Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как провести годовое собрание участников ООО». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для начала следует уточнить, что такое очередное собрание. Согласно действующего законодательства и устава организации очередное общее собрание – это мероприятие, в котором участвуют участники, и проводится по инициативе исполнительного органа. В качестве исполнительного органа выступает директор организации.
Сроки проведения очередного собрания
Общее собрание участников является высшим органом управления в ООО, к компетенции которого относятся вопросы, определенные в ст. 33 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – ФЗ об ООО).
Итак, поговорим об очередном общем собрании участников, которое должно проводиться во всех ООО без исключения. В соответствии со ст. 34 ФЗ об ООО очередное общее собрание участников общества проводится в сроки, определенные уставом общества, но не реже чем 1 раз в год. При этом, как говорится в законе, уставом общества должен быть определен срок проведения очередного общего собрания участников общества, на котором утверждаются годовые результаты деятельности. Оно должно проводиться не ранее чем через 2 месяца и не позднее чем через 4 месяца после окончания финансового года.
Однако возникает вопрос, кто и какую ответственность несет в случае, если собрание не будет проведено в установленные сроки. По общему правилу очередное общее собрание участников общества созывается исполнительным органом общества (генеральным директором, президентом и др.), порядок созыва общего собрания участников определен в ст. 36 ФЗ об ООО. В соответствии с ч. 11 ст. 15.23.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ (КоАП РФ) за незаконный отказ в созыве или уклонение от созыва общего собрания участников ООО, а равно нарушение требований федеральных законов к порядку созыва, подготовки и проведения общих собраний участников ООО предусмотрена ответственность в виде административного штрафа:
- для граждан – в размере от 2 000 до 4 000 руб.;
- для должностных лиц – от 20 000 до 30 000 руб.;
- для юридических лиц – от 500 000 до 700 000 руб.
Однако если в ООО один участник, на него не будут распространяться требования закона о созыве общего собрания1. И штраф ему тоже не грозит, особенно с учетом того, что у единственного участника больше возможностей принять решение по итогам года, оформив его «нужной датой». Во всяком случае судебная практика, свидетельствующая о привлечении к ответственности за нарушение сроков принятия решения единственным участником по итогам прошедшего года, пока не сложилась.
Компетенция Общего собрания или какие вопросы оно рассматривает
В Уставе ООО должен быть определен круг вопросов (компетенция) которые рассматривает и принимает по ним решения Общее собрание участников Общества с ограниченной ответственностью. Компетенция Общего собрания должна соответствовать Закону об ООО, Гражданскому кодексу и иным нормативным актам.
К компетенции Общего собрания относят:
- 1. Определение направления деятельности
- 2. Участие или неучастие в ассоциациях или других объединениях коммерческих организаций
- 3. Решение вопросов по внесению различных изменений в Устав
- 4. Образование и прекращение полномочий исполнительных органов (совет директоров, единоличный исполнительный орган)
- 5. Передача полномочий исполнительного органа управляющему
- 6. Избрание и прекращение полномочий ревизора или ревизионной комиссии
- 7. Утверждение годовых отчетов финансовой и коммерческой деятельности
- 8. Утверждение годовых бухгалтерских балансов
- 9. Распределение прибыли между участниками ООО
- 10. Утверждение положений и регламентов, а также иных документов, которые определяю внутреннюю деятельность
- 11. Решение о выпуске эмиссионных ценных бумах или размещении облигаций
- 12. Принятие решения о назначении аудитора и проведении аудиторской проверки, а также размера вознаграждения аудитора
- 13. Принятие решения о реорганизации ООО (слияние, присоединение, выделение, разделение, преобразование)
- 14. Принятие решение о ликвидации (прекращение деятельности) и назначения ликвидатора или ликвидационной комиссии, а также утверждение промежуточного ликвидационного и основного ликвидационного балансов.
- 15. Решение об увеличении или уменьшении размера уставного капитала
- 16. Решение иных вопросов
По вопросам, которые предусмотрены пунктами 3, 6, 9, 13, 14, 15 могут приниматься решения только Общим собранием ООО, т.е., они не могут быть переданы для принятия решения другим органам управления Обществом.
Расходы на проведение общего собрания
Фактически в законодательстве, в Налоговом кодексе в частности, конкретно не указаны подобные расходы для целей уменьшения налогооблагаемой базы. Это касается как общей системы (вычетов по НДС в т. ч.), так и УСН (здесь вообще перечень закрытый).
В бухгалтерском учете такие расходы можно учитывать как управленческие (на 44 счете, например), а вот в налоговом лучше их не отражать – велика вероятность, что ФНС выбросит эти расходы и заставит пересдать декларации. Правда арбитраж встает на защиту интересов налогоплательщиков и при наличии обоснования и документального подтверждения разрешает включать в базу расходы. Стандартно затраты включают оплату дороги (авиа или ж/д билеты), гостиничные услуги, аренду места собрания, печатные материалы.
Порядок созыва общего собрания
Действующее законодательство регламентирует весьма детально как порядок проведения общего собрания, так и порядок его созыва.
Поэтапно процедура созыва общего собрания выглядит так:
- Направление заказного письма всем учредителям компании. В тексте извещения должна содержаться информация о времени и месте проведения собрания, а также запланированные к рассмотрению вопросы. Уведомление высылается не позже чем за 30 дней до собрания, но Устав может установить и более сжатые сроки.
- Ознакомление участников общества с документами, касающимися предмета собрания. Это могут быть отчеты, сведения о работе компании, иные данные. Ознакомление добровольное и проводится в срок до начала собрания.
- Внесение предложений в повестку собрания участниками. Может быть выполнено не позднее 15 дней до начала собрания.
- Регистрация участников собрания. Без прохождения процедуры регистрации участники общего собрания к участию в нем не будут допущены. Также участники могут направить своих представителей на основании доверенности.
Важно знать:
- Если Устав не регламентирует порядок ознакомления участников общества с документами, касающимися темы собрания, то эти документы должны быть высланы участникам вместе с извещением!
- Уставом можно установить и иной способ извещения участников, помимо заказного письма. Например, СМС-извещение при наличии расписки-согласия от участника общества на такое извещение.
- Собрание может быть проведено раньше указанного времени (но не даты!), если все учредители компании зарегистрируются до наступления назначенного времени.
Собрание участников ООО
Собрание участников ООО — это встреча всех участников общества. На ней обсуждают все важные вопросы: от крупных сделок до ликвидации компании.
Есть два вида собраний: очередные и внеочередные.
Очередные нужно проводить не реже раза в год, в любой день между 1 ноября и 30 апреля. На них обсуждают прибыль, дивиденды и планы компании на ближайший год.
Внеочередные собрания устраивают, чтобы принять важное решение: увеличить уставный капитал, выбрать нового директора или заключить крупную сделку. Такое собрание можно провести когда угодно, главное — предупредить участников за 30 дней. По закону это делается заказным письмом, но можно указать в уставе свой способ: письмо по электронной почте, личное сообщение во Вконтакте или Фейсбуке.
Лучше отправить уведомление заказным письмом, если есть риск, что кто-то из участников не придет на собрание, а потом будет оспаривать его результаты в суде. С квитком об отправке письма проще доказать, что участника приглашали.
Какие нужны документы
Для собрания с несколькими участниками нужно четыре документа: уведомление о собрании, лист регистрации, протокол и заявление в налоговую.
Если у ООО один учредитель, документов два: решение и заявление в налоговую.
Уведомление о собрании. Если в уставе не прописано, как и когда предупреждать участников, уведомление отправляют за 30 дней заказным письмом.
В уведомлении дата, время, место собрания и повестка дня
Лист регистрации участников собрания. Перед собранием участники записываются в лист регистрации. На это отводят 15-30 минут, в зависимости от количества человек.
В листе регистрации список участников с паспортными данными и подписями
Протокол собрания. В каждом протоколе обязательно должно быть три вопроса:
- кто будет председателем и секретарем. Председатель ведет собрание, секретарь ведет протокол. Их выбирают из участников общества;
- как будут подтверждать состав участников и итоговое решение. За каждое решение участники ООО голосуют за или против, а еще должно быть понятно, кто вообще был на собрании. Обычно состав и решение подтверждают, когда подписывают протокол собрания;
- как будут подсчитывать голоса. Это делает секретарь или кто угодно из участников.
После этих трех вопросов в повестку дня добавляют тот, из-за которого все собрались. По каждому вопросу — отдельное голосование.
Какие вопросы включаются в повестку дня годового собрания участников?
Очередное общее собрание учредителей (участников) Общества рассматривает вопросы, относящиеся к его компетенции.
Важно!
Утверждение годовых отчетов и бухгалтерской (финансовой) отчетности Общества является обязательным вопросом для решения на очередном общем собрании учредителей (участников).
Голосование по данному вопросу не может проводиться заочно (опросным путем), поэтому годовое общее собрание учредителей (участников) по всем вопросам повестки дня нужно проводить в форме совместного присутствия (абз.6 п.2 ст.65.3, п.4 ст.67.1 ГК РФ, пп.6 п.2 ст. 33, абз.2 п.1 ст.38 Закона № 14-ФЗ).
В повестку годового собрания участников могут включаться следующие вопросы (если иное не предусмотрено законодательством или уставом):
-рассмотрение приоритетных направлений бизнеса ООО, принципов образования и использования его имущества;
-утверждение устава ООО, внесение в него изменений и дополнений, принятие решения о применении (неприменении) типового устава;
-изменение размера уставного капитала и др.
Процедура созыва и проведения мероприятия
Законодательство нашей страны (ФЗ №14) определяет не только процедуру проведения, но и порядок созыва ОС. При этом закон не проводит процедурных различий для очередного или внеочередного мероприятия.
Созыв общего собрания ООО начинается с уведомления о его проведении всех участников организации. Уведомляется каждый из совладельцев компании (по общему правилу) путем направления заказного письма с уведомлением о вручении. Однако в уставе можно предусмотреть и другой порядок оповещения. Оповестить всех участников необходимо не позднее чем за тридцать дней до проведения мероприятия (в уставе можно предусмотреть и более короткий срок оповещения).
В тексте уведомления о созыве ОС обязательно указываются:
- время и место проведения;
- планируемые вопросы, для разрешения которых оно созывается.
Очередное собрание участников общества в обязательном порядке проводится ежегодно
Основная задача собрания – утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов, что входит в исключительную компетенцию ОСУ. На очередном собрании по мере необходимости могут быть рассмотрены и иные вопросы.
Ст. 34 ФЗ об ООО установлен период проведения такого собрания, а именно не ранее чем через 2 месяца и не позднее чем через 4 месяца после окончания финансового года (календарного года), т.е. строго между 1 марта и 30 апреля каждого года.
Порядок созыва и проведения очередного и внеочередного собраний одинаков, за исключением того, что инициатором очередного собрания должен быть исполнительный орган общества.
Внеочередное собрание созывается по инициативе
- Исполнительного органа
- Совета директоров
- Ревизионной комиссии (ревизора)
- Аудитора
- Участников общества, обладающих в совокупности не менее чем 10 % голосов от общего числа голосов участников общества
Ограничений по срокам проведения внеочередного собрания участников и количеству законодательством не предусмотрено.
Проведение собрания по требованию участников / совета директоров / аудитора / ревизора
- Направление исполнительному органу требования о проведении собрания (требования указаны в п. 2 ст. 35 ФЗ об ООО)
- Рассмотрение исполнительным органом требования
- Максимальный срок рассмотрения требования составляет 5 дней, но он может быть изменен уставом
- По результатам рассмотрения требования принимается решение о назначении внеочередного собрания, или об отказе в его проведении
- Собрание должно быть проведено в течение 45 дней со дня подачи требования
- Подготовка и направление участникам общества уведомлений о проведении внеочередного общего собрания в срок не более 15 дней с момента получения требования (п. 1 ст. 36 ФЗ Об ООО устанавливает «…не позднее чем за тридцать дней до его проведения уведомить об этом каждого участника…»)
- Внесение участниками предложений о включении в повестку дня допвопросов в срок не позднее чем за 15 дней до даты собрания
- Предложения направляются исполнительному органу
- Уведомление участников об изменениях в повестке дня в срок не позднее, чем за 10 дней до дня собрания
Все прибывшие на собрание участники и их представители должны зарегистрироваться. ФЗ об ООО не установлены требования ко времени на регистрацию участников.
По окончании собрания исполнительный орган обязан составить протокол. Срок на подготовку протокола законом не установлен.
В течение 10 дней (п. 6 ст. 37 ФЗ об ООО) после проведения собрания исполнительный орган направляет копии протокола всем участникам общества (в том числе и тем, которые отсутствовали на собрании).
Если ЕИО требование о проведении собрания проигнорировал или ответил отказом, то участники / совет директоров / аудитор / ревизор могут организовать и провести собрание самостоятельно, подождав 5 дней с даты получения исполнительным органом требования или получив на руки письменный отказ в проведении собрания.
Требования, предъявляемые к срокам и процедуре подготовки собрания, могут быть нарушены лишь в одном случае – если в собрании участвуют все участники общества.
Наши специалисты обладают опытом в части регистрации ООО в Москве и Московской области.
Мы с удовольствием окажем Вам услуги регистрации «под ключ»!
Виды услуг от ААА-Инвест
- Регистрация ООО
- Регистрация изменений
- Купля-продажа доли
- Изменения УК
- Изменения в видах деятельности общества (ОКВЭД)
- Приведение устава в соответствие с ФЗ N 312-ФЗ
- Смена названия, юридического адреса
- Ликвидация и реорганизация ООО
- Внесение в реестр малого предпринимательства г. Москвы
Мы рады видеть Вас среди Клиентов ААА-Инвест!
Ответственность за непроведение собрания
При наличии нарушений во время проведения общего собрания участников на юридические лица накладывается штраф 500-700 тыс. руб. согласно ст. 15.23.1 КоАП РФ, на должностные лица – 20-30 тыс. руб., на граждан – 2-4 тыс. руб. Когда в компании только один участник, всё вышесказанное к нему не относится, так как он может принимать решения полностью самостоятельно.
Помимо штрафов, существует также гражданско-правовая ответственность, возлагаемая на исполнительный орган. Если общество понесло убытки по вине директора, а добровольно возместить средства он отказывается, его можно привлечь к ответственности посредством суда. В качестве истца в судебном процессе будет выступать уполномоченный представитель общества.
Штраф обществу в размере, допустим, 500 тыс. руб., назначенный из-за непроведения годового собрания по вине директора, можно возложить на его собственные плечи через суд. Это хороший способ избежать в будущем подобных ситуаций, так как платить из личного кармана такую внушительную сумму может себе позволить далеко не каждый.
Компетенция Общего собрания или какие вопросы оно рассматривает
К компетенции Общего собрания относят:
- 1. Определение направления деятельности
- 2. Участие или неучастие в ассоциациях или других объединениях коммерческих организаций
- 3. Решение вопросов по внесению различных изменений в Устав
- 4. Образование и прекращение полномочий исполнительных органов (совет директоров, единоличный исполнительный орган)
- 5. Передача полномочий исполнительного органа управляющему
- 6. Избрание и прекращение полномочий ревизора или ревизионной комиссии
- 7. Утверждение годовых отчетов финансовой и коммерческой деятельности
- 8. Утверждение годовых бухгалтерских балансов
- 9. Распределение прибыли между участниками ООО
- 10. Утверждение положений и регламентов, а также иных документов, которые определяю внутреннюю деятельность
- 11. Решение о выпуске эмиссионных ценных бумах или размещении облигаций
- 12. Принятие решения о назначении аудитора и проведении аудиторской проверки, а также размера вознаграждения аудитора
- 13. Принятие решения о реорганизации ООО (слияние, присоединение, выделение, разделение, преобразование)
- 14. Принятие решение о ликвидации (прекращение деятельности) и назначения ликвидатора или ликвидационной комиссии, а также утверждение промежуточного ликвидационного и основного ликвидационного балансов.
- 15. Решение об увеличении или уменьшении размера уставного капитала
- 16. Решение иных вопросов
По вопросам, которые предусмотрены пунктами 3, 6, 9, 13, 14, 15 могут приниматься решения только Общим собранием ООО, т.е., они не могут быть переданы для принятия решения другим органам управления Обществом.
Как проводить собрание
Если в Уставе указано, что собрания проводить только с нотариусом, вам нужно заранее выбрать удобного нотариуса, договориться с ним о времени проведения и уточнить список документов. Помните, что собрание с нотариусом стоит денег. Иногда это 10 000 рублей, иногда — больше. Плюс в том, что протокол, заверенный нотариусом, сложнее оспорить. Это пригодится, если вы не дружите со всеми участниками 🙂
Если по Уставу нотариус не нужен, можно провести собрание без него. Выбирайте другой способ утверждения собрания, например, путём подписания протокола всеми участниками. В таком случае включите в повестку ещё один пункт — подтверждение принятия собранием решений и состава участников Общества, присутствовавших на собрании. По нему будет решение: принятие собранием решений и состав участников Общества, присутствовавших на собрании при их принятии, подтверждается подписями всех участников Общества на последней странице протокола собрания.
Порядок созыва общего собрания
Действующее законодательство регламентирует весьма детально как порядок проведения общего собрания, так и порядок его созыва.
Поэтапно процедура созыва общего собрания выглядит так:
- Направление заказного письма всем учредителям компании. В тексте извещения должна содержаться информация о времени и месте проведения собрания, а также запланированные к рассмотрению вопросы. Уведомление высылается не позже чем за 30 дней до собрания, но Устав может установить и более сжатые сроки.
- Ознакомление участников общества с документами, касающимися предмета собрания. Это могут быть отчеты, сведения о работе компании, иные данные. Ознакомление добровольное и проводится в срок до начала собрания.
- Внесение предложений в повестку собрания участниками. Может быть выполнено не позднее 15 дней до начала собрания.
- Регистрация участников собрания. Без прохождения процедуры регистрации участники общего собрания к участию в нем не будут допущены. Также участники могут направить своих представителей на основании доверенности.
Важно знать:
- Если Устав не регламентирует порядок ознакомления участников общества с документами, касающимися темы собрания, то эти документы должны быть высланы участникам вместе с извещением!
- Уставом можно установить и иной способ извещения участников, помимо заказного письма. Например, СМС-извещение при наличии расписки-согласия от участника общества на такое извещение.
- Собрание может быть проведено раньше указанного времени (но не даты!), если все учредители компании зарегистрируются до наступления назначенного времени.
Как оформляются результаты собрания
Все решения общего собрания, принятые учредителями, оформляются в протокол, в двух экземплярах.
Оригиналы протокола сшиваются, на сшивке их подписывает председатель.
Протокол собрания содержит:
- Время и место проведения собрания;
- Название и адрес общества;
- Тип собрания (очередное, внеочередное);
- Информация о председателе и секретаре;
- Паспортные данные участников;
- Тезисное описание выступлений (допускается приложение аудио или видеозаписей);
- Результаты голосования по каждому рассмотренному вопросу;
- Принятые решения (например, размер уставного капитала и способы его пополнения);
- Данные участников, проголосовавших против;
- Осуществленные назначения (генерального директора, заявителя).
Протокол подписывают секретарь, председатель и участники общества (по желанию).
Если иного не предусмотрено в уставе общества, то протокол заверяется нотариусом, приглашенным на заседание.
По общему решению всех участников присутствие нотариуса можно заменить другим способом подтверждения подлинности (например, аудиозаписью). Исключение: голосования, обсуждающие увеличение уставного капитала или прием в состав общества новых учредителей – они заверяются всегда нотариально.
Протоколы всех собраний общества хранятся бессрочно, доступ к ним остается открытым. Они нумеруются по хронологии и подшиваются в одну папку.
У ООО может быть и только один учредитель, номинально он тоже проводит «собрание» с одним участником и оформляет его в виде документа. Например, первое собрание единственного учредителя фиксируется в решении.
Оно содержит:
- Паспортные данные учредителя;
- Адрес и наименование общества;
- Утверждаемые решения: размер уставного капитала, устав, назначение директора.
Как оформляются результаты собрания
Все решения общего собрания, принятые учредителями, оформляются в протокол, в двух экземплярах.
Оригиналы протокола сшиваются, на сшивке их подписывает председатель.
Протокол собрания содержит:
- Время и место проведения собрания;
- Название и адрес общества;
- Тип собрания (очередное, внеочередное);
- Информация о председателе и секретаре;
- Паспортные данные участников;
- Тезисное описание выступлений (допускается приложение аудио или видеозаписей);
- Результаты голосования по каждому рассмотренному вопросу;
- Принятые решения (например, размер уставного капитала и способы его пополнения);
- Данные участников, проголосовавших против;
- Осуществленные назначения (генерального директора, заявителя).
Протокол подписывают секретарь, председатель и участники общества (по желанию).
Если иного не предусмотрено в уставе общества, то протокол заверяется нотариусом, приглашенным на заседание.
По общему решению всех участников присутствие нотариуса можно заменить другим способом подтверждения подлинности (например, аудиозаписью). Исключение: голосования, обсуждающие увеличение уставного капитала или прием в состав общества новых учредителей – они заверяются всегда нотариально.
Протоколы всех собраний общества хранятся бессрочно, доступ к ним остается открытым. Они нумеруются по хронологии и подшиваются в одну папку.
У ООО может быть и только один учредитель, номинально он тоже проводит «собрание» с одним участником и оформляет его в виде документа. Например, первое собрание единственного учредителя фиксируется в решении.
- Паспортные данные учредителя;
- Адрес и наименование общества;
- Утверждаемые решения: размер уставного капитала, устав, назначение директора.