Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «А если налоговая проверка? Почему нужно хранить документы даже после закрытия ИП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Штрафные санкции для тех, кто не может предоставить первичные бумаги по бухгалтерскому учёту, счет-фактуры, для тех, кто ведёт документацию не систематически — достаточно мощные. Если вы попались более двух раз за год, по статье 120 НК РФ, штраф выйдет не меньше десяти тысяч рублей.
Сроки хранения документов
В ходе хозяйственной деятельности у каждого индивидуального предпринимателя скапливается большое количество документов, которые необходимо хранить определенное действующим законодательством время.
Существует три категории установленных сроков:
- до 10 лет — временное хранение;
- более 10 лет — долгосрочное. Целесообразность хранения документов определяется экспертизой в соответствии с утвержденным перечнем их типов. Каждому виду документов определен свой период хранения;
- постоянное хранение.
Если документы потеряны или испорчены
Если документы оказались потерянными, их срочно нужно восстанавливать. С документами вроде актов и накладных всё проще. Их можно запросить на повтор у контрагентов.
А вот если речь идёт об утрате учётных документов, то ситуация становится сложнее. Вам потребуется назначить расследование с указанием причины (если такая имеется) — потом, кража, пожар и т.д. Расследование ведёт соответствующая служба, к которой конкретный документ относится. После расследования, создаётся акт, который переходит в налоговое ведомство, где и обозначают сроки восстановления утраченных документов.
Что касается регистрационных документов, то их вы можете запрашивать в ФНС. Заявление на восстановление или выдачу дубликата пишется отдельно для каждого документа. Госпошлина составляет триста рублей.
Те документы, у которых уже прошёл установленный срок хранения можно утилизировать. Это делается с помощью специального оборудования — шредеров, либо же путём сжигания. Относитесь к этому внимательно и случайно не сожгите лишнее — например ещё действующие документы.
Сколько раз можно открывать и закрывать ИП
Алгоритм регистрации понятен, а после закрытия ИП, когда можно открыть снова? Ответ зависит от того, по какой причине была закрыта фирма. В случае добровольной ликвидации никаких ограничений по времени повторной регистрации бизнеса нет. Иное дело – принудительное закрытие по судебному решению. Это происходит при банкротстве ИП или наложении судебного запрета на ведение деятельности.
Если предприниматель был признан несостоятельным, то есть банкротом, открыть ИП заново можно не ранее, чем через 5 лет. Приостановление прав производится на основании п. 2 стат. 216 Закона № 127-ФЗ от 26.10.02 г. За отчетную дату берется завершение реализации активов физлица или прекращение судебного производства в ходе процедуры неплатежеспособности. Копия решения суда направляется в регистрирующий орган – подразделение ИФНС, где предприниматель состоял на учете. После истечения ограничительного срока гражданин может заново заниматься бизнесом, во время действия ограничений запрещено не только открывать ИП, но и каким-либо образом участвовать в управлении юрлицами (п. 4 стат. 216 Закона № 127-ФЗ).
Сроки хранения документов организаций
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Юридическое лицо ликвидируется, а документы нет
Ликвидация предприятия не предполагает уничтожения его документов. Если у предприятия не было специального договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России (а у большинства частных коммерческих обществ его нет), государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества.
Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим, если ликвидация осуществляется в форме банкротства.
Получается, что документы бухгалтерского учета должен хранить у себя ликвидатор (или управляющий) в течение 4 лет после исключения общества из реестра за свой счет. Совершенно очевидно, что практически все ликвидаторы частных коммерческих предприятий этого требования не соблюдают, и после ликвидации бухгалтерские документы уничтожаются.
Ответы на распространенные вопросы
1.Вопрос №1:
Есть ли необходимость индивидуальному предпринимателю хранить документы?
Ответ:
Да, предприниматель должен наряду с юридическими лицами хранить свою документацию, поскольку в случае возникновения каких-либо судебных дел либо налоговой проверки потребуется предоставление тех или иных бумаг, если предприниматель на тот момент прекратил свою деятельность, нужно обращаться в архив.
2.Вопрос №2:
Какой срок давности по проверкам для закрытых предпринимателей?
Ответ:
Проверить индивидуального предпринимателя могут в течении четырех лет, однако если назначить после этого новое дело, то сроки могут сдвигаться и на более длинные промежутки времени.
Особенности исчисления сроков предпринимателем
Когда ИП применяет упрощенку и уплачивает налог с доходов (6%), особых нюансов при определении сроков хранения документов не возникает — по закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ при наличии книги учета доходов иные бухгалтерские документы оформлять не требуется, так же, как и вести бухучет (письмо Минфина от 17.10.2014 № 03-11-11/52522). Следовательно, предпринимателю придется соблюдать только сроки хранения налоговых документов, устанавливаемые НК РФ.
Другое дело, если ИП применяет общий режим или упрощенку с базой «доходы минус расходы» и регулярно переносит полученные ранее убытки — для обоснования сумм переноса (как и самого убытка) документы хранить придется в течение более длительного времени. Период этот для УСН может составить 14 лет (учитывая допустимый 10-летний срок переноса и нормативный срок хранения книги), а при ОСНО даже превысить этот предел, поскольку для учета убытка при расчете налога на прибыль ограничения по числу лет списания не установлены (ст. 283 НК РФ).
Необходимо отметить, что период хранения книги полученных доходов для ИП-упрощенцев, указанный в перечне, утвержденном приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, отличается от общих налоговых сроков. Согласно перечню этот документ должен храниться постоянно.
О том, какие сроки хранения устанавливает приказ № 558 для некоторых видов документов, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».
Сроки хранения документов ИП
Все налогоплательщики сталкиваются с необходимостью хранить документы вне зависимости от применяемого ими режима налогообложения (ОСНО, УСН, ЕСХН и др.) или организационно-правовой формы (АО, ООО, ФГУП и т. д.). Нет исключений и для индивидуальных предпринимателей.
Даже если ИП работает один и у него отсутствует большая часть административно-хозяйственных, кадровых и иных распорядительных документов, а применение упрощенки с объектом «доходы» превращает первичку по расходам в макулатуру (обосновывать затраты нет необходимости), обязанность по сохранению определенных видов документации остается.
Например, такой документ, как книга учета доходов, в которой бизнесмен отражает полученную выручку и на основе которой производит расчет УСН-налога, Налоговым кодексом запрещено ликвидировать в течение 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а перечнем Росархива (с 18.02.2020) в течение 5 лет. При несовпадении сроков хранения в разных НПА нужно ориентироваться на больший. Однако с 17.03.2021 такое несовпадение сроков устранено, так как благодаря поправкам в ст. 23 и 24 НК РФ увеличены сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их потребуется в течение 5 лет вместо 4.
Подробнее о нюансах применения упрощенки с базой «доходы» читайте в этой статье.
Или ИП применяет ОСНО и начисляет НДС — оформленные счета-фактуры также придется подшить в дело и хранить 5 лет. Такой срок хранения установлен новой редакцией 1 ч. НК РФ, а также новым перечнем Росархива с 18.02.2020.
Подробнее читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».
Сроки хранения документов
| Документы, которые могут быть затребованы различными организациями | Срок хранения | С какой даты считать срок |
| Трудовые договора, личные карточки и дела работников, приказы о приеме на работу и увольнении, премиях, командировках | В зависимости от срока составления документа, необходимо хранить до 75лет,если это было до 2003г., и 50лет после 2003г. | Срок хранения считается с 1 января года, следующего за тем, в котором ИП составил документ. |
| Штатное расписание | Хранить нужно всегда | С даты составления документа. |
| Журналы учета рабочего времени | 5 лет | С даты, когда закончился период, на который ИП составил журнал. |
| График отпусков | 1 год | С 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил график. |
Штрафы за отсутствующие документы у ИП
| Кто требует | Размер штрафа |
| ИФНС | От 300 руб. до 500 руб. согласно части 1 статьи 15.6 КоАП РФ, а также 200 руб. по статье 126 НК РФ за каждый документ |
| ФСС | От 300 руб. до 500 руб. (п. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП РФ) |
| Трудинспекция | От 1 000 руб. до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) |
| Росалькогольрегулирование | От 20 000 руб. до 40 000 руб. (ст. 14.16 КоАП РФ) |
Повторная регистрация ИП после закрытия
Если предприниматель через какое-то время намеревается заново заняться коммерцией, для начала необходимо вспомнить, как проводилось закрытие предыдущего ИП. Если при ликвидации вся отчетность предоставлена, а налоги и сборы уплачены в полной мере, проблем не будет. Если же на момент закрытия оставались непогашенные обязательства, предприниматель их так и не оплатил, а 3 года еще не прошло, зарегистрировать ИП заново не получится. Почему? Очень просто – в течение срока исковой давности гражданин отвечает по обязательствам, возникшим в процессе хоздеятельности, даже после ликвидации предпринимательства.
Что же делать? Прежде всего, рассчитаться по долгам. То есть, заплатить в бюджет государства и внебюджетные фонды задолженность по налогам и сборам, включая страховые. Предварительно лучше свериться с государственными органами (ИФНС, ПФР и ФСС) и уточнить суммы неисполненных обязательств. После расчетов можно приступать непосредственно к общеустановленной процедуре регистрации нового ИП.
Какие изменения учесть
Теперь закреплена обязанность хранить 5 лет справки:
- об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов;
- о состоянии расчетов с бюджетом.
Кроме того, появилось прямое упоминание расчетов по страховым взносам. И годовые, и квартальные документы нужно хранить 50 или 75 лет (зависит, когда закончено делопроизводство).
Отметим, что ранее было две статьи. Одна предусматривала, что годовые расчетные ведомости по страховым взносам в ФСС нужно хранить постоянно, а за квартал – 5 лет. Согласно второй, для деклараций и расчетов авансовых платежей по пенсионным взносам был предусмотрен 5-летний срок, если есть лицевые счета. Но не было понятно, какие именно документы имелись в виду в обеих нормах.
Далее в таблице представлены все сроки хранения документов по налогам, действующие с 2021 года.
| ВИД ДОКУМЕНТА | СРОК ХРАНЕНИЯ | ПРИМЕЧАНИЕ |
| Документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним | 5 лет (1) | (1) После снятия задолженности |
| Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам | 5 лет | – |
| Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет | – |
| Документы (таблицы, акты, расчеты) по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства Российской Федерации | 5 лет | – |
| Реестры для расчета земельного налога | 5 лет | – |
| Расчеты по страховым взносам: | – | |
| а) годовые; | 50/75 лет | |
| б) квартальные | 50/75 лет | |
| Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов | 6 лет (1) | (1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет |
| Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов | 5 лет (1) | (1) Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно – 75 лет |
| Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по налогу на доходы физических лиц | 5 лет (1) | (1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет |
| Справка о доходах и суммах налога физического лица | 5 лет (1) (2) | (1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет (2) В налоговых органах не менее 3 лет после получения свидетельства о смерти налогоплательщика либо документа о признании налогоплательщика умершим |
| Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 5 лет | – |
| Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней | 5 лет | – |
| Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности | 6 лет | – |
| Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период | 5 лет | – |
| Счета-фактуры | 5 лет | – |
| Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения | 5 лет | – |
| Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним | 5 лет | – |
| Журналы, карточки, базы данных учета: | – | |
| а) сумм доходов и налога на доходы работников; | 5 лет | |
| б) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость | 5 лет |
Чем вызвана необходимость хранения документов компании после ликвидации
Необходимость хранения документации, которая осталась после ликвидации компании, продиктована возможностью возникновения обстоятельств, когда приходится вновь поднимать официальные отношения, оформленные при деятельности организации. К таким обстоятельствам относят:
- обращения граждан для возобновления сведений о своем стаже. Объектами такой информации могут быть:
- личные дела;
- сведения о времени работы;
- зарплатные ведомости и т. д.
- обращения руководства, учредителей фирмы из-за её ликвидации с целью получения сведений о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами:
- бухгалтерская первичная документация;
- акты выполнения работ;
- приемо-передаточные акты и т. д.;
- договора;
- соглашения и т. д.
- запросы, поступающие от проверяющих органов, касаются:
- бухгалтерской отчетности;
- оформленных первичных документов.
Сроки хранения документов ИП после закрытия
Ниже представлены минимальные сроки для хранения отдельной документации ИП после окончания ликвидационной процедуры:
- первичные документы и бухгалтерские бумаги, требующиеся для определения и оплаты налогов, хранятся не менее 4 лет с момента потери физическим лицом статуса индивидуального предпринимателя или прекращения им коммерческой деятельности;
- книга учёта и бумаги, подтверждающие получение доходов и ведение расходов, не должны уничтожаться в течение 4 лет;
- прочая бухгалтерская (иначе финансовая) отчётность – не меньше 5 лет;
- отчётность по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет;
- документация, являющаяся доказательством исчисления и оплаты требующихся страховых взносов в ФСС, ФФОМС и ПФР, хранится не меньше 6 лет.
Какие бухгалтерские документы должен вести ИПв зависимости от налогового режима
На упрощенной системе налогообложения (УСН) самая простая отчетность. Предприниматели на УСН ведут только Книгу учета доходов и расходов. Если у бизнесмена есть работники, нужно сдавать справки, сведения о численности работников в налоговую, сведения о застрахованных лицах в Пенсионный фонд. ЕНВД — единый налог на вмененный доход, он равен 15% от доходов. ИП на ЕНВД ведут только книгу учета доходов и расходов.
Патентный режим (ПСН) подразумевает покупку патента. Пример. Вы решили ремонтировать жилье в Московской области. Годовой патент на ремонт жилья стоит 9000 рублей. Ведется только книга учета доходов. Рассчитайте сколько стоит патент, на сайте налоговой.
ОСНО — общая система налогообложения. Применяется, если налоговые спецрежимы не подходят для деятельности. На ОСНО документов вести больше: книгу продаж НДС, книгу покупок НДС, книгу учета доходов и расходов.
Предприниматели, которые занимаются сельским хозяйством, работают на едином сельскохозяйственном налоге. Порядок ведения бухучета, как у ИП с упрощенкой.
Ведение документации ИП осложнится, если в штате есть сотрудники: нужно платить взносы, отправлять в налоговую ежеквартальные отчеты, ежегодные справки. Но бухгалтерского учета это не касается.