Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прием на работу с электронной трудовой книжкой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них являются экономически оправданными и произведены для осуществления предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, они учитываются в составе расходов при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). В налоговом учете затраты на выданные работникам после заполнения бланки трудовых книжек и вкладышей в них включаются в состав материальных расходов по стоимости, определяемой в соответствии с п. 2 ст. 254 НК РФ (пп. 2 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ). Данные затраты учитываются в составе косвенных расходов, в полном объеме уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль текущего отчетного (налогового) периода, на дату использования их в хозяйственных целях (п. п. 1, 2 ст. 318 НК РФ).
Облагается ли НДС передача трудовых книжек работникам (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ)? Налоговый кодекс РФ не содержит ответа на данный вопрос. По этой проблеме существует две точки зрения.
Согласно официальной позиции выдача трудовых книжек за плату является реализацией и облагается НДС. Некоторые авторы придерживаются данной точки зрения, другие высказывают мнение о том, что взимание платы за трудовую книжку не что иное, как возмещение затрат работодателя на приобретение бланков трудовых книжек. Рассмотрим обе позиции.
Примечание. Взимание с работника платы при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее облагается НДС.
В соответствии с п. 1 ст. 39 НК РФ передача на возмездной основе права собственности на товары признается реализацией товаров организацией, а согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ реализация товаров является объектом обложения НДС независимо от форм оплаты. Таким образом, можно сделать вывод, что продажа учреждением своим сотрудникам трудовых книжек является реализацией товаров. Такой позиции придерживается Минфин России в своих Письмах от 06.08.2009 N 03-07-11/199, от 27.11.2008 N 03-07-11/367, от 26.09.2007 N 07-05-06/242, от 13.06.2007 N 03-07-11/159.
Примечание. Взимание с работника платы при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее не облагается НДС.
Данная позиция основывается на определении товара для целей налогообложения, которое приведено в п. 3 ст. 38 НК РФ и гласит, что товар — это имущество, реализуемое либо предназначенное для реализации. Трудовая книжка, заполненная на конкретного работника, не соответствует этому определению (в отличие от бланка трудовой книжки). Кроме того, выдавать сотрудникам трудовые книжки требует трудовое законодательство, и поэтому такая операция не признается реализацией и НДС не облагается. Если выдачу трудовой книжки рассматривать как ее реализацию, то нарушается условие п. 47 Правил, согласно которому работник, приобретая трудовую книжку и вкладыш в нее, вносит плату в размере расходов, понесенных работодателем при их приобретении. Если плата, взимаемая с работника за выдаваемую ему трудовую книжку, равна затратам на ее приобретение, то согласно п. 1 ст. 39 НК РФ предоставление трудовых книжек и вкладышей к ним не может быть расценено как реализация товара (п. 1 ст. 39 НК РФ). Если рассматривать п. 263 Инструкции N 148н, то на счете 03 «Бланки строгой отчетности» учитываются находящиеся на хранении и выдаваемые под отчет бланки трудовой книжки и вкладыша в нее. Из вышесказанного можно сделать вывод, что учреждение приобретает бланки не для своих нужд, а для сотрудников. Следовательно, взимание платы — это возмещение сотрудниками затрат работодателя на приобретение бланков трудовой книжки, и начислять НДС не нужно.
Записи в учете при покупке бланков
Учет операций по приобретению трудовых книжек осуществляется с использованием счета 76 при покупке по безналичному расчету. При постановке на учет необходимо иметь накладную, выданную продавцом. Трудовые книжки, приобретенные предприятием, нельзя отнести к категории товара. Основанием является то, что документ не предназначен для дальнейшей перепродажи.
Учет движения бланков преимущественно производится записями по счету 10. Ряд предприятием используют счет 41, что не соответствует позиции об отсутствии признаков товара. При постановке на учет одновременно осуществляется запись по счету 006, предназначенном для учета БСО. Забалансовый учет позволяет иметь информацию о наличии на учете необходимого количества документов.
| Назначение операции | Дебет счета | Кредит счета |
| Произведена оплата за бланки | 60 (76) | 51 |
| Отражено оприходование бланков | 10 | 60 (76) |
| Учтен НДС от поставщика | 19 | 60 (76) |
| Бланки приняты на забалансовый учет | 006 |
В дальнейшем при учете движения бланка и денежных средств в счет оплаты стоимости используется счет 73, к которому открывают субсчет 3 «Расчеты за трудовые книжки».
Учет поступлений денежных средств
Предприятия должны получить компенсацию стоимости документа – сумму, затраченную на его приобретение. Величина платы не должна превышать стоимости приобретения (без учета НДС). Возможность получения оплаты предусмотрена п. 47 Правил. Несмотря на то, что представление трудовой книжки является обязанностью компании, сумма, внесенная работником в кассу предприятия, может быть рассмотрена как выручка, поступление которой требует использования кассовой техники.
Во избежание спорных вопросов с налоговой инспекцией оптимальным вариантом является удержание суммы при начислении заработной платы работнику. Удержание осуществляется по заявлению лица, направленного на имя руководителя или главного бухгалтера. Без согласия сотрудника удержание не производится.
| Назначение операции | Дебет счета | Кредит счета |
| Отражено поступление в кассу платы за предоставленный формуляр | 50 | 73/3 |
| Отражено удержание стоимости бланка из расчетной ведомости | 70 | 73/3 |
| Отражен доход от полученной платы | 73/3 | 91/1 |
При отказе работника оплатить сумму, затраченную работодателем на покупку трудовой книжки, стоимость списывается за счет средств предприятия. Сумма отражается в составе прочих расходов предприятия.
Общие изменения в отчетности
С 1 января 2023 года останется всего две формы отчетности:
- расчет по страховым взносам (РСВ) и
- единый отчет по сотрудникам.
Единый отчет заменит сразу четыре формы – СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Фактически сведения о работниках будут передаваться те же самые, что и раньше, только уже в другой форме отчета. Причем подавать единый отчет нужно будет по частям с разной периодичностью. Так, например:
- часть единого отчета (вместо СЗВ-ТД), связанную с приемом на работу и увольнением, нужно будет, как и сейчас, подавать не позднее следующего рабочего дня;
- если же данные связаны с переводом на другую постоянную работу, подачей заявления о формате ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности, их нужно будет сдавать не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором наступило указанное событие;
- часть отчета о взносах на травматизм и допвзносах на накопительную пенсию (вместо 4-ФСС и ДСВ-3) будет представляться по окончании первого квартала, полугодия, девяти месяцев и года до 25-го числа следующего месяца.
Новый расчет по страховым взносам заменит СЗВ-М и действующий РСВ. Это будет отчет со сведениями о работниках и выплатах в их пользу:
- ежемесячно до 25-го числа нужно будет подавать сведения для персонифицированного учета и данные о заработке и начисленных взносах;
- а по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев и года в отчет нужно будет включать общие суммы по облагаемой и необлагаемой базе, а также начисленные за отчетный период страховые взносы.
Платить или не платить
В этом году ответ на популярный вопрос напрямую зависит от категории расходов. Разберемся, когда облагать возмещение расходов на медосмотр страховыми взносами, а когда налогообложение неприменимо.
Ситуация № 1. Врачебный осмотр оплачен работодателем напрямую в специализированное медучреждение.
Эти затраты компании следует относить в состав производственных, так как они необходимы для осуществления деятельности. Напомним, что работодатель обязан организовывать проведение периодических, предварительных и других обязательных медицинских осмотров. Причем оплата этого вида расходов производится за счет средств нанимателя.
Такие положения закреплены в статье 212 Трудового кодекса. К тому же действующее трудовое законодательство гарантирует, что на время прохождения обследований за работниками сохранится должность, рабочее место и средняя заработная плата.
Ситуация № 2. Работодатель компенсировал работнику затраты на врачебный осмотр.
Например, гражданин самостоятельно оплатил и прошел медицинскую комиссию перед трудоустройством, а работодатель возместил ему эти затраты. В таком случае страховые взносы с медосмотра придется исчислить и уплатить в бюджет.
Федеральные стандарты 2021 года: важные детали для бюджетного учета
Вопрос: Как отразить в учете организации — плательщика ЕСХН расчеты с казенным учреждением по аренде земельного участка, находящегося в федеральной собственности?
Согласно договору аренды:
— арендная плата в сумме 90 000 руб. уплачивается до 15-го числа месяца, следующего за расчетным;
— стоимость арендуемого земельного участка равна 3 000 000 руб.
Земельный участок используется организацией для выращивания сельскохозяйственных культур. Договор аренды заключен на срок менее года.
Посмотреть ответ
В учреждении появился объект ОС, который вышел из строя. Его нужно списать. Остаточная стоимость составляет 36 тыс. рублей, амортизационные начисления – 90 тыс. рублей. После завершения ликвидации производится оприходование на сумму 600 рублей. Используются эти проводки:
- Рабочие счета, которые применяются при учете.
- Особенности документооборота (включая перечень первичных документов).
- Порядок осуществления инвентаризации.
- Особенности внутреннего контроля.
- Способы оценки имущества и имеющихся обязательств.
- Учредитель участвует в управлении финансами.
- Счета открываются в казначействе.
- Финансирование осуществляется в пределах сметы.
- Доходы от работы направляются в бюджет.
- Учреждение не имеет прав собственности на имущество.
- Операции с ценными бумагами не проводятся.
- Структура не имеет прав на использование УСН.
- При поставке в стоимость будут включены затраты на саму поставку, страховку, пошлину, услуги посреднических компаний.
- Стоимостью изготовления является себестоимостью. Она включает в себя траты на производство.
- Если материалы поступили по соглашению о дарении, в стоимость будет входить рыночная цена, стоимость поставки, траты на доведение изделия до нужного состояния.
- Если произошло централизованное поступление материалов, стоимость определяется на основании сумм, прописанных в сопроводительной документации.
Если рассматривать п. 263 Инструкции N 148н, то на счете 03 «Бланки строгой отчетности» учитываются находящиеся на хранении и выдаваемые под отчет бланки трудовой книжки и вкладыша в нее. Из вышесказанного можно сделать вывод, что учреждение приобретает бланки не для своих нужд, а для сотрудников.
Все организации, в том числе и малые предприятия, обязаны сдавать бухотчетность в электронном виде. Для тех, кто не хочет или не может позволить себе покупку программы по сдаче отчетности, появится возможность заполнить отчетность через личный кабинет на сайте ФНС.
Применение действующих инструкций для бюджетных учреждений и кодов КОСГУ немаловажно для формирования проводок по заработной плате. Правильное отражение заработной платы на счетах бухгалтерского учета позволит без ошибок распределить движение государственных денежных средств по статьям расходов.
Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ (п. 5 Порядка № 117н).
При увольнении работодатель будет обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая техническая возможность). Соответственно, при оформлении на новую работу сотрудник предоставит работодателю информацию либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.
С одной стороны, эксперты признают, что оформление и выдача трудовых книжек не являются реализацией товаров или оказанием услуг, поскольку такие операции осуществляются работодателем в рамках исполнения обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом (ст. 65, 66). В связи с чем плата, взимаемая с работника при выдаче ему трудовой книжки, лишь покрывает расходы работодателя на ее приобретение (то есть речь идет о возмещении затрат работодателя, а не о выручке от реализации товаров, услуг) (Письмо Минфина РФ от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305, Постановление ФАС СЗО от 02.03.2007 по делу № А56-44214/2006).
Отказ получателя документа оплатить расходы организации или ИП по покупке формуляра не является основанием для отказа в выдаче. Все действия по покупке, учету, списанию документов сопровождаются бухгалтерскими записями.На предприятиях трудовые книжки учитываются как бланки строгой отчетности (БСО).
По общему правилу затраты учреждения на приобретение трудовой книжки компенсирует работник, на имя которого выписан этот документ. Однако так происходит не всегда. Человек не должен платить, если:
— произошла массовая утрата трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др.);
— ответственный работник учреждения неверно заполнил документ;
— книжка испорчена не по вине работника (например, при пожаре).
Полученные доходы налогоплательщик уменьшает на произведенные расходы, которыми согласно требованиям ст. 252 НК РФ признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них являются экономически оправданными и произведены для осуществления предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, они учитываются в составе расходов при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). В налоговом учете затраты на выданные работникам после заполнения бланки трудовых книжек и вкладышей в них включаются в состав материальных расходов по стоимости, определяемой в соответствии с п. 2 ст. 254 НК РФ (пп. 2 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ). Данные затраты учитываются в составе косвенных расходов, в полном объеме уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль текущего отчетного (налогового) периода, на дату использования их в хозяйственных целях (п. п. 1, 2 ст. 318 НК РФ).
С февраля 2021 года работодатели начнут предоставлять в Пенсионный фонд новый вид персонифицированной отчетности — отчет по форме СЗВ-ТД. Отчет будет содержать основные сведения о трудовой деятельности работников. Храниться эти сведения будут в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
Работодатели будут формировать и предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД независимо от того, продолжат ли они вести бумажную трудовую книжку на работника или он откажется от нее.
Сведения о трудовой деятельности работников будут поступать в информационные системы Пенсионного фонда РФ и храниться там же в цифровом формате. У работодателей не будет доступа к этой информационной системе.
- Работодатели не будут вести бумажные трудовые книжки на работников, которые впервые трудоустроятся с 1 января 2021 года. Таким работникам будут предоставляться только сведения об их трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
- Остальные работники — на кого до 2021 года была заведена трудовая книжка — до 31 декабря 2021 года включительно должны подать письменное заявление работодателю в произвольной форме с просьбой:
После можно в любой момент подать заявление работодателю и перейти на формат предоставления сведений о трудовой деятельности: и в 2021-м, и в 2025-м, и в 2035-м, и в любом другом году. Только работник решает, хочет он отказаться от бумажной трудовой книжки или нет.
Экспресс-курс про электронные трудовые книжки
Научитесь работать по новым правилам
Подробнее
А если работник передумает и захочет вернуться к бумажной трудовой книжке? Нельзя.
Получив заявление, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику с записью о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. С этого момента работодатель освобожден от ответственности за ведение и хранение трудовой книжки. Работник будет отвечать за ее сохранность сам.
Если ему нужно будет предоставить сведения о своем трудовом стаже в банк или в посольство, то он принесет свою трудовую книжку, а у работодателя запросит сведения о трудовой деятельности у него после даты выдачи трудовой книжки.
Работник также сможет получить сведения о своей трудовой деятельности:
- в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
- в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
- через единый портал государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Пенсионный фонд РФ разрабатывает административный регламент предоставления работнику сведений о трудовой деятельности.
Работнику, который до 31 декабря 2021 года включительно не предоставит работодателю заявление, надо продолжать вести бумажную трудовую книжку.
- Если у работодателя 25 и более работников, то в Пенсионный фонд РФ уже передавались и передаются иные формы отчетности в электронном виде (например, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) через ранее установленную информационную систему электронного документооборота, например Контур.Отчет ПФ.
Вы можете использовать то же самое программное обеспечение. Покупать и устанавливать какое-то специальное не нужно. Но СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М могли передавать работники бухгалтерии. Поэтому нужно определить, кто из работников, ответственных за кадровое делопроизводство, будет формировать и сдавать отчет по форме СЗВ-ТД.
Этим работникам нужно организовать доступ к информационной системе.
Уведомляем каждого в письменной форме, что законодательство изменилось и нужно сделать выбор и написать заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или отказе от ведения работодателем трудовой книжки и предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Уведомить работников нужно до 30 июня 2021 года включительно.
Обратите внимание: уведомить необходимо каждого работника, в том числе совместителей, дистанционных работников, иностранцев, находящихся в отпусках по уходу за ребенком.Форма уведомления — письменная.
Уведомление по электронной почте не подойдет. Тех работников, кто находится «на удаленке», можно уведомить, отправив почтой письмо с уведомлением с описью вложения.
В Законе № 439-ФЗ не установлено, что форма уведомления должна быть персональная. Если работодателю удобно, он может разработать единую форму уведомления и знакомить с ней работников. Из уведомления работнику должно быть понятно:
- что изменилось в законодательстве;
- что будет, если работник решит оставить бумажную трудовую книжку;
- что будет, если выберет предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и откажется от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работник получит на руки свою бумажную трудовую книжку и будет хранить ее сам.
Заведите реестр работников, которым отправили уведомления. Разработайте график уведомлений. Так легче контролировать процесс. Важно: до 1 июля 2021 года должны быть уведомлены все работники.
На этот адрес электронной почты принимайте заявления от работников, отказавшихся от бумажной трудовой книжки. Работник может обратиться с заявлением как в письменной форме, так и направить его на адрес электронной почты. Право выбора способа направления заявления — за работником.
Сведения будут выдаваться по форме СТД-Р, которую утвердит Минтруд РФ.
Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы только у данного работодателя в срок не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления. Также работодатель обязан выдать сведения способом, указанным в заявлении работника:
- на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
- в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (только при ее наличии у работодателя).
Важно: в приказе установите, кто из работников отдела кадрового учета будет ответственен за выдачу сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р и организуйте им доступ к этому адресу электронной почты. Не забудьте в должностной инструкции прописать обязанность этих работников ежедневно проверять электронную почту.
В нормативных актах не установлен срок, к которому работодателю нужно определить адрес электронной почты и установить порядок направления работником заявлений на него, но рекомендую создать его к началу уведомлений работников об изменениях в законодательстве или к моменту, когда появится первый работник, отказавшийся от ведения бумажной трудовой книжки.
Учет трудовых книжек в бюджетном учете
В озвученном в самом начале статьи вопросе уточняется, что у компании действует зарплатный проект и деньги сотрудникам перечисляются на банковские карты. А если работника по какой-то причине не устраивает такой вариант?
В этой связи следует упомянуть пункт 3 статьи 136 ТК РФ, а именно: заработная плата выплачивается сотруднику, как правило, в месте выполнения им работы либо переводится в кредитную организацию, указанную в заявлении работника, на условиях, определенных коллективным или трудовым договором.
При этом специалист вправе заменить кредитную организацию, в которую должна быть переведена заработная плата, сообщив работодателю в письменной форме об изменении реквизитов для перевода денег не позднее чем за пять рабочих дней до дня выплаты.
А если сотрудник не хочет заменить кредитную организацию, но просит переводить туда лишь часть денег? Можно ли, применяя нормы статьи 136 ТК РФ, согласиться с такой просьбой сотрудника или в обеспечении соблюдения норм трудового и налогового законодательства ему стоит отказать?
В каком размере предоставляется компенсация покупок товаров первой необходимости
После того, как заявление пенсионера одобрено специалистами органов социальной защиты населения, ситуацию изучает специально собранная комиссия. Именно по ее решению будет назначена конкретная сумма средств, которую следует выплатить пожилому человеку, обратившемуся с просьбой о помощи. Зависит оконательный размер выплаты от целевого ее использования, например:
| № п/п. | Сумма (руб.) | Целевое назначение |
| 1 | 25 000 рублей | Могут быть выделены в случае необходимости покупки медицинской аппаратуры или средств реабилитации, а также оплаты дорогостоящей операции на жизненно важных органах |
| 2 | до 18 000 рублей | Может получить пенсионер, нуждающийся в покупке и установке кондиционера по причине наличия у него заболеваний легких или сердечной недостаточности |
| 3 | 15 000 рублей | Комиссия готова назначить такую выплату пожилому человеку, для которого важно приобрести компьютер или какую-либо мебель в силу особенностей его заболевания (например, паралича) |
| 4 | до 10 000 рублей | Можно претендовать на такую сумму в случае необходимости покупки и установки часто используемой в быту техники длительной эксплуатации (стиральной машины, холодильника, электрической плиты) |
Часто задаваемые вопросы по теме компенсации покупок пенсионерами товаров первой необходимости
Вопрос: Я нуждаюсь в покупке медикаментов, которые существенно влияют на мой бюджет, учитывая тот факт, что я являюсь одиноким пенсионером. Могу ли я претендовать на получение компенсации при покупке лекарств?
Ответ: К сожалению, нет. Во-первых, потому что покупка лекарственных препаратов не относится к перечню целевого использования средств помощи нуждающимся пенсионерам. Во-вторых, потому что, как правило, лекарства требуются человеку регулярно, а данный вид помощи предполагает разовое обращение за выплатой. В-третьих, существует ряд мер помощи, направленных именно на выдачу пенсионерам и иным льготникам лекарств в натуральной форме или средств на их покупку (это, например, НСУ – набор социальных услуг, включающий в себя льготные лекарства).
Вопрос: Малообеспеченный пенсионер, не имеющий иного дохода помимо пенсионного обеспечения, проживает с родственниками. Члены семьи пенсионера являются трудоспособными, но не работают по той причине, что не могут найти подходящей работы. Может ли пенсионер претендовать на компенсацию, если он купит с пенсии холодильник?
Ответ: Нет, компенсация пенсионеру не положена, поскольку он проживает совместно с трудоспособными родственниками. Причина отсутствия у членов семьи работы не принимается во внимание в данной ситуации.
Как вести бухгалтерский учет в казенном учреждении в 2020 году
Учитывая данные изменения, КУ пришлось скорректировать локальные документы, регламентирующие способы и методы ведения БУ, то есть обновить учетную политику. Утвердить данные изменения нужно было еще в декабре 2018 года. Проверить учетную политику на 2020 год для казенных учреждений, новшества — все ли изменения учтены в главном документе, можно в статье «Учетная политика: как составлять по новым требованиям».
Проводки по санкционированию расходов казенного учреждения в 2020 году следует отражать в разрезе кредиторов, договоров и соглашений и прочих аналитических показателей, которые установлены для субъекта учета в его учетной политике. Объединение и обобщение информации в обход организации достоверного аналитического учета недопустимо. Остатки по принятым обязательствам на конец отчетного года подлежат обязательной перерегистрации в следующем периоде.
Приобретаем и выдаем трудовые книжки
По общему правилу затраты учреждения на приобретение трудовой книжки компенсирует работник, на имя которого выписан этот документ. Однако так происходит не всегда. Человек не должен платить, если:
— произошла массовая утрата трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др.);
— ответственный работник учреждения неверно заполнил документ;
— книжка испорчена не по вине работника (например, при пожаре).
В приходно-расходной книге ответственный работник записывает такие сведения: когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были получены трудовые книжки и вкладыши. Также там следует указать когда (дата), кому (Ф.И.О., должность), в каком количестве, каких серий и номеров и на какую сумму были выданы бланки.
Бухгалтерский Учет Трудовых Книжек В Бюджетном Учреждении В 2021 Году
В книге учета движения трудовых книжек регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также те, которые были выданы работникам впервые, с указанием серии и номера. При увольнении, получая трудовую книжку, работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек. Примеры заполнения данных регистров мы привели в приложении.
По общему правилу затраты учреждения на приобретение трудовой книжки компенсирует работник, на имя которого выписан этот документ. Однако так происходит не всегда. Человек не должен платить, если:
— произошла массовая утрата трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др.);
— ответственный работник учреждения неверно заполнил документ;
— книжка испорчена не по вине работника (например, при пожаре).
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В части ведения бухгалтерского учета библиотечного фонда учетной политикой на 2021 год могут быть предусмотрены следующие положения:
— введение в Рабочий план счетов дополнительных аналитических кодов (разрядов) к счетам 0 101 08 000 и 0 104 08 000 в целях обособленного учета объектов библиотечного фонда;
— ведение библиотечного фонда на одной или нескольких инвентарных карточках;
— критерии существенности при принятии решения об объединении объектов библиотечного фонда в один инвентарный объект;
— порядок определения стоимостных оценок библиотечного фонда, полученного в рамках необменных операций;
— способ начисления амортизации объектов библиотечного фонда.
Возмещение за трудовую книжку косгу
- Приказ Минфина России от 16.12.2020 № 313н — изменения в Приказе № 15н.
Финансисты скорректировали заполнение расшифровки дебиторской задолженности по выданным авансам (ф. 0503191).
Приглашаем пройти специализированный бюджетный курс «Отчетность бюджетных, автономных и казенных учреждений».
- Приказ Минфина России от 29.10.2020 № 250н — изменения в Инструкции № 191н.
В составе системы бюджетов появился новый уровень — бюджеты муниципальных округов. Отчетность этих бюджетов с 2021 года будет входить в состав консолидированной отчетности. Поэтому финансисты внесли правки в следующие формы:
- консолидированный отчет о кассовых поступлениях и выбытиях (ф. 0503152);
- отчет об исполнении консолидированного бюджета субъекта РФ и бюджета территориального государственного внебюджетного фонда (ф. 0503317);
- баланс исполнения консолидированного бюджета субъекта РФ и бюджета территориального государственного внебюджетного фонда (ф. 0503320);
- консолидированный отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503321);
- консолидированный отчет о движении денежных средств (ф. 0503323).
- Приказ Минфина России от 29.09.2020 № 222н
Внесли поправки в Порядок № 209н и добавили новые доходные и расходные коды, а также скорректировали описание действующих КОСГУ.
Например, с 2021 года появился новый КОСГУ 139 «Доходы от возмещений Фондом социального страхования Российской Федерации расходов».
По коду следует учитывать доходы (возмещение) от фонда на мероприятия по сокращению травматизма и профзаболеваний сотрудников, а также на санаторно-курортное лечение сотрудников, которые работают во вредных условиях.
- Приказ Минфина от 17.08.2020 № 168н
Законодатели утвердили новые формы плана ФХД и обоснований к нему по поступлениям и выплатам для федеральных бюджетных и автономных учреждений. Учреждения субъектов РФ также вправе использовать эти формы обоснований, если их утвердит и доведет учредитель.
Подробнее о том, как составлять План ФХД и как менять его в течение 2021 года, можно узнать на экспресс-курсе «ПФХД‑2021 по новым правилам».
Когда работодатель направляет сотрудника в вуз или колледж «доучиваться», компенсация затрат на обучение сотруднику выплачивается на основании договора, заключенного с учебным заведением. Все детали по возмещению личных расходов работника (на проезд, питание, проживание) обговариваются либо в трудовом, либо в коллективном договорах.
Еще одна ситуация — повышение квалификации персонала, в том числе в виде участия в профессиональных семинарах или тренингах — независимо от того, проходят они офлайн или дистанционно.
В бюджетных организациях это делается обязательно, в коммерческих — по желанию и в зависимости от возможностей работодателя.
Как и в случае «доучивания», компенсация расходов на повышение квалификации в Москве, Санкт-Петербурге и ином городе осуществляется на основании договора с учебным учреждением, ЛНА организации, регламентирующим эту сферу, распорядительных документов.
Когда работодатель направляет персонал обучаться или повышать квалификацию, все нюансы, в том числе компенсация стоимости обучения сотруднику бюджетного учреждения, возмещение расходов на проезд и проживание, обычно прописывают в ЛНА. Точной суммы, сколько выплатить работнику, нет, поскольку она зависит от разных факторов:
- стоимости обучения и его продолжительности;
- места проведения занятий (в другом городе или без отрыва от производства);
- наличия дополнительных расходов обучающегося на проезд, питание, проживание. Если работнику приходится ездить для получения образования или сдачи сессии в другой город, уместно использовать законодательство и правила компании, регулирующие командировки.
При заключении ученического договора работодатель дополнительно несет расходы по выплате стипендии, зарплаты за фактически отработанное время и выполнение работы на практических занятиях. Конкретные суммы оговариваются в ученическом договоре, единственное — по закону стипендия не может быть ниже МРОТ.
На основании п. 21 ст. 217 НК РФ НДФЛ за компенсацию стоимости учебы платить не придется, если у учебной организации есть лицензия, а работник проходит основные или дополнительные образовательные программы. Страховые взносы с компенсаций тоже не уплачивают (пп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ и пп. 13 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 №125-ФЗ).
При этом методы определения справедливой стоимости описаны в разделе V СГС «Концептуальные основы». Положениями стандарта предусмотрена возможность выбора между методом рыночных цен и методом амортизированной стоимости замещения.
Поэтому порядок определения стоимостных оценок библиотечного фонда, полученного в рамках необменных операций (например, дарения (безвозмездного получения), получения по распоряжению собственника без указания стоимостных при выявлении в ходе инвентаризации неучтенных объектов, по которым утрачены приходные документы) необходимо установить в рамках формирования учетной политики.
Участниками такой деятельности могут быть в том числе государственные и муниципальные учреждения, но только при условии, что договор простого товарищества или договор совместной деятельности не имеет целью предпринимательство.
Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышами в них работодателей осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н (далее – Порядок № 117н).
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также отражаются основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
В соответствии с требованиями ст. 65 ТК РФ при заключении работником трудового договора впервые работодателем ему оформляется трудовая книжка.
Смотрите также Примерную форму Учетной политики для целей бухгалтерского учета (для государственного (муниципального) учреждения) (редакция на 2021 год), в которой учтены все указанные изменения.
Бюджетное учреждение культуры заключило договор на приобретение бланков трудовых книжек на сумму 4 500 руб. (30 шт. по 150 руб. за книжку). Оплата произведена с лицевого счета за счет субсидии на выполнение государственного задания. Поставка бланков осуществляется после перечисления предоплаты (30 % от суммы договора).
Эта книга ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
Дебет 2 201 11 510 Кредит 2 210 03 660- денежные средства зачислены на лицевой счет учреждения, одновременно отражено увеличение по забалансовому счету 17;6.
Выбытие бланков при их выдаче, а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) по стоимости, по которой они были ранее приняты к учету.
Ранее подобную информацию отражали в отчетности только до того отчетного периода, в котором прекратили деятельность. Причем расчеты по прекращаемой деятельности могли быть и не закончены.
Согласно п. 45 Правил № 225 ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
В бухгалтерской отчетности с 2020 года нужно раскрывать информацию о прекращаемой деятельности до того периода, пока по этой деятельности не будут полностью завершены все расчеты.
Согласно такому порядку бланки трудовой книжки и вкладыш в нее изготавливаются Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединением «ГОЗНАК» Минфина (далее – изготовитель).
На основании вышеприведенных нормативных документов составим основные проводки по заработной плате в учете бюджетной организации.
Если так случилось, что в течение года численность штата выросла, сдавать отчеты по-прежнему, на бумаге, нельзя.
В настоящее время действует единая ставка НДФЛ 13 %, которая не зависит от доходов. Так было на протяжении 20 лет.
Все выплаты Стандарт делит на две группы: текущие (например, заработная плата) и отложенные (например, отпускные).
Есть и еще один нюанс: взимание компенсации предусмотрено только Правилами, в то время как ТК РФ — более высокий по правовой иерархии законодательный акт — о ней не упоминает и не ставит перед работодателем такой обязанности.
Начиная с 1 января 2021 года, появился второй вопрос: если приобретаются материальные запасы, то к какой группе они относятся и на какую подстатью детализированной теперь статьи 340 КОСГУ отнести расходы на их приобретение. (далее — Порядок № 209н).
Все организации, в том числе и малые предприятия, обязаны сдавать бухотчетность в электронном виде. Для тех, кто не хочет или не может позволить себе покупку программы по сдаче отчетности, появится возможность заполнить отчетность через личный кабинет на сайте ФНС.
Полученные от работников денежные средства учитываются как доходы от реализации прочего имущества на счете 91, субсчет 1 «Прочие доходы», в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если деньги внесены в кассу) или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при наличии заявления работника на удержание из зарплаты).
Такая комиссия должна состоять минимум из трех человек. Цель ее создания — подтвердить необходимость уничтожения документов. В состав могут входить такие сотрудники, как специалист по кадрам, бухгалтер, завхоз и т.д. Руководство организации может самостоятельно закрепить состав комиссии.
- проведение инвентаризации книжек;
- подтверждение того, что они действительно должны быть уничтожены;
- обязательное присутствие на процедуре уничтожения испорченных бланков;
- подписание акта.
Документ не имеет унифицированного бланка. Форма его произвольная, однако есть стандартная структура для актов:
- Наименование компании или предприятия, где требуется уничтожить трудовые книжки.
- Название документа.
- Номер, который присвоили данному документу.
- Город или другой населенный пункт, дату подписания акта.
Работодатели – российские организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки на своих работников. Трудовая книжка — это многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов. Этот документ подтверждает стаж работы и трудовую деятельность каждого работника. Рассматриваемый документ (равно как и вкладыш в трудовую книжку) признается бланком строгой отчетности (БСО), который нуждается в особом порядке хранения и учета. Но нужно учитывать, что трудовую книжку заполняют люди, а не роботы. Поэтому в практике деятельности работников кадровых подразделений зачастую возникают ситуации, когда они ошибаются при заполнении бланков трудовой книжки. Испорченный бланк подлежит обязательному уничтожению с составлением акта на списание трудовых книжек. Порядок такого уничтожения рассмотрим в данной статье.
Учет ведения трудовых книжек в 1С Бухгалтерия Государственного Учреждения 8
Рассматривая правомерность применения положений указанного пункта, ВС РФ в Определении от 06.09.2007 № КАС07-416 уточняет, что данной нормой закреплено право работодателя на взимание платы с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее. При этом работодатель не может отказать в выдаче трудовой книжки в случае, если работник не произвел оплату бланка трудовой книжки.
Рекомендуем прочесть: Пенсия Военнослужащим Это Пенсия По Выслуге Лет
Выбытие бланков при их выдаче, а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) по стоимости, по которой они были ранее приняты к учету.
- утвердили новые требования к учетной политике,
- утвердили отчет о движении денежных средств,
- утвердили порядок определения событий после отчетной даты,
- охарактеризовали объект учета — доходы,
- обозначили влияние изменения курсов иностранных валют.
Напомним, что первые пять ФСБУ 2018 года определили, что учет основных средств в казенных учреждениях в 2019 году будет осуществляться по-новому. Изменены счета учета, добавлены новые методы начисления амортизации, также увеличены стоимостные пределы для исчисления амортизации.
Подробнее об этих изменениях читайте в статье «Разбираемся в новых стандартах бухучета».
КУ — это один из видов государственных (муниципальных) учреждений наряду с автономными и бюджетными. КУ может оказывать госуслуги, а также выполнять госфункции. Деятельность КУ обеспечивается за счет средств бюджета, бюджетная смета является основой для выплат.
Учет трудовых книжек в бюджетном учете
Нематериальные активы, полученные в пользование учреждением (лицензиатом), учитываются на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» по стоимости, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре.
При этом платежи учреждения (лицензиата) за предоставленное ему право использования результатов интеллектуальной деятельности (средств индивидуализации), производимые в виде периодических платежей (единовременного фиксированного платежа) согласно условиям договора, относятся на финансовый результат в составе расходов текущего финансового года (расходов будущих периодов) в порядке, установленном учреждением в рамках формирования учетной политики.
По лицензионному договору одна сторона — обладатель исключительного права на программное обеспечение (лицензиар) предоставляет другой стороне (лицензиату) право использования программного обеспечения в предусмотренных договором пределах. Лицензионный договор заключается в письменной форме (п. 1, 2 ст. 1235 ГК РФ).
Необходимость в ведении бухучета трудовых книжек не возникает, если работник приносит форму для хранения в кадровом органе. После трудоустройства в документе производится соответствующая запись с последующей регистрацией в журнале учета. При этом действия ограничивается кадровым учетом.
Потребность в бухучете возникает при трудоустройстве работника без стажа или отсутствии места в книжке для внесения текста о приеме на работу или увольнении. При ведении учета производится запись операций, сопровождающих действия:
- Покупку предприятием трудовых книжек.
- Постановку документов на учет.
- Выдачу документа работнику.
- Прием платы, равной стоимости затрат предприятия на покупку.
Выдача нового документа производится после обращения работника к руководителю с заявлением. Согласно ст. 65 ТК РФ организация или ИП обязаны предоставить новый бланк или вкладыш при их отсутствии или утрате работником.
За предоставление трудовой книжки необходимо получить компенсацию затрат. Отказ получателя документа оплатить расходы организации или ИП по покупке формуляра не является основанием для отказа в выдаче. Все действия по покупке, учету, списанию документов сопровождаются бухгалтерскими записями.
На предприятиях трудовые книжки учитываются как бланки строгой отчетности (БСО). Несмотря на распространенность документа в рознице, единственно законным способом приобретения является покупка форм БСО у законных представителей Гознака. Предприятия организовано на базе федерального учреждения, с 2014 года является акционерным обществом. Компания занимается выпуском изделий, отмеченных государственными знаками, включая трудовые книжки.
В документообороте ответственные лица руководствуются Правилами, утвержденными ПП от 16.03.2003 № 225 (далее – Правила). Для осуществления записей используется журнал – приходно-расходная книга по учету бланков и вкладышей.
Учет операций по приобретению трудовых книжек осуществляется с использованием счета 76 при покупке по безналичному расчету. При постановке на учет необходимо иметь накладную, выданную продавцом. Трудовые книжки, приобретенные предприятием, нельзя отнести к категории товара. Основанием является то, что документ не предназначен для дальнейшей перепродажи.
Учет движения бланков преимущественно производится записями по счету 10. Ряд предприятием используют счет 41, что не соответствует позиции об отсутствии признаков товара. При постановке на учет одновременно осуществляется запись по счету 006, предназначенном для учета БСО. Забалансовый учет позволяет иметь информацию о наличии на учете необходимого количества документов.
| Назначение операции | Дебет счета | Кредит счета |
| Произведена оплата за бланки | 60 (76) | 51 |
| Отражено оприходование бланков | 10 | 60 (76) |
| Учтен НДС от поставщика | 19 | 60 (76) |
| Бланки приняты на забалансовый учет | 006 |
В дальнейшем при учете движения бланка и денежных средств в счет оплаты стоимости используется счет 73, к которому открывают субсчет 3 «Расчеты за трудовые книжки».
Возмещение расходов за трудовую книжку
После можно в любой момент подать заявление работодателю и перейти на формат предоставления сведений о трудовой деятельности: и в 2021-м, и в 2025-м, и в 2035-м, и в любом другом году. Только работник решает, хочет он отказаться от бумажной трудовой книжки или нет.
Экспресс-курс про электронные трудовые книжки
Научитесь работать по новым правилам
Подробнее
А если работник передумает и захочет вернуться к бумажной трудовой книжке? Нельзя.
Получив заявление, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику с записью о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. С этого момента работодатель освобожден от ответственности за ведение и хранение трудовой книжки. Работник будет отвечать за ее сохранность сам.
Если ему нужно будет предоставить сведения о своем трудовом стаже в банк или в посольство, то он принесет свою трудовую книжку, а у работодателя запросит сведения о трудовой деятельности у него после даты выдачи трудовой книжки.
Работник также сможет получить сведения о своей трудовой деятельности:
- в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
- в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
- через единый портал государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Пенсионный фонд РФ разрабатывает административный регламент предоставления работнику сведений о трудовой деятельности.
Работнику, который до 31 декабря 2021 года включительно не предоставит работодателю заявление, надо продолжать вести бумажную трудовую книжку.
- Если у работодателя 25 и более работников, то в Пенсионный фонд РФ уже передавались и передаются иные формы отчетности в электронном виде (например, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) через ранее установленную информационную систему электронного документооборота, например Контур.Отчет ПФ.
Вы можете использовать то же самое программное обеспечение. Покупать и устанавливать какое-то специальное не нужно. Но СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М могли передавать работники бухгалтерии. Поэтому нужно определить, кто из работников, ответственных за кадровое делопроизводство, будет формировать и сдавать отчет по форме СЗВ-ТД.
Этим работникам нужно организовать доступ к информационной системе.
Уведомляем каждого в письменной форме, что законодательство изменилось и нужно сделать выбор и написать заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или отказе от ведения работодателем трудовой книжки и предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Уведомить работников нужно до 30 июня 2021 года включительно.
Обратите внимание: уведомить необходимо каждого работника, в том числе совместителей, дистанционных работников, иностранцев, находящихся в отпусках по уходу за ребенком.Форма уведомления — письменная.
Уведомление по электронной почте не подойдет. Тех работников, кто находится «на удаленке», можно уведомить, отправив почтой письмо с уведомлением с описью вложения.
В Законе № 439-ФЗ не установлено, что форма уведомления должна быть персональная. Если работодателю удобно, он может разработать единую форму уведомления и знакомить с ней работников. Из уведомления работнику должно быть понятно:
- что изменилось в законодательстве;
- что будет, если работник решит оставить бумажную трудовую книжку;
- что будет, если выберет предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и откажется от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работник получит на руки свою бумажную трудовую книжку и будет хранить ее сам.
Заведите реестр работников, которым отправили уведомления. Разработайте график уведомлений. Так легче контролировать процесс. Важно: до 1 июля 2021 года должны быть уведомлены все работники.