Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы для авансового отчета за материалы нужны в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Принят авансовый отчет может быть только в том случае, если к нему приложены документы, подтверждающие целевое использование денежных средств, выданных в подотчет. Например, при отправлении сотрудника в командировку ему выдаются средства на проезд, проживание. Он может отчитаться квитанциями, выданными в гостинице, приложить билеты на проезд до места командировки и обратно.
Какие документы приложить
Если сотрудник проживает в частном секторе, то допустимо приложить договор с собственником жилья, сдавшим помещение для проживания в аренду, и расписка в получении оплаты. В документах должно быть достаточно информации о физическом лице, оказавшем услугу, чтобы идентифицировать его личность.
Когда деньги выдаются на приобретение ТМЦ, то основанием служит накладная, кассовый и товарный чек.
Подтверждающие документы для авансового отчета
Подотчетный сотрудник обязательно должен оправдать понесенные в ходе выполнения задания расходы. Ниже дан перечень документов для авансового отчета, которые доказывают целевое использование средств на нужды компании:
- кассовый чек;
- товарный чек;
- бланк строгой отчетности (БСО);
- приходный кассовый ордер (ПКО);
- счёт-фактура;
- товарная накладная;
- билет и посадочный талон на транспорт.
Чеки — это самые популярные документы, принимаемые к авансовому отчету. Они выдаются при расчете в магазинах, медицинских учреждениях, гостиничных комплексах и т.п. В качестве первичного документа кассовый чек должен содержать:
- наименование документа;
- порядковый номер за смену;
- дата, время, место проведения операции;
- наименование организации;
- ИНН, система налогообложения;
- признак расчета;
- перечисление товаров/услуг и их стоимость;
- формат оплаты товаров/услуг;
- ФИО продавца;
- реквизиты кассового аппарата;
- порядковый номер документа;
- адрес сайта, на котором возможна проверка подлинности документа;
- QR-код.
Актуальные правила заполнения
Ниже приведены актуальные правила заполнения авансового отчета в 2024 году:
| Поле | Обязательные данные | Дополнительная информация |
|---|---|---|
| Дата | Дата заполнения отчета | Указывается текущая дата |
| ФИО | Фамилия, имя, отчество сотрудника | — |
| Цель командировки | Описание цели и задач командировки | — |
| Срок командировки | Даты начала и окончания командировки | — |
| Сумма аванса | Сумма полученного аванса | Указывается в валюте, принятой в компании |
| Описание расходов | Подробное описание всех затрат и расходов | — |
| Приложенные документы | Список всех приложенных документов | Указывается наименование и количество документов |
| Подпись сотрудника | Подпись сотрудника, подавшего отчет | — |
Следуя этим правилам, можно гарантировать правильность заполнения авансового отчета. В случае возникновения вопросов, рекомендуется обратиться к финансовому отделу компании для получения дополнительной информации и консультации.
Авансовые отчеты 2024: правила и особенности
Авансирование – это система предварительных выплат сотрудникам или поставщикам, которая помогает организации оптимизировать свои финансовые потоки и избавиться от необходимости хранить большие суммы наличных денег. Однако, в связи с изменениями в законодательстве, в 2024 году изменятся правила проведения авансовых отчетов.
Первым шагом для организации авансовых отчетов является определение различия между выплатами по полученной предоплате и задатках, выданных по полученным авансам. После этого необходимо соотнести все полученные и выданные авансы с бухгалтерским балансе.
- Авансы по заработной плате
- Авансы по плате поставщикам
- Различие в проведении авансов между коммерческими и бюджетниками
Если сотрудник не предоставил чек
Работник обычно не предоставляет чек в двух случаях: он его потерял или продавец работает без кассового аппарата.
Бывает, что подотчетное лицо просто по невнимательности теряет чек или происходит порча чека. Обычно в таких случаях к авансовому отчету прикладывается служебная записка, где работник поясняет где, когда и по какой причине он потерял конкретный чек. Если директор посчитает нужным возместить такие расходы, то потраченные средства сотрудник получит, однако в расходы такую сумму лучше не включать, особенно при применении УСН. Ведь все расходы должны быть в обязательном порядке документально оформлены.
В том случае, когда продавец не выдает чек в связи с отсутствием новой кассы, нужно запросить у продавца письмо – подтверждение о правомерности отсутствия кассовых аппаратов или копию подтверждающего документа о нахождении на спецрежиме.
Есть возможность получить товарный чек или квитанцию без кассового чека.
Выдача в подотчет при превышении лимита кассы
Еще одна причина, по которой в организациях любят выдавать деньги под отчет – если превышен лимит в кассе. Величину превышения просто выдают ответственному лицу, тем самым регулируя остаток. Тратятся и подтверждаются такие суммы в общем порядке.
Кстати, при необходимости, подотчетное лицо может вернуть средства обратно в кассу, как излишек подотчетных сумм.
Подотчетник является материально – ответственным лицом. Он получает денежные средства в кассе бухгалтерии, либо прямо на банковскую карту работника и тратит их на нужды организации. По всем потраченным суммам необходимо предоставить авансовый отчет, к которому прикладываются все подтверждающие документы. Закон об онлайн – кассах вносит в эту процедуру свои коррективы. Теперь очень тщательно необходимо проверять все ли необходимые реквизиты содержит чек и корректно ли выдаются бланки строгой отчетности.
Расходы без онлайн-чека.
В рассматриваемой ситуации продавец вообще не применяет ККТ. Законом на покупателя не возложена обязанность устанавливать, обязан ли продавец использовать ККТ и оформлять кассовые чеки. Однако список предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ случаев-исключений, когда ККТ может не применяться, невелик. Например, без ККТ можно работать:
-
при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);
-
при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
И самое главное: квитанция к ПКО подтверждает только факт оплаты. Подтвердить с ее помощью вид расходов, к примеру, наименование приобретенных ТМЦ, услуг проблематично. Поэтому помимо квитанции к приходнику к авансовому отчету должен прилагаться документ о виде понесенных расходов: товарная накладная, акт и т.п.
Пример оформления формы КО-1 смотрите в материале «Приходный кассовый ордер — бланк и образец».
Как заполнить унифицированную форму?
Унифицированная форма отчета о командировке представляет собой важный документ, который должен быть заполнен в установленные сроки. Назначение этого отчета — фиксирование командировочных расходов и предоставление информации о проведенной командировке.
Что важно заполнить в этой форме? В первую очередь, необходимо указать период командировки, ее цель и место назначения. Также следует указать общие расходы, включая дорожные издержки, проживание, питание и другие расходы, связанные с командировкой.
Отчет должен быть составлен строго в установленной форме, которая предусматривает заполнение определенных полей. Важно также указать требования к авансовому отчету, если он необходим.
Зачем нужна унифицированная форма отчета о командировке? Это обязательный документ для подтверждения командировочных расходов и контроля за их использованием. Его составление и заполнение регулируются правилами, установленными руководством.
Кто готовит отчет о командировке? В большинстве случаев, это обязанность сотрудника, который был в командировке. Однако, в некоторых случаях, за составление отчета может быть ответственен другой сотрудник, который имеет полномочия по расходам.
Если сотрудник тратит личные деньги
Если сотрудник тратит личные деньги на благо организации, он может получить их в соответствии с новыми правилами ведения субсчетов на 2024 год. Для этого необходимо заполнить специальную форму — расходную ведомость. В ведомости указываются все декларации о расходах и их суммы.
После заполнения формы расходной ведомости сотрудник должен предоставить ее в бухгалтерию для проверки и подтверждения. Если расходы заявлены и соответствуют правилам составления ведомости, то работник может получить компенсацию наличными или банковской картой.
Однако если сумма расходов превышает установленные агентством лимиты, сотрудник должен представить отчет о расходах с указанием всех сумм и их назначения. Отчет должен быть оформлен в соответствии с правилами и представлен в казначейство для проверки и утверждения.
Важно отметить, что работник имеет право на продвижение перед командировкой или переездом, если это предусмотрено правилами организации. В качестве альтернативы, если сотрудник не может внести деньги на счет во время командировки, ему может быть предложено внести аванс.
Помимо наличных денег, работник может получить компенсацию расходов в виде перевода на свою банковскую карту. В этом случае работник должен перечислить деньги, предоставив соответствующие реквизиты банковской карты.
Таким образом, если сотрудник тратит личные деньги в интересах организации, он может вернуться к новым правилам отчетности в 2024 году. При превышении лимита обязательно составляется отчет о расходах. Расчеты по остаткам денежных средств могут производиться как наличными, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника.
Как правильно оформить
Для правильного оформления авансового отчета в 2023 году необходимо соблюдать определенные требования и предоставить определенный набор документов.
Список документов, необходимых для оформления авансового отчета:
- Заявление на предоставление аванса;
- Бухгалтерские документы, подтверждающие основание выплаты аванса (например, копии договоров, расчетов по выполненным работам и т.д.);
- Документы, подтверждающие фактическое использование авансовых средств (например, кассовые квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
- Приказ о предоставлении аванса;
- Документы, удостоверяющие личность получателя аванса (паспорт, документ, содержащий сведения о государственной регистрации юридического лица и т.д.).
Требования к оформлению документов:
- Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства и правилами внутреннего документооборота организации;
- Документы должны быть четкими и заверены подписью руководителя организации;
- Документы должны содержать полные и достоверные сведения об основании выплаты аванса и его использовании;
- В случае подтверждения фактического использования авансовых средств с помощью кассовых квитанций, они должны быть пронумерованы, скреплены печатью и подписаны лицами, осуществляющими отпуск средств.
Соблюдая данные требования и предоставив полный и правильно оформленный набор документов, вы сможете правильно оформить авансовый отчет в 2023 году и избежать проблем и несоответствий при его рассмотрении.
Акты выполненных работ
Акт выполненных работ выполняет несколько функций:
- Подтверждение выполнения работ. Акт является официальным доказательством того, что работы были выполнены. Он содержит подписи и печати соответствующих сторон.
- Определение объема и качества работ. В акте указывается объем выполненных работ и их качество. Это позволяет контролировать выполнение работ и решать вопросы о сроках и качестве.
- Определение стоимости работ. В акте указывается сумма, которая подлежит оплате за выполненные работы. Это позволяет контролировать финансовые аспекты проекта и рассчитывать затраты на работу.
Акт выполненных работ должен быть составлен в письменной форме. В нем указываются данные о контрагтах, сторонах договора, об объеме и качестве работ, а также подписи и печати соответствующих сторон.
Важно: акт выполненных работ является важным документом для дальнейшей финансовой и юридической работы. Он должен быть составлен и подписан в соответствии с требованиями законодательства и утвержденными органами.