).

Общее правило переноса срока представления отчетности, если крайний срок сдачи выпадает на выходной/нерабочий праздничный день, распространяется и на отчетность, подаваемую в ФСС.

Сроки сдачи отчетности в ФСС следующие.

Вид отчетности	За какой период представляется	Крайний срок представления отчетности в ФСС
Расчет 4-ФСС на бумаге	За 2021 год	20.01.2022
За I квартал 2022 года	20.04.2022
За I полугодие 2022 года	20.07.2022
За 9 месяцев 2022 года	20.10.2022
За 2022 год	20.01.2023
Расчет 4-ФСС в электронном виде	За 2021 год	25.01.2022
За I квартал 2022 года	25.04.2022
За I полугодие 2022 года	25.07.2022
За 9 месяцев 2022 года	25.10.2022
За 2022 год	25.01.2023
Подтверждение основного вида деятельности	За 2021 год	15.04.2022
За 2022 год	17.04.2023

Новые документы для авансового отчета 2021

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») г. Санкт-Петербург 20.01.2021 ПРИКАЗ №3 о подотчетных лицах В целях обеспечения кассовой дисциплины ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Главному бухгалтеру Максимовой Л.И. выдавать под отчет раз в неделю суммы, не превышающие 3000 (три тысячи) рублей, следующим сотрудникам: бухгалтеру Фроловой Т.Н. для осуществления наличных расчетов по всем необходимым обстоятельствам; завхозу Романовой Е.Д. для покупки канцелярских товаров для нужд организации. 2. Срок выдачи под отчет — 3 рабочих дня. 3. Во всех остальных случаях выдачу наличных денежных средств под отчет утверждать отдельным приказом. Директор: Соколов Соколов К.Е. Изменения в правилах подотчета с 2024 года С 2024 года вступают в силу новые правила подотчета, которые повлияют на порядок их составления и предоставления. Эти изменения были внесены с целью облегчить процедуру подотчетности, сделать ее более прозрачной и удобной для всех участников. Одной из главных новаций является переход к электронной форме подотчетных документов. Теперь все отчеты и документы должны быть представлены в электронном виде. Это позволит сократить бумажную работу, минимизировать вероятность ошибок при заполнении и ускорить процесс их обработки и проверки. Также с 2024 года будет введено новое требование по обязательному указанию причины и цели совершения каждой потраченной суммы. Это позволит более точно контролировать расходы и их соответствие установленным нормам и правилам. Кроме того, будет введен лимит на сумму подотчетных расходов для каждого сотрудника, что также способствует контролю за использованием средств. Для удобства составления и предоставления отчетных документов будет создан специальный онлайн-сервис, где сотрудники смогут быстро и легко заполнить необходимые поля и загрузить сканы необходимых документов. Такой подход позволит сделать процесс подотчетности более эффективным и удобным для всех участников. Влияние новых правил на малые и средние предприятия Введение новых правил подотчета в 2024 году может оказать существенное влияние на деятельность малых и средних предприятий. Эти изменения повлекут за собой необходимость внесения корректировок в бухгалтерскую отчетность и изменение процессов ведения учета. Во-первых, новые правила потребуют от малых и средних предприятий более детального и прозрачного учета расходов и доходов. Это может привести к необходимости более тщательно отслеживать и документировать все транзакции, что потребует дополнительных ресурсов и времени. Во-вторых, предприятиям придется адаптировать свои системы учета и отчетности под новые требования. Многие малые и средние предприятия могут столкнуться с ограничениями в своей бухгалтерской инфраструктуре и необходимостью внедрения нового программного обеспечения или обучения сотрудников. Кроме того, новые правила подотчета могут повлиять на финансовое состояние малых и средних предприятий. Введение более строгих правил подотчета может привести к увеличению расходов на учет и отчетность, что может отразиться на прибыльности и конкурентоспособности предприятий. В целом, влияние новых правил на малые и средние предприятия будет зависеть от их готовности и возможностей приспособиться к изменениям. Необходимо аккуратно проработать все аспекты новых правил, обеспечить соответствие требованиям и гарантировать эффективную адаптацию предприятий к изменяющейся бухгалтерской практике. Какие требования предъявляются к кассовым чекам в новых правилах? В новых правилах, кассовые чеки должны соответствовать определенным требованиям, чтобы быть приемлемыми для использования у подотчетника в 2024 году. Ниже приведены основные требования, предъявляемые к кассовым чекам: Чек должен содержать печать организации, продавшей товар или оказавшей услугу. Чек должен содержать информацию о дате и времени совершения покупки. Чек должен содержать информацию о наименовании и количестве приобретенного товара или описание оказанной услуги. Чек должен содержать информацию о стоимости каждого товара или услуги, а также об общей сумме покупки. Чек должен содержать уникальный номер, который позволяет однозначно идентифицировать транзакцию. Чек должен содержать информацию о налогах, включенных в стоимость товара или услуги. Чек должен быть читаемым и понятным для потребителя. Соблюдая эти требования, кассовые чеки в новых правилах будут являться надежными и достоверными документами, подтверждающими совершенные финансовые операции. Общие требования к кассовым чекам в 2024 году Ниже приведены основные требования к кассовым чекам в 2024 году: Чек должен содержать четкую информацию о месте и дате совершения продажи, включая адрес и название организации. На чеке должно быть указано наименование товара или услуги, а также их количество и стоимость. Обязательно наличие уникального номера чека, который должен быть проставлен автоматически кассовым аппаратом. Чек должен содержать информацию о ставке и сумме налога, а также общую сумму продажи с учетом налогов. Кассовый чек должен быть подписан сотрудником организации, осуществляющим продажу. Чек должен быть одноразовым и не должен содержать исправлений, скрепленных логотипом или другими средствами. Формат и шрифт текста на чеке должны быть четкими и легко считываемыми. В случае возврата товара или услуги, на чеке должна быть указана соответствующая информация и сумма возврата. Подотчетники должны соблюдать все эти требования при оформлении кассовых чеков. В случае каких-либо изменений или дополнений в требованиях, необходимо незамедлительно обновить программное обеспечение кассового аппарата и обучить персонал новым правилам оформления чеков. Бумажные чеки с электронной подписью В 2024 году, в соответствии с действующим законодательством, можно принимать бумажные кассовые чеки с электронной подписью. Такие чеки имеют следующие особенности: Особенности Описание Электронная подпись Бумажные чеки должны содержать электронную подпись, что гарантирует их подлинность и целостность. Уникальный идентификатор Каждый чек должен иметь уникальный идентификатор, который позволяет однозначно идентифицировать его. Дата и время Чек должен содержать информацию о дате и времени его выдачи, чтобы иметь возможность учесть его при подотчете. Сумма Важным параметром является сумма, указанная в чеке. Она должна соответствовать фактическим расходам подотчетника. Информация о магазине Бумажные чеки с электронной подписью должны содержать информацию о магазине или организации, выдавшей чек. Система налогообложения Важно учитывать, что бумажные чеки с электронной подписью могут приниматься только по системе налогообложения, предусмотренной законом. Таким образом, при подотчете в 2024 году можно принимать бумажные чеки, которые содержат электронную подпись и соответствуют указанным выше требованиям. Чеки с нечетким штрих-кодом: действующие рекомендации: В 2024 году кассовые чеки с нечетким штрих-кодом следует принимать у подотчетника только при выполнении определенных требований и рекомендаций. 1. Проверка подлинности: Перед принятием чека с нечетким штрих-кодом необходимо удостовериться в его подлинности. Для этого можно воспользоваться специальными сервисами, доступными онлайн или установленными на кассовом аппарате. В результате проверки будет определено, является ли чек подлинным или подозрительным. 2. Доступность информации: Чек должен содержать основные данные о проведенной транзакции, включая сумму, дату и время, наименование товара или услуги. Рекомендуется принимать чеки, которые содержат достаточно четкую информацию о сделке. 3. Формат: Чеки с нечетким штрих-кодом следует принимать только в установленном формате. Такие чеки должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства и содержать необходимую информацию в понятной форме. Если вы соблюдаете эти рекомендации, то сможете принимать кассовые чеки с нечетким штрих-кодом у подотчетных лиц в 2024 году. Особенности приема кассовых чеков покупных организаций: Прием кассовых чеков от покупных организаций имеет свои особенности, о которых необходимо знать: Подотчетнику разрешается принимать кассовые чеки только от покупных организаций, которые имеют статус плательщика НДС и осуществляют розничную торговлю. Кассовые чеки должны быть выписаны на имя или организацию подотчетника, с указанием его ИНН. Чеки должны быть законно выписаны и содержать все необходимые реквизиты: наименование покупной организации, дату и время покупки, наименование приобретенных товаров или услуг, их стоимость с указанием суммы НДС. Прием кассовых чеков должен осуществляться на специально отведенной для этого территории или в помещении с контролируемым доступом. Подотчетник обязан хранить принятые кассовые чеки в течение установленного законом срока (обычно 4 года) и предоставить их на проверку контролирующим органам по запросу. Если кассовый чек содержит ошибки или несоответствия, подотчетник должен обратиться к покупной организации для исправления и предоставления нового чека с правильными данными. Прием кассовых чеков должен осуществляться строго в пределах установленной суммы, не превышающей установленные ограничения для подотчетных лиц. Соблюдение этих особенностей позволит подотчетнику правильно принимать и хранить кассовые чеки от покупных организаций и избежать возможных нарушений и штрафов со стороны контролирующих органов. Похожие записи: Как судебный пристав должен уведомить должника Когда и какого числа отмечается День отца в России Гражданство рф родителям по детям 2023